Информационные системы в контроллинге

Контроллинг представляет собой совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, включающего учет, планирование, анализ и контроль управленческой деятельности.

Контроллинг выступает в краткосрочном плане как система обеспечения выживаемости фирмы, нацеленная на оптимизацию получения прибыли, а в долгосрочном плане – на поддержание гармоничных отношений с окружающей средой. Появление контроллинга связано с усложнением ситуации на рынке, усилением конкуренции, необходимостью учета управленческим персоналом социальных и экономических факторов.

Концепция контроллинга включает определение целей и управление процессами их достижения. Достижение целей обеспечивается эффективным менеджментом, прогрессивной мотивацией труда работников, внедрением инноваций, научно обоснованным планированием, ориентированным на будущее.

Контроллинг подразделяется на стратегический и технический (оперативный). Стратегический контроллинг включает в себя формулировку целей и управление процессами их достижения. В задачи оперативного контроллинга входит учет, анализ, планирование и управление результатами деятельности предприятия, осуществление контроля, выявление и устранение возникающих трудностей, совершенствование мотивации коллектива работников для повышения результатов деятельности.

Контроллинг может пронизывать всю систему управления предприятием, обеспечивая задачу реструктуризации предприятия как главной цели в определенный период, или как точечный контроллинг, который планирует и контролирует только изменение механизмов управления, позволяющих четко отделить текущую деятельность от процесса изменения системы управления, определять и контролировать параметры изменений.

Исходя из принятого варианта реструктуризации, определяется последовательность процесса формирования механизма контроллинга. Содержание реструктуризации заключается в понимании сущности изменения, т.е. в знании; какая информация, какие способы ее обработки являются излишними, а какие должны быть введены или созданы. Анализ системы управления показывает ошибочность решений, базирующихся на недостоверных или нереальных данных. Результативность решений указывает на критерий выбора необходимой информации.

В процессе реструктуризации главной задачей предприятия становится создание системы управления, которая могла бы адекватно реагировать на изменения. При этом предприятие в первую очередь заинтересовано не в получении прибыли или создании нового продукта, а в проведении комплекса мероприятий по изменению системы управления. В контроллинге решающее значение имеет информация.

Автоматизация отдельной функции управления предприятием, будь-то бухгалтерский учет или сбыт готовой продукции, позволяет руководителю среднего звена оперативно анализировать результаты своей работы. Однако руководителю важно иметь информацию не только о достигнутых результатах, т.е. давать оценку уже свершившимся фактам, а создавать на предприятии комплексные ИС, позволяющие осуществлять мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Другими словами, отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени, составление оперативных отчетов о результатах деятельности, сравнение целевых результатов с достигнутыми фактически. Тогда модель мониторинга, осуществляемого в рамках системы контроллинга можно представить следующим образом. На основании сравнения целевых результатов с фактическими делают вывод о сильных и слабых сторонах предприятия, о динамике изменения показателей, а также о благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития внешних условий. Существует большое количество ИС, на информационную среду которых может опираться контроллинг (табл. 6.4).

Таблица 6.4.

Классификация ИС, используемых в контроллинге

Приведенные в табл. 6.4 ИС можно разделить на два больших класса: финансово-управленческие и производственные системы. Финансово-управленческие системы включают подклассы локальных и малых интегрированных систем. Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерский учет, складское хозяйство, учет кадров и др.). Системами этой группы может воспользоваться любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций (например, системы БЭСТ, Парус). Системы этого класса по многим критериям универсальны, хотя иногда разработчики предлагают решение отраслевых проблем, например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик.

Финансово-управленческие системы, особенно системы российских разработчиков, достаточно гибки в адаптации к нуждам конкретного предприятия. Часто предлагаются “конструкторы”, с помощью которых можно значительно видоизменить исходную систему самостоятельно или с помощью разработчика, установив связи между таблицами баз данных или отдельными модулями. Хотя общая конфигурация таких систем может быть достаточно сложна, практически все финансово-управленческие системы способны работать на персональных компьютерах в сетях передачи данных Novell Netware или Windows NT. Они опираются на технологию выделенного сервера базы данных (file server), которая характеризуется высокой загрузкой сетевых каналов для передачи данных между сервером и рабочими станциями.

Производственные системы включают средние и крупные интегрированные системы, которые предназначены для управления производственным процессом, включая планирование. Учетные функции, хотя они и глубоко разработаны, выполняют вспомогательную роль. Например, информация в подсистему бухгалтерского учета, как правило, поступает автоматически их других модулей. Это касается практически любой корпоративной информационной системы (КИС) российского или западного производства, отвечающие стандартам MRP - ERP, CSRP (см. главу 7).

Мощную информационную поддержку контроллинга могут оказать системы информационного мониторинга, которые представляют собой программную среду для генерации без специального программирования информационно-аналитических систем нового поколения, предназначенных для сбора, хранения и обработки интегрированной информации. Они позволяют создавать большое число баз данных (БД) различного объема и устанавливать семантические (смысловые) связи между информационными объектами как внутри одной БД, так и между объектами различных БД. В поисковом режиме можно по одному или нескольким найденным объектам получить всю имеющую к ним отношение информацию, находящуюся в различных БД. Такая организация системы позволяет решать многие разнородные поисково-аналитические задачи в рамках одной ИС. Подобные системы относятся к классу так называемых информационно-логических систем анализа данных, в которых анализу подвергаются свойства объектов реальной действительности, отражению которой они служат. При этом наиболее существенны не прямые свойства объекта, а косвенные, определяемые связями некоторого объекта с объектами своего и других классов.

Системы информационного мониторинга дают возможность быстро найти нужные данные и оценить их под любым углом зрения, независимо от того, кем и для какой цели они вводились. Динамический анализ данных позволяет строить рекурсивные запросы, а именно новый запрос с учетом полученного ответа на предыдущий запрос. Пользователь, найдя любой информационный объект, имеет возможность получить всю имеющуюся в системе семантически связанную с ним информацию.

Системы обладают гибкой структурой и позволяют в диалоговом режиме вносить изменения в существующие и создавать новые БД без остановки работы других пользователей и конвертации ранее введенной информации. Они просты в использовании, их эксплуатация и модификация осуществляется без участия программистов. Кроме того, они поддерживают дружественный пользователю интерфейс. На каждом этапе работы можно вызвать помощь, которая подскажет необходимые действия. Режим администрирования по своей сложности также доступен пользователю.

Подсистема управления доступа к информации, входящая в состав систем, позволяет полностью контролировать действия пользователей. Она управляет доступом к ресурсам и другим подсистемам в целях защиты хранимой и обрабатываемой информации от несанкционированного доступа, порчи данных в результате несогласованных, неквалифицированных и нежелательных действий. В подсистеме защиты можно разделять пользователей на группы, назначать различные права доступа отдельным пользователям и группам, защищать информацию паролями, вести полное или частичное протоколирование действий пользователей.

Системы информационного мониторинга не выдвигают специальных требований к аппаратным средствам. Они имеют гибкую архитектуру и функционируют в многопользовательском режиме на разнообразных вычислительных платформах (от Intel до многопроцессорных RISC-компьютеров) под управлением ОС Windows NT/2000 и версий UNIX.

Российский рынок информационных продуктов в области информационного мониторинга представлен небольшим количеством узкоспециализированных систем, например, “Мониторинг 1”. Из наиболее представленных и достаточно широко распространенных систем информационного мониторинга можно выделить InfoPro и Real Loqqinq. Отметим, что вся информация в системе информационного мониторинга InfoPro 2.0 разбита на информационные объекты, которые объединены в классы. Каждый из классов является отображением группы объектов или процессов действительности, что делает процесс обработки и анализа данных похожим на обработку информации в человеческом сознании и не требует знаний особенностей физической реализации хранения и обработки информации внутри ИС.