Информационные системы в кадровом менеджменте

Система управления персоналом – это набор инструментов и методов, позволяющих предприятию всегда иметь персонал в нужном количестве и того качества, которое требуется для осуществления его деятельности.

Управление персоналом является многоплановой функцией, охватывающей: · оценку персонала; · проведение аттестации работников; · разработку положений о корпоративной культуре; · мониторинг рынка труда и заработной платы; · мониторинг рабочего времени; · анализ эффективности деятельности персонала; · прогноз потребности в персонале; · психодиагностика кадров; · мотивирование персонала; · ротация персонала; · общий кадровый аудит; · прогноз потенциальных конфликтов и т. д.

Не все перечисленные функции можно автоматизировать, поскольку многие из них имеют выраженную субъективную составляющую (как известно, измерить качественные показатели довольно трудно). Например, тесты, несомненно, облегчают работу персонала, ответственного за кадровый состав, но не обеспечивают высокой точности оценки качества, поскольку ошибки при их использовании часто достигают 40%, и только в лучших тестах они не превышают 20%.

Различия между автоматизированными системами управления персоналом (УП) для предприятий разного масштаба (малых, средних, крупных) заключаются, прежде всего, в части функциональной полноты системы. А именно, на малых предприятиях первостепенен подбор и учет кадров. Значимость же блока, связанного с развитием персонала, растет при укрупнении предприятия, поскольку потребность в формировании кадрового резерва возникает лишь при достаточно большом масштабе бизнеса. Кроме того “размерность” отражается и на модели управления. Управление по модели компетенции более свойственно организациям с функциональной структурой (малые и средние фирмы), а управление по целям, предполагающее процессный подход, характерно для средних и крупных предприятий.

Отличия систем для небольшого, среднего и крупного предприятия в основном касаются: · количества рабочих мест (с возможностью одновременного доступа); · разделение функций пользователей ИС «Управление персоналом»; · скорости функционирования системы; · сложности ее администрирования; · стоимости ИС; · проработанности механизмов, обеспечивающих права доступа.

В компаниях холдингового типа чаще проявляется стремление к управлению по целям. В этом случае необходима согласованность целей разного уровня. Система УП работает на весь холдинг, но необходимо разделение зон ответственности головной компании и подчиненных структурных подразделений. Управление персоналом в головной компании холдинга – это, прежде всего инновационная, методическая, контролирующая и аналитическая деятельность. Поэтому и система должна корректно отслеживать данные процессы для принятия правильных управленческих решений. Необходимо, чтобы подготовка отчетов и презентационных материалов, проведение статистического анализа, контроль выполнения оставленных задач производились в оперативном режиме и в наглядной форме.

Отраслевая специфика проявляется в требованиях к качеству персонала, а также в удельном весе и смысловом насыщении блока “обучение”, присутствующего в системе УП.

Если кадровая политика интегрирована с управленческой, инвестиционной и финансовой политикой компании, то и ИС УП не должна существовать обособленно, а должна быть частью единой информационной системы. И не просто частью, а стержнем, без которого невозможна полная автоматизация процесса управления предприятием, а именно, ведение электронного документооборота, развитие внутренних коммуникаций, создание корпоративного портала.

Компьютеризация кадровых служб с самых первых шагов автоматизации управленческой деятельности предприятия была в центре внимания. АСУ любого предприятия в 1960 - 1980 гг. всегда включала в себя подсистему управления кадрами (УК). Следовательно, автоматизацию кадровой деятельности нельзя считать новой.

Именно для “АСУ-Кадры” разрабатывались первые автоматизированные запросные системы. Дело в том, что в отличие от других подразделений в кадровой службе большое место занимает процедура формирования справочных или отчетных документов по нерегламентированным, т. е. неизвестным заранее запросам. Поэтому алгоритм поиска должен иметь универсальный характер, обеспечивая выбор информации по любой совокупности поисковых признаков, которые могут не повторяться даже дважды.

