Информационные системы документооборота и делопроизводства

Документом принято называть материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Деятельность же по созданию документов (документированию) и организации работы с документами называют делопроизводством.

Умение работать с документами, правильное построение делопроизводства и делопроизводственных потоков в учреждении оказывают определяющее воздействие на результаты деятельности, на ее эффективность. Современный документ не только носитель информации, он обладает еще более важными «свойствами» - теряться, исчезать, не выполняться в срок, умирать в архивах, наконец, просто зависать в воздухе. Как заставить документы эффективно работать, как свести к минимуму человеческий фактор в их «поведении»? Ответ на этот вопрос находится в автоматизации делопроизводства.

В отечественных учреждениях особенно часто принято путать два понятия - документооборот и делопроизводство. Как уже говорилось, делопроизводство – это деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Из всего следует особо выделить движение, так как движение документов между пунктами их обработки и есть непосредственно документооборот. Точнее, документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Понимание различия терминов делопроизводство и документооборот принципиально в дальнейшем при рассмотрении видов автоматизации документных процессов.

Делопроизводство, в зависимости от выполняемых в управлении функций, может быть организационно-распорядительным, бухгалтерским, нотариальным, кадровым, техническим, медицинским, военным и т.п. Каждый из видов делопроизводства имеет свои отличительные особенности, однако, общим для любой функции управления есть организационно-распорядительное (административное) делопроизводство.

Поэтому, когда заходит речь об автоматизации делопроизводства, то имеется в виду автоматизация именно административного делопроизводства, как основы, базовой платформы для построения корпоративной информационной системы любого учреждения.

За время жизненного цикла (ЖЦ) документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах. На этапе создания документа он не имеет юридической силы и является проектом документа.

После того, как документ создан, согласован, подписан, утвержден, после того как поставлены печати и штампы, проект становится собственно документом и имеет с этого момента и до конца ЖЦ юридическую силу. Он может использоваться для доказательства в суде и т.п.

Системы ведения электронного делопроизводства могут быть классифицированы по следующим признакам:

1. По отношению к делопроизводству системы могут быть ориентированными на отечественное и на западное делопроизводство.

2. По отношению к задачам делопроизводства такие системы автоматизируют: · делопроизводство в целом; · только документооборот; · только архивные и поисковые функции; · контроль и учет документов.

3. По отношению к авторству будем рассматривать системы западного и отечественного производителей ПО.

4. По отношению к задачам делопроизводства и применяемым ИТ системы подразделяются на: · СУД – Системы управления документами (DMS); · САДП – Системы автоматизации деловых процессов (WMS); · СОГП – Системы организации групповой работы (GroupWare); · Электронные архивы; · АСКИД – Автоматизированные системы контроля исполнения документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.· Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всейорганизации на всех уровнях.· Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большейформализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.· Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).· Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.· Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия.· Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.· Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т.к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота - организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии.