Положення

Статут

Посадова інструкція

Правила

РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Постанова

Ухвала

Розпорядження

Наказ

Вказівка

ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Акт

Анкета

Анотація

Відгук

Висновок

Графік

Довідка

Записки: доповідні, службові, пояснювальні

Звіт

Клопотання

Листи(службові)

Оголошення

План

Подання

Прес-реліз

Протокол

Реферат

Рецензія

Телеграма

Телефонограма

Факс

Лекція №5

Тема: Функції та способи їх утворення документів, носіїв інформації

Мета: Визначити термін «документ»; функції документа; ознайомити студентів з суспільною

роллю та соціальним призначенням документа.

План

1. Загальні функції документа.

2. Спеціальні функції документа.

3. Суспільна роль та соціальне призначення документа.

4. Забезпечення документної комунікації.

5. Зберігання та передача інформації.

1.Загальні функції документа.

Документ- це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяль-ність людини. В основі слова “документ” лежить латинське слово “doceo”, що означає “пояснювати, викладати справу”. Латинське ж слово “documentum” перекладається як “зразок”, навчальний приклад “взірець”. Документом називають ще будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа” (ДСТУ 2734-94) документ-це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафік-сованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством. Тобто документом називають відповіднимчином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Серед функцій документа виділяють загальеі і спеціальні.

Загальними функціями документа є:

інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати інформацію-причина укладання будь-якого документа;

соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява

спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна: документ є засобом зв’зку між окремими елементами

офіційної, громадської структури;

культурна: документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де

знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку

суспільства.

2. Спеціальні функції документа.

Спеціальними функціями документа є:

управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні тощо), що створені

спеціально для реалізації завдань управління;

правова: документ є засобом закріплення й зміни правових норм і правовзаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові

нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції

на деякий час (наприклад, для використання як судового доказу це може бути

будь-який документ);

історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про

розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створю-

ються в суспільстві і тільки після того, як вони виконають свої оперативні

функції і надійдуть до архіву на зберігання.

Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи докумен-

тації.

Система документації- це сукупність (спільність) певних документів,

взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяль-

ності та єдиних вимог до їх оформлення (укладення).

Можна виділити функціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації і цілому. У ній знайде відображення специфіка будь-якої сфери діяльності.

3. Суспільна роль та соціальне призначення документа.

У статті 27 Закону України “Про інформацію” говориться, що “документ-це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.”

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудувати розмову, його грамотності, знання правил складання документів та вимог до нього залежить подальша доля цих стосунків.

Склавши документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю проконтро-лювати його виконання, зберегти, знищити.

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, орга-нізації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Поява слова «документ» в українській мові пов’язана з діяльністю росій-ського царя Петра l наприкінці ХVll-на початку ХVlll ст., котрий віддавав пере-вагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували чиїсь права, законність володіння чимось, мали юридичну силу.

У наш час термін «документ» є загальною назвою всіх юридично значущих джерел інформації. У сучасній літературній мові слово «документ» має кілька значень:

1. Матеріальний об єкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначений для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта).

2. Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось;

у праві –складений відповідно до закону акт, що засвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт).

3. Офіційне посвідчення особи (паспорт).

4. Історично достовірні писемні джерела (грамота, малюнок).

Управлінський документ містить інформацію, що виникла й викорис-товується у сфері управління. Тут документ є насамперед зафіксованим пись-мовим способом носієм інформації і водночас своєрідним «матеріалом», «сировиною для обробки». Ця сировина повинна бути доброякісною: швидко й продуктивно давати інформацію. Це стосується передусім цифрової (планлвої та облікової) документації, обробка якої повністю комп ютеризована, а також документації організаційно - розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина документів – планування, звітність, ділове листування – призначені для безпосередньої управлінської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.

Документ має такі властивості:

є носієм і сам слугує джерелом необхідної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше;

має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може служити письмо-вим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності.

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі і доборі слів, їх поєднанні, розташуванні; творчість як така відсутня. Укладач має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотриму-ватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стан-дартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.

Усі ділові папери різняться за своїм призначенням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандартизації їх буде різна. За цією ознакою документи поділяються на три групи.

Документи, котрі відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як пра-вило, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виго-товляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом)

Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності і швиткості їх використання, обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова книжка, службове посвідчення).

Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст де мовні засоби автор-укладач добирає сам (харарактеристика, рапорт, лист)

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом – оформлення документів визначено стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.

4.Зберігання та передача інформації.