На протяжении всего периода использования вычислительной техники в кадровых службах подсистема УК содержала мало изменяющийся перечень типовых задач:

6. персональный учет работников (включая прием и увольнение);

7. статистический и оперативный учет и отчетность;

8. анализ движения кадров;

9. анализ качественного состава кадров;

10. ведение архива.

Современные корпоративные информационные системы (КИС) в своем составе обязательно содержат модуль, ориентированный на автоматизацию управленческих функций в кадровой сфере. Однако перечень решаемых в нем задач практически не отличается от приведенного выше. В ряде случаев кадровые функции включены в модуль “Зарплата + Кадры”.

Наиболее известные отечественные системы по управлению кадрами:

11. пакет прикладных программ (ППП) “Атлант-Кадры” фирмы “Атлант-Информ”;

12. ППП «Кадры» фирмы INFIN;

13. автоматизированное рабочее место “Учет личного состава” фирмы “Инфософт”;

14. модуль “Бизнес-кадры” интегрированного пакета “Галактика”;

15. пакет “БОСС-Кадровик” фирмы “АйТи”;

16. модуль “Учет кадров” фирмы “Кворум”;

17. пакет по управлению кадрами белорусского предприятия НИИЭВМ сервис;

18. система “Кадры” украинской фирмы ANTEC;

19. программный комплекс по автоматизации управления персоналом фирмы “АиТ”;

20. модуль “Управление персоналом” в составе системы электронного документооборота N.System, разработанной в Санкт-Петербурге специализированным предприятием ComputerLand/St.Petersburg;

21. кадровая программа “Oracle-Кадры”;

22. АСУ “Кадры”, разработанная во ВНИПИ АСУ Газпрома и аппарате управления НПО “Союзавтоматика”.

Компания “АиТ” включила в новую версию программного комплекса “Управление персоналом” задачу “Проведение аттестации сотрудников и анализ соответствия должности”. Алгоритм предусматривает хранение информации о проведенной аттестации работников только учетного характера, а ее обработка – логическую проверку нормативных сроков аттестации. Однако автоматизированное решение данной задачи можно рассматривать на разных уровнях дифференциации в зависимости от описания постановки задачи.

Компания “АйТи” предлагает другой путь расширения функциональных возможностей своих ПП. В частности, для той же задачи аттестации сотрудников привлекаются готовые модули сторонних разработчиков. Правда, здесь возникает проблема сопряжения программного и информационного характера. Кроме того, практически все разработчики пакетов по управлению кадрами постоянно их совершенствуют с учетом изменений законодательства и особенностей экономики.

Процесс автоматизации управления в кадровых службах весьма динамичен. Если начальный этап действительно заключался в воплощении традиционных подходов к автоматизации кадровой деятельности, что объяснялось стереотипами существующей системы управления персоналом, то по мере упрочения экономического положения предприятий и организаций меняется и соответствующие отношение к управленческим подходам. Именно это и сказывается на модернизации ПП по кадрам.

Характерной особенностью последнего времени в странах с развитой рыночной экономикой является существенное изменение отношения руководства компаний к вопросам управления персоналом. Обостряющаяся конкуренция привела компании к осознанию ценности человеческого капитала как важнейшей составляющей своего экономического потенциала. Забота о человеческих ресурсах – важнейшая задача для успешной работы любой организации.

Подбор персонала является первым этапом в процессе управления человеческими ресурсами. От того, как проведен набор, и какие люди отобраны для работы в организации, зависит вся последующая деятельность в процессе управления человеческим капиталом. С экономической точки зрения важность процесса подбора персонала обусловлена его высокой стоимостью, а ошибки в назначении на должность могут сделать его еще более дорогостоящим.

Государственные службы занятости населения пока не способны обеспечивать частные компании специалистами высокой квалификации. Они обслуживают в основном государственные и муниципальные предприятия и располагают информацией о весьма узком круге соискателей, не претендующих на высокие позиции. Цель деятельности государственных служб занятости и бирж труда – в трудоустройстве граждан и в борьбе с безработицей. Поэтому на рынке услуг появился новый сегмент – рекрутинг, т.е. профессиональный подбор персонала. Этот вид предпринимательской деятельности возник в США в начале 50-х годов 20 века. В России первые рекрутерские агентства стали работать только в начале 90-х годов. Институциональной функцией агентств по подбору персонала в обществе является не борьба с безработицей, а улучшение структуры занятости, повышение конкурентоспособности бизнеса в целом посредством повышения концентрации квалифицированных специалистов в ведущих компаниях. Появление потребности в рекрутерских услугах обусловлено процессом чрезвычайного усложнения, глобализации и информатизации бизнеса, переводом промышленности с переработки природного сырья на внедрение наукоемких производств и высоких технологий. Возрастает не только стоимость квалифицированной рабочей силы, но и повышается ее мобильность. Связь между квалифицированным работником и работодателем ослабевает, поскольку у квалифицированного специалиста появляется большее количество альтернативных вариантов найма в каждый момент времени.

Таким образом, основой существования рынка рекрутерских услуг в современном обществе является постоянный дефицит квалифицированных специалистов, именно дефицит работников определенного качества при наличии порой весьма высокого уровня безработицы.

В ведущих российских компаниях статус кадровых служб существенно повысился, увеличился объем средств, выделяемых на привлечение и повышение квалификации специалистов. Компании конкурируют между собой в вопросах привлечения высококвалифицированных специалистов, что явилось поводом для формирования и развития новой отрасли услуг, а именно услуг по подбору персонала.

Особенно актуален качественный подбор грамотных специалистов, основанный на научном подходе к процессам набора и отбора претендентов. Успешно действуя на рынке услуг, кадровые агентства в то же время испытывают некоторые трудности, связанные с тем, что этот вид бизнеса является новым для нашей страны. Работодатели не вполне представляют те преимущества, которые может дать научный подбор персонала с использованием ИС, да и сами сотрудники агентств, зачастую не обладая необходимыми знаниями и опытом, вынуждены учиться " на ходу", осваивая новые методы подбора персонала путем проб и ошибок.

Одновременно активно развивается рынок электронного рекрутинга. Компания «Human Capital» разработала одноименную систему для профессиональных рекрутеров и солидных российских и зарубежных компаний, ориентированную на две группы клиентов: компании-работодатели и профессиональные рекрутинговые агентства. Практический опыт работы human-capital показал, что система позволяет существенно сократить издержки на этапе поиска провайдера рекрутинговых услуг и подбора необходимого персонала.

Осуществляя свою деятельность по внедрению и информационному обеспечению новых форм деятельности в области подбора кадров, компания «Human Capital» уже приступила к реализации специализированного программного обеспечения для рекрутинговых агентств, а также для компаний, самостоятельно ведущих поиск и подбор персонала. Система ARGO позволяет хранить, систематизировать и анализировать сведения о соискателях, вести целенаправленный поиск, оперировать данными во всех современных форматах, включая тексты, рисунки, фото- и видео-изображения, звук. Ведется наполнение данными с ежедневным обновлением, что позволяет оптимизировать работу кадровых служб компаний различных видов деятельности, а также работу рекрутинговых агентств, существенно сокращая издержки на поиск информации.

Рынок электронного рекрутинга, пожалуй, один из самых перспективных в сети Интернет. В частности, сервер 911 JOB – эффективный инструмент электронного рекрутинга. Информационная система была разработана петербургскими программистами, которые имеют многолетний опыт работы в сфере интернет-технологий. В ее основу положен анализ существующего сегодня рынка труда и информационных служб занятости в глобальной сети интернет. В данное время база данных сервера www.911-job.ru охватывает всю Российскую Федерацию, а в планах предусмотрено включение в нее большинства стран мира. Можно прогнозировать, что сервер www.911-job.ru действительно станет эффективным инструментом и поможет регулировать информационные потоки на рынках труда не только нашей страны, но и других стран мира.

В основные сервисы программы входит размещение объявлений, предоставление сообщений о новых вакансиях и соискателях, возможности подписки на интересующие объявления и переписки с пользователями программы, возможность накопления, структурирования и обработки полученной информации. Среди прочих инноваций компанией “911 JOB” предлагается спектр решений для корпоративных клиентов и кадровых агентств.