Технология управления закупками

Функциональный цикл закупок можно представить в виде технологии управления закупками - это совокупность выполняемых логистических операций, последовательность выполнения которых определяется правилами приоритетов.

Рассмотрим более подробно логистические операций, из которых состоит технология управления закупками.

4.2.1 Определение потребности в материале. Определение потребности в материале включает следующие этапы:

- определение потребности в материале;

- подготовка заявки на материал и ее анализ;

- оформление заявки на материал;

- согласование заявки на материал.

На данном этапе происходит определение потребности в материале. Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением материалов называется временем опережения. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя материалов.

Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в отделом закупок с участием специалистов из других подразделений. Цель анализа – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительные свойства которых предполагается использовать в производстве продукции.

Далее исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита " визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

4.2.2 Выбор поставщиков. Данная стадия состоит из следующих этапов:

- подготовка списка возможных поставщиков;

- отправка запроса в соответствии с заявкой на материал;

- анализ данных выбор поставщиков.

Основными источниками сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами», объявления в рекламных изданиях, описания товаров, которые даются в каталогах и проспектах, посещение предприятий и изучение практики поставки продукции, информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т.д.

На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Отправка запроса на материал состоит из следующих этапов:

- организация или возобновление переписки с возможными поставщиками;

- подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал;

- регистрация отправки запросов возможным поставщикам.

Организация или возобновлении переписки с возможными поставщиками осуществляется при помощи выбранного средства связи, которым может быть: (традиционная почта; средства факсимильной связи; электронная почта; личная доставка представителем исполнителя (заказчика)).

Далее в соответствии с данной заявкой на материал отделом закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем отдела закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки.Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи.

На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

Выбор наиболее подходящих поставщиков состоит из следующих этапов:

- получение предложений от возможных поставщиков;

- согласование полученных предложений;

-регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании - возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.

Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.

4.2.3 Обработка заказа. Заказ является информационной единицей логистических операций. В общем случае он представляет собой бланк, проходящий все стадии процесса обслуживания потребителей. Заказ, как правило, объединяет в себе все документы, связанные с отдельной сделкой (договором, контрактом).

На данной стадии выполняются следующие этапы:

- оформление и отправка заказа;

- выполнение обязательств по оплате заказа.

При оформление и отправки заказа производятся следующие операции:

- подготовка заказа;

- проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;

- оформление или продление договора с поставщиком;

- оформление заказа;

- отправка заказа выбранному поставщику;

- регистрация отправки заказа.

При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны (Идентификационный номер заказа; Дата отправления заказа. Идентификатор заказываемого материала или группы материалов; Краткое описание заказываемого материала или группы материалов; Выбранные условия поставки.) Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.

Далее проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления.

Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи

При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.