Виды систем электронного документооборота

В настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом (табл. 6.7). Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств: · Средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange); · Систем управления особыми видами документов (в частности PDM-систем); · Специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятия (например, SAP R/3, Baan и др.).

В каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами.

* ЭА – электронный архив.

*Documentum использует для хранения документов серверный компонент, именуемый DocBase.

Тем не менее, полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного программного обеспечения может оказаться дешевле и эффективней.

У EDMS-систем имеется ряд достоинств: · практическая неограниченность размера электронного архива; · встроенная поддержка полнотекстовой индексации; · поддержка версий документов; · возможность хранения документов в архиве в исходном формате; · возможность ведения журналов действий пользователя.