Управління суспільством, галузями народного господарства, підпри-ємством чи установою з погляду технології являє собою процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважну частину використаної у процесі управління інформації необхідно зафіксувати і зберегти. Для цього вико-ристовують різні матеріальні носії інформації – папір, магнітні стрічки і касети, дискети і диски, перфокарти, фотокартки, кінофільми тощо.

В останні часи за значного збільшення обсягів інформації доля її на паперових носіях в діловодстві зменшилась. Цьому сприяє розвиток сучасних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів (включаючи рукописні) в персональний комп’ютер (ПК), текстового і графічного видів обробки інформації в документах, що дозволяє оперативно вносити в них необхідні зміни, впровадження електронного транспортування, доступ до необхідної ділової інформації через бази даних тощо. Сучасні системи автоматизації діловодних процесів дозволяють швидко сканувати документ, що надійшов, автоматично спростити процедуру його реєстрації і направити відповідальному працівнику. Алго-ритмом також передбачено, що така система пам ятає, де і у якому стані знаходиться той чи інший документ, і в разі потреби нагадає про необхі-дність завершення роботи з ним.

ЛЕКЦІЯ №6

Тема: Організація роботи служби діловодства

Мета: З’ясувати види, структуру, основні завдання служби діловодства; розкрити принципи керування службою діловодства установи; охарактеризувати вимоги до раціональної праці персоналу служби діловодства

План

1. Сутнісні особливості системи діловодства в Україні

2. Види служби діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції

3. Посадовий склад служби діловодства

4. Основні вимоги до керівника служби діловодства

Самостійне вивчення

Сфера використання молодших спеціалістів

1. Сутнісні особливості системи діловодства в Україні.

Забезпечення раціональної постановки діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладається на службу діловодства.

Служба діловодства – це структурний підрозділ або працівник установи, який забезпечує документообіг службових документів тимчасово до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.

Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:

формування нормативно-правової бази;

становлення термінології;

розвиток принципів керування управлінською документацією;

класифікація уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої документації;

напрацювання методики підготовки та перепідготовки працівників служб діловодства.

Для ефективної роботи апарату управління установи в цілому, насамперед, необхідно раціонально організувати роботу служби діловодства.

Організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

- оптимальну організаційну структуру служби діловодства;

- вибір раціональної форми діловодства;

- чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій

- правильне визначення кількісного складу працівників;

- нормування праці кожного;

-впровадження прогресивних методів управління персоналом задля функціонування служби діловодства як єдиної команди професіоналів;

- застосування засобів сучасної комп ютерної та організаційної техніки;

- раціональну організацію робочих місць та умов праці;

- нормативно-методичне забезпечення діловодства.

Види служб діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції.

Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на її функції та обсяг робіт, що виконуються нею, є такі:

- розмір та територіальне розміщення установи;

- кількісний склад працівників установи;

- обсяг документообігу;

- прийнята форма організації діловодства;

- рівень механізації й автоматизації діловодних процесів.

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діло-водства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначається кількістю вхідних та внутрішніх документів за рік.

2. Види служби діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції

Залежно від обсягу документообігу встановлено 4 категорії установ:

I категорія – з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;

II категорія – від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

III категорія - від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

IV категорія – до 10 тис. документів на рік.

Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організайії діловодства:

Централізовану – рекомендовано застосовувати в установах III-IV категорії з невеликою кількістю структурних підрозділів;

Децентралізовану – рекомендовано впроваджувати в установах I категорії з територіальнотроз єднаними структурними підрозділами.

Змішану - доцільно робити в установах I-II категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.

При централізованій формі організаціцї діловодства всі операції з оброблення документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі- службі діловодства. Децентралізована форма передбачає одночасне виконання відносно однорідних ділових операцій кіль-

кома структурними підрозділами установи, включаючи службу діловодства. Проте не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства з організаційною структурою самої служби діловодства, до складу якої входять відповідні підрозділи (експедиції, групи, машбюро тощо). При змішаній формі деякі операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.

Правильний вибір форми організації діловодства дає змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства і її працівни-

ків, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства.

У практиці існують такі види служб діловодства:

- департамент документального забезпечення і контролю – в установах І

категорії;

- управління справами – в установах ІІ категорії;

- загальний відділ – в установах ІІІ категорії;

- канцелярія – в установах ІV категорії;

Кожна із зазначених служб діловодства, в свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.

До складу служби діловодства можуть входити:

- секретаріат (служба, яка безпосередньо підпорядковується керівникові установи);

- підрозділи (відділи, сектори, групи, служби), що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підго товку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень)

тощо;

- кур’єрські служби;

- копіювально-множильні бюро;

- архів.

