Учет расчетов с подотчетными лицами

В практике хозяйственной деятельности организации часто возникают расходы, которые производят через своих сотрудни­ков, которым выдаются наличные деньги под отчет. Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна. Наличные деньги для выдачи подотчетным лицам организации получают с расчетного или валютного счетов.

Подотчетные лица - это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и предста­вительские расходы, оплату командировок и т.д. Команди­ровкой признается поездка работника по распоряжению ру­ководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоян­ной работы.

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На коман­дировки приказ оформляется в каждом отдельном случае (ф. Т-9). В со­ответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и усло­вий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным суммам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.

Для учета таких расчетов используется самостоятельный синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или воз­мещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту - рас­ход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредито­вым. Дебетовый остаток показывает задолженность работни­ка перед организацией (дебиторскую), а кредитовый - задол­женность организации перед работником (кредиторскую). При наличии в организации отдельных структурных подраз­делений, филиалов или отдельных видов деятельности к сче­ту 71 «Расчеты с подотчетными лицами» могут открываться субсчета. Аналитический учет ведется по каждому подотчет­ному лицу.

При выдаче аванса подотчетному лицу производится бух­галтерская запись:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 50 «Касса».

После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходо­ванных суммах. К авансовому отчету прикладывают команди­ровочное удостоверение (ф. Т-10) с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и при­бытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хозяйствен­ных расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расхо­ды; неиспользованные остатки подотчетных сумм должны воз­вращаться в кассу организации.

На основании утвержденных руководителем авансовых от­четов суммы произведенных расходов относятся на бухгалтер­ские счета:

Дт 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйст­венные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются по счетам:

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгал­терских счетах делается запись:

Дт 50 «Касса»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям мож­но отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерско­го учета это отражается следующим образом:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, делает­ся следующая корреспонденция счетов:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Расходы, связанные с командировками работников органи­зации и подтвержденные необходимыми оправдательными до­кументами, оплачиваются по фактически произведенным затра­там. Минфин в Письме от 26.02.2009 № 03-03-06/1/96 указал, что суточные и полевое довольствие учитываются в расходах в размере фактических затрат, а порядок и размер их возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

С 1 января 2009 г. суточные полностью включаются в расходы по налогу на прибыль, т.е. не нормируются и не облагаются ЕСН. Данное правило было введено в связи с поправками в абзац 4 подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. На данный момент размер суточных на территории РФ для исчисления НДФЛ установлен в размере 700 руб. в день, а за пределами Российской Федерации – 2500 руб. в день.

Таким образом, размер суточных устанавливает руководитель организации или определяет коллективный договор.

При отражении в учете операций по загранкомандировкам, необходимо пользоваться положениями по бухгалтерскому учету ПБУ 3/2006, 9/99 и 10/99, а также главой 25 Налогового кодекса РФ. Записи в бухгалтерском учете по отражению операций по загранкомандировкам осуществляются на тех же счетах и в том же порядке, что и по командировкам внутри страны. Особенностью является переоценка остатков, выраженных в иностранной валюте, по счетам 50 “Касса”, если наличная иностранная валюта несколько дней находилась в кассе организации, и 71 “Расчеты с подотчетными лицами“.

Кассовые операции с иностранной валютой проводятся теми организациями, которые осуществляют выдачу наличных средств в иностранной валюте своим сотрудникам для оплаты командировочных расходов. Остальные расчеты наличной иностранной валютой за реализуемые физическим лицам товары, работы и услуги на территории России прекращены с 10.10.97г. (за исключением магазинов беспошлинной торговли).

Суточные за время пребывания в командировке выплачиваются: при проезде по территории РФ – в рублях, при проезде по территории иностранных государств и за время пребывания за границей – в иностранной валюте по нормам, установленным коллективным договором или руководителем предприятия.

При выезде работника из России за границу день пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при возвращении из-за границы в Россию день пересечения российской границы включаются в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Командированное лицо обязано представить авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов в течение трех календарных дней со дня окончания командировки.

Неизрасходованная подотчетным лицом сумма валюты вносится в кассу и принимается кассиром по приходному кассовому ордеру. Полученная валюта сдается в банк на валютный счет организации. При наличии перерасхода валюты задолженность перед подотчетным лицом может погашаться:

- путем выдачи наличной иностранной валюты;

- путем выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях (по курсу ЦБ РФ на дату погашения задолженности);

- путем перевода валюты со счета организации на валютный счет командированного лица в банке.

10 апреля 2005 года вступило в силу Положение ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-п «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт».

В последнее время расчеты с использованием банковских карт получили широкое распространение. Рассмотрим ситуацию, когда подотчетное лицо при направлении в загранкомандировку получает банковскую (расчетную) карту.

Расчетная карта предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной кредитной организацией-эмитентом суммы денежных средств, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете. При получении расчетных карт для клиента открывается банковский (карточный) счет, на который вносятся средства под будущие расходы. Держателю карточки от организации выдается доверенность на пользование банковским (карточным) счетом.

Движение средств по расчетной карте предприятия отражают по счету 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Счет по расчетной карте». Проведение хозяйственных операций по данному счету, если карточка открыта в иностранной валюте, при отражении операций в бухгалтерском учете дает курсовые разницы, которые отражаются в общеустановленном порядке. В бухгалтерском учете отражаются операции в зависимости от последовательности получения информации по этим операциям.

Рассмотрим на примере отражение в бухгалтерском учете операций, проводимых при помощи расчетной карточки.

Пример.

Остаток средств на банковском карточном счете (расчетная карта) составляет 3000 долл. США. Курс ЦБ РФ на отчетную дату предыдущего месяца – 23, 6 руб. за 1 долл. США. Работник направляется в командировку в США (Нью-Йорк) с 11 по 17 мая ХХ г.

1. 12 мая на основании выписки со специального карточного счета отражается приобретение сотрудником авиабилета Нью-Йорк – Москва стоимостью 870 долл. США. Курс ЦБ РФ на эту дату – 23, 7 руб. за 1 долл. США.

а) Отражается курсовая разница при переоценке остатков по карточному счету: Дт 55 «Специальные счета в банках» - Кт 91 субсчет 1 «Прочие доходы» (3000 долл. США х (23, 7-23, 6) = 300 руб.) – положительная курсовая разница;

б) Отражается возникшая задолженность подотчетного лица при использовании средств с карточного счета:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кт 55 «Специальные счета в банках» - 870 долл. США х 23, 7 руб. = 20619 руб.

в) Комиссия банка за проведение операции по банковскому счету - 4 долл. США:

Дт 91 субсчет «Прочие расходы» - Кт 55 «Специальные счета в банках» - 4 долл. США х 23, 7 руб. = 94, 8 руб.

2. 13 мая на основании выписки банка с банковского карточного счета отражается оплата за проживание в гостинице 1500 долл. США. Курс ЦБ РФ на дату списания средств со счета – 23, 65 руб. за 1 долл. США.

а) Отражается курсовая разница при переоценке остатков по карточному счету: Дт 91 субсчет 2 «Прочие расходы» - Кт 55 «Специальные счета в банках» - (2126 долл. США х (23, 65-23, 7) = 106, 3 руб.) – отрицательная курсовая разница;

б) Отражается возникшая задолженность подотчетного лица при использовании средств с карточного счета:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кт 55 «Специальные счета в банках» - 1500 долл. США х 23, 65 = 35475 руб.

в) Комиссия банка за проведение операции по банковскому счету – 6 долл. США:

Дт 91 субсчет «Прочие расходы» - Кт 55 «Специальные счета в банках» - 6 долл. США х 23, 65 руб. = 141, 9 руб.

3. 14 мая на основании выписки с банковского карточного счета отражается получение в Нью-Йорке наличных денег в сумме 600 долл. США. Курс ЦБ РФ на эту дату составил – 23, 58 руб. за 1 долл. США

а) Отражается курсовая разница при переоценке остатков по карточному счету: Дт 91 субсчет 2 «Прочие расходы» - Кт 55 «Специальные счета в банках» - (620 долл. США х (23, 58-23, 65) = 43, 4 руб.) – отрицательная курсовая разница;

б) Отражается возникшая задолженность подотчетного лица на эту сумму:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кт 55 «Специальные счета в банках» - 600 долл. США х 23, 58 = 14148 руб.

в) Списывается комиссия банка в размере 1, 5 % от суммы полученных наличных денежных средств (9 долл.):

Дт 91 субсчет «Прочие расходы» - Кт 55 «Специальные счета в банках» - 69долл. США х 23, 58 руб. = 212, 22 руб.

4. 18 мая работник предоставил авансовый отчет. Расходы в размере 2970 долл. США признаны целесообразными. Курс ЦБ РФ на эту дату составил 23, 5 руб. за 1 долл. США.

а) Списываются на текущие затраты расходы по загранкомандировке подотчетного лица:

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» - Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 2970 долл. США х 23, 5 руб. = 69795 руб.

б) Одновременно отражается отрицательная курсовая разница в размере 447 руб., возникшая по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [(870 долл. (23, 65-23, 7)+ 2370 долл. (23, 58-23, 65) + 2970 долл. (23, 5-23, 58)]

Дт 91 субсчет «Прочие расходы» - Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 447 руб.

Остатки по банковскому карточному счету обычно зачисляются на валютный счет предприятия.

При использовании журнально-ордерной форме аналитический и синтетический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» может быть организован в комбинированном регистре – журнале-ордере 7.