Лекция № 6 Регламентация деятельности предприятия в сфере закупок

Основные разделы: «Положение о структурном подразделении предприятия»; «Должностные инструкции на работников». «Матрица ответственности» службы закупок. Требования к специалистам по логистике

Для эффективного управления предприятием в любой сфере деятельности необходимо наделить ответственностью и полномочиями всех работников и персонал предприятия, дав им возможность участвовать в достижении целей предприятия и создав условия для их вовлеченности, мотивации и принятия ими обязательств.

Одними из удобных средств документального регламентирования ответственности и полномочий работников и персонала предприятий являются:

- «Положение о структурном подразделении предприятия»;

- «Должностные инструкции на работников».

Это внутренние нормативные документы предприятия, определяющие обязанности каждого работника, структуру структурных подразделений, их взаимодействие, порядок действий работников и персонала в той или иной ситуации.

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным документом предприятия, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре предприятия, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения в целом и его руководителя.

Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательством не установлены, каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Начнем с того, что понимается под структурным подразделением и на какой тип подразделения разработаны приводимые ниже рекомендации.

Структурное подразделение представляет собой официально выделенный орган управления определенным участком деятельности предприятия (закупок, производства, обслуживания, пр.) с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за их выполнение.

Структура и содержание Положения о структурном подразделении

Раздел «Общие положения». В данном разделе Положения отражаются следующие вопросы:

- место подразделения в структуре организации.Если в организации существует такой документ, как «Организационная структура предприятия», то место подразделения определяется на его основании. Если такого документа нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления организацией, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение - самостоятельную единицу или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения;

- порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения. В этом же пункте определяется порядок ликвидации или преобразования подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется;

- подчиненность структурного подразделения.В данном пункте указывается, кому подчиняется структурное подразделение, то есть какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения;

- основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. В зависимости от того, какие функции, выполняет подразделение, определяется и перечень документов (например: устав предприятия, положение о подразделении, положение по персоналу, положением о закупках и т.п.), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (приказы по министерству, законы Украины, касающиеся предпринемательской

Раздел «Структура и штатная численность». В данном разделе Положения отражается структура подразделения, указывается порядок ее формирования и утверждения. Структуру подразделения можно отразить различными способами. Прежде всего это текстовой способ. Структуру можно также представить в виде схемы, в которой отражены структурные единицы подразделения, и по возможности взаимосвязи между ними.

В этом же разделе следует отразить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения должностных (функциональных) инструкций работников, и т.д.

Раздел «Задачи». В данном разделе Положения перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие направление его деятельности. Задачи подразделения могут и «выходить» за пределы должностных обязанностей его руководителя. Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления, то задачи регламентируются подробно для того, чтобы затем в соответствии с каждой из выделенных задач можно было определить функции каждой такой единицы.

Раздел «Функции». В данном разделе Положения перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Его содержание может в полной мере основываться на разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя структурного подразделения. Еще раз напомним, что положение о структурном подразделении является своего рода должностной инструкцией руководителя подразделения, а соответственно использование квалификационной характеристики только поможет определить функции отдела в целом.

Раздел «Функции» может создаваться, как управленческий инструмент. Следует подробно расписать и каждую функцию, и способы ее реализации, при этом не забыть об очередности выполнения каждой функции.

Раздел «Права». В данном разделе Положения приводится перечень прав как самого подразделения, так и его руководителя.

Среди общих прав подразделения следующие:

- давать структурным подразделениям и отдельным специалистам указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

-требовать и получать от других структурных подразделений предприятия необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

- вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, а также по другим вопросам, не требующим согласования с руководителем предприятия;

- представительствовать от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;

- проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

- в необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства предприятия, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений предприятия;

- давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

В разделе «Права», можно отразить и такой вопрос, как согласование с подразделением отдельных документов.

Также необходимо более подробно определить должностные права руководителя структурного подразделения. Среди прав руководителя структурного подразделения необходимо отразить и перечень документов, визируемых или подписываемых руководителем.

Раздел «Взаимоотношения (служебные связи)». В процессе решения задач, поставленных перед подразделением, выполнения функций, возложенных на него, и реализации прав, предоставленных ему, между структурным подразделением и другими подразделениями предприятия возникают функциональные отношения (устанавливаются служебные связи).

Определение служебных связей или схем взаимодействия структурных подразделений достаточно трудоемкое дело. Конечно, можно ограничиться фразой " Подразделение взаимодействует с другими подразделениями предприятия". Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием.

Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем: в совершении совместных и согласованных действий, в совершении встречных действий и т.п..

В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» необходимо отразить вопросы «получения» и «предоставления» информации c указанием способа передачи и в каком виде.

Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе, можно (а в некоторых случаях - следует) отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей. Не помешает и определение порядка разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.

В разделе «Ответственность». При разработке этого раздела следует вновь вспомнить о том, что ответственность руководителя структурного подразделения определяется положением о подразделении. В первую очередь руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом своих функций.

На него также возлагается персональная ответственность за:

- соответствие законодательству издаваемых подразделением, и подписываемых руководителем инструкций, указаний и других правовых актов;

- организацию в подразделении оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями, а также использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях;

- своевременность и качество исполнения документов и поручений руководства предприятия;

- создание условий для производственной деятельности сотрудников подразделения;

- обеспечение сохранности имущества, находящегося в подразделении и соблюдение правил пожарной безопасности;

- соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

Целесообразно ввести коллективную ответственность по защите информации за сохранность сведений, составляющих государственную или коммерческую тайну как своего предприятия, так и контрагентов предприятия.Также в положении следует зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

Положение о структурном подразделении должно быть подписано руководителем структурного подразделения и иметь согласующие подписи всех заинтерисованных сторон (структурных подразделений, участвующих во в служебных связях). Рекомендуется также предусмотреть графу ознакомления работников подразделения с положением, или графу о доведении положения до работников подразделения.

Должностная инструкция - основной документ, определяющий функциональные обязанности, права, ответственность и взаимодействия работников и персонала.

В реальной практике отношение к должностной инструкции весьма неоднозначно: одни полагают, что это «ненужная бумага», замедляющая работу. Другие - возводят ее «на пьедестал», считая неприкасаемым документом, в котором недопустимы никакие изменения, как это было с должностными инструкциями советских времен, написанными формально и перегруженными ссылками на множество нормативных документов. Тогда все нормы на предприятиях регламентировались различными министерскими документами, и рыночная конкуренция просто отсутствовала. Должностные инструкции того времени были типовыми для каждой отрасли.

С изменением экономических условий меняется отношение к должностным инструкциям. Бизнес становится успешным лишь тогда, когда компания эффективно использует имеющиеся ресурсы, в том числе и человеческие. Поэтому должностная инструкция становится важнейшим инструментом организации эффективной работы персонала. Это документ, который устанавливает в компании «правила игры» для сотрудника: четко прописывает его функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями компании. Разработка грамотной должностной инструкции требует тщательного описания и моделирования