Наприклад, до складу управління справами можуть входити: відділ ділово-дства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, в свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи. Так, відділ діловодства може складатися з: канцелярії, сектора документаційного обслуговування колегіального органу, кур єрської служби, архівного підрозділу тощо.

У невеликих установах, які у структурі не мають служб діловодства, відповідальність за ведення діловодства покладається на секретаря або на іншу спеціально призначену посадову особу.

Робота служби діловодства регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення про установу та інструкції з діловодства установи.

Основним завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі з використанням сучасної комп’ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання служба діловодства виконує такі функції:

- реалізує державну політику з організації діловодства в межах установи;

- розробляє і впроваджує індивідуальну інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ установи;

- розробляє типові інструкції з діловодсва та номенклатури справ для мережі підвідомчих установ;

- організовує, за дорученням керівництва, підготовку проектів органі-заційно-розпорядчих документів, забезпечує їх оформлення та видання;

- забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

- впроваджує національні стандарти, уніфіковані форми документів та інші нормативно-правові акти в своїй установі та мережі підвідомчих установ;

- вносить пропозиції керівництву установи щодо розроблення та впровад-ження форм організаційно-розпорядчих документів установи;

- бере участь у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства та електронного документообігу в установі;

- контролює виконання нормативних вимог щодо створення та відтворення інформації електронних документів, що підлягають внесенню до документаційного фонду установи;

- здійснює контроль за підготовкою документів у структурних підрозділах установи, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

- здійснює приймання, реєстрацію, облік, поточне зберігання, операти-вний пошук, доставку документів, інформування за документами;

- реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості оброблення і використання документів, що утворюються у діяльності установи і мережі підвідомчих установ, для передання на державне зберігання;

- вдосконалює форми і методи роботи з документами у своїй установі та мережі підвідомчих установ з використанням ком­п'ютерної та організаці-йної техніки;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах установи та мережі підвідомчих установ;

- завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інстру-кцією щодо роботи з документами в установі;

- організовує друкарське виготовлення, копіювання та тиражування документів;

- підвищує кваліфікацію працівників установи в роботі зі службовими документами;

- забезпечує зберігання документаційного фонду установи.
При розподілі цих функцій слід дбати про забезпечення опти­мального балансу між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автоном­ності, віднаходження необхідного ступеня спеціалізації, структуризації робіт — групування за певною логікою. Обсяг робіт з кожної з функцій визначається на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.

Для низки установ І і II категорії з високим рівнем централізації діловодних операцій широко застосовують системи автоматизовано­го діловодства та документообігу (САДД), Для реалізації функцій САДД у складі служби діловодства створюють інформаційні центри і бюро.

2. Посадовий склад служби діловодства.

Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладається на її працівників.

Діяльність працівників служби діловодства регламентується по­садовими інструкціями, які розробляються керівником служби діло­водства на підставі " Класифікатора професій ДК 003-95", затверд­женого наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257, та затверджуються керівником установи.

У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно - розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і даної установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.

У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.

Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:

начальник управління (відділу);

керуючий справами;

завідувач канцелярії.

Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:

керівник групи;

головний спеціаліст;

провідний спеціаліст;

спеціаліст.

До технічних працівників належать: секретарі, діловоди, друкар­ки, стенографісти, архівісти, кур 'єри.

Назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на пра­цівника.

Основі вимоги до керівника служби діловодства, його посадові обо­в'язки і зв'язки за характером діяльності

Службу діловодства очолює керівник, який призначається на по­саду і звільняється з посади керівником установи.

Керівник служби діловодства повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (зі стажем роботи у службі діловодства не менш трьох років).

Керівник служби діловодства:

- контролює виконання встановлених правил роботи з документами уданій установі та мережі підвідомчих установ;

- доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

- вносить на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохо­чення і стягнення;

- вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації у даній установі та мережі підвідом­чих установ;

- підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

- бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нара­дах, які проводяться керівництвом установи з питань діловод­ства та документообігу.

Керівник діловодної служби має право:

- залучати спеціалістів структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів доку­ментів за дорученням керівництва;

- вимагати від структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.

На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за:

- забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;

- виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб служби діловодства;

- дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства.

Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:

- з керівниками структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ — з питань документування, конт­ролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву доку­ментів, використання документної інформації в службових цілях;

- з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою проектів документів;

- з відділами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

- з службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з пи­тань побутового обслуговування.

Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взає­модіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

Раціональна організація праці персоналу служби діловодства

Раціональна організація праці полягає в оптимізації використан­ня робочого часу. Час, у тому числі і робочий, — неоціненний скарб. Для осмисленого використання такого дефіцитного ресурсу, як час, необхідно враховувати різноманітні аспекти. Спробуємо їх система­тизувати.

У сфері документування управлінської діяльності ціль методів ефективного використання робочого часу полягає, передусім, у змен шенні навантажень на працівника шляхом рівномірного розподілу посадових обов'язків між усіма працівниками служби діловодства. Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення не­обхідної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відпо­відає потребам і стратегії установи. Окрім того, персонал служби діловодства має бути єдиною командою, котра чітко визначила цілі та має сплановану стратегію, чіткий розподіл посадових обов'язків. Той хто хоче досягти мети, повинен її добре уявляти. " Хто не знає, куди направляється, дуже дивується, коли потрапляє не туди", — писав Марк Твен.

Мета діяльності та функції служби діловодства, завдання, обо­в'язки, права і відповідальність працівників обумовлюються в ко­лективному договорі, положеннях про персонал, про структурний підрозділ, посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених з працівниками. Кожний працівник, який підпи­сав трудовий договір, контракт чи угоду, має знати:

- умови праці,

- розмір заробітної плати,

- правила внутрішнього трудового розпорядку,

- порядок переміщення з посади на посаду, звільнення, заохо­чення,

- види доплат,

- графіки понаднормового часу, вихідних і відпусток,

- методи вирішення конфліктів тощо.

Знання цих відомостей покликано забезпечувати чітке виконання посадових обов'язків, стимулювати працівника до активної продук­тивної праці, поліпшувати організацію цієї праці, створювати спри­ятливу атмосферу. Працівник, задоволений умовами праці, буде дбати про виробничі показники, реалізацію цілей та стратегії установи. Окрім того, кожний працівник повинен дбати про престиж устано­ви. У контексті реалізації стратегії установі потрібні, в першу чергу, працівники, які:

- прихильні до цілей установи,

- компетентні у роботі;

- забезпечують економію витрат та можливі стратегічні зміни;

- наділені навичками, які є джерелами конкурентної переваги цієї установи у мережі подібних установ.

Оцінка працівника визначається такими критеріями, як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, вміння працювати у команді та самостійно, здібності опанування суміжних спеціальнос­тей, адекватне сприйняття змін.

Важливим чинником організації раціонального використання тру­дових резервів є нормування праці. При нормуванні технологічних операцій документування й організації роботи з документами вико­ристовують нормативи часу на виконання відповідних операцій, нор­мативи чисельності працівників, а також нормативи керованості у співвідношенні з кількістю працівників.

В основі нормування праці лежить норматив часу — величина витрат часу на виконання визначеного виду робіт при забезпеченні певних організаційно-технічних та санітарно-гігієнічних умовах праці.

Нормування праці персоналу необхідно для підвищення ефек­тивності роботи установи. Виміри і нормування трудових витрат при правильному використанні можуть слугувати:

- визначенню витрат на роботу усього персоналу установи;

- удосконаленню методів праці;

- заохоченню працівників до виконання посадових обов'язків;
- рівномірному розподілу навантажень у робочому часі;

- поліпшенню планування роботи установи;

- визначенню потреб у штатних одиницях;

- визначенню необхідності понадурочних робіт;

- складанню бюджету установи;

- поліпшенню виконавчої дисципліни;

- скороченню необхідності прийняття необгрунтованих рішень;

- забезпеченню раціонального використання технічних засобів;

- вирішенню питань підвищення кваліфікації працівників.
При оцінюванні фактичних затрат праці використовуються як

загальні методи вивчення трудових процесів в апараті управління, так і спеціальні, які дозволяють шляхом розрахунку й аналізу виз­начити трудові затрати з окремих видів документів і документних операцій у цілому. Типові норми часу на документальні операції розробляються на основні фотохронометражних спостережень (фо­тографії робочого дня, хрономентаж) і передового досвіду роботи. Ці норми враховують час на підготовчо-завершальну роботу, органі­заційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок (вра­ховуючи фізкультурні паузи) та особисті потреби. Сьогодні ми мо­жемо послуговуватися нормативами часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах, нормативами на окремі види робіт з управління кадрами. Розроблення єдиних норм часу на часто повто­рювані роботи з документування управлінської діяльності та органі­зації роботи зі службовими документами триває, сподіваємося, най­ближчим часом досягне свого завершального етапу.

Проблема оптимізації праці у сфері документування та органі­зації роботи з документами має дещо психологічний характер, адже працівники служби діловодства значний час витрачають на подолан­ня внутрішніх суперечностей, а також відволікання на справи, які здаються терміновими, за рахунок часу, відведеного на виконання дійсно нагальних і важливих завдань. Для працівників служби діло­водства визначальною професійною рисою має бути вміння визна­чати першочергові завдання й встановлювати послідовність їхнього виконання.

Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства

Кваліфікація працівника служби діловодства визначається сукуп­ністю загальної чи спеціальної освіти, а також професійного досві­ду, набутого з роками під час виконання у відповідних організацій­них і технічних умовах професійних обов'язків різної складності. Проте і цього виявляється недостатньо. Адже у зв'язку із впровад­женням систем автоматизації діловодства та документообігу, швид­коплинним удосконаленням технічних засобів і пристроїв, що засто­совуються у діловодстві, періодичними нововведеннями у програмне забезпечення комп'ютерної техніки, працівники служб діловодства повинні постійно підвищувати свою кваліфікацію. Підвищення кваліфікації може відбуватися:

- на практичних конференціях, семінарах чи лекціях, організо­ваних установами вищого рівня, спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної спра­ви та діловодства, галузевими науково-дослідними інститута­ми, державними архівами;

- шляхом ознайомлення з передовим досвідом у галузі діловод­ства й архівної справи, у тому числі іноземним, під час стажу­вання в інших установах;

- шляхом самостійного опрацювання нормативно-правової бази і відповідної спеціальної літератури.

Форму, програму та термін занять з підвищення кваліфікації виз­начає в кожному окремому випадку установа-оріанізатор цих за нять, виходячи з поставлених перед нею завдань й враховуючи рівень освіти та досвіду роботи працівників.

На семінарі мають бути присутніми лише ті працівники, які дійсно потребують підвищення кваліфікації. Семінар проходить у вигляді пояснень з практичною демонстрацією нововведень, при цьому пра­цівники можуть задавати питання та висловлювати власну думку щодо почутого. Проводити семінар повинен кваліфікований фахі­вець іншої установи, який має певний досвід у галузі діловодства та суміжних дисциплін. Семінар може тривати від кількох годин до кількох днів, залежно від обсягу і складності подання інформації.

Загалом це ефективний метод підвищення кваліфікації, адже про­водиться кваліфікованим фахівцем безпосередньо на робочих місцях, й працівники мають змогу навчатися на практиці. Проте завжди слід зважувати на те, що:

- навчання проводиться з відривом від виконання безпосеред­ньої роботи; на нього витрачається робочий час працівників служби діловодства та фахівця, який проводять семінар;

- працівники не зможуть відразу опанувати весь обсяг отрима­ної інформації.

Важливе значення має так зване " внутрішнє" підвищення квалі­фікації у межах установи. Воно може проводитися у таких формах, як семінар, навчання одним працівником іншого та самонавчання без відриву від виконання професійних обов'язків. Постійне вдос­коналення знань, умінь, навичок — неодмінна умова успішної діяль­ності працівника служби діловодства, адже нормативно-правова база й програмне забезпечення комп'ютерної техніки перебуває у не­впинному русі, а тому вимагає від працівників динамічності.

Новим управлінським структурам України, вільним від адмініст­ративно-командної системи, належить критично проаналізувати органі­зацію діловодства, організацію праці установи, управління в цілому. Взявши найціннеше, вийти на цивілізований шлях розвитку, в яко­му управління певною установою впливатиме на загальний розвиток національної культури.

ЛЕКЦІЯ №7

Тема: Організація роботи служби діловодства(продовження)

Мета: З’ясувати види, структуру, основні завдання служби діловодства; розкрити принципи керування службою діловодства установи; охарактеризувати вимоги до раціональної праці персоналу служби діловодства

План

Самостійне вивчення

Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства

ЛЕКЦІЯ №9, 11, 12, 13

РОЗДІЛ 2. Нормативно – методична база діловодства

Тема: Нормативна база документування управлінської інформації

Мета: З’ясувати хто визначає державну політику у сфері архівної справи і діловодства; розкрити зміст і структуру нормативно-правових актів; охарактеризувати нормативну базу діловодства

План

1. Закон України “ Про Національний архівний фонд і архівні установи ”

2. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена

3. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій

4. Примірні норми часу на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій

5. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання

6. Національний стандарт України “ Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.(ДСТУ 4163-2003).

7. Керування документаційними процесами

Самостійне вивчення

Робота з нормативними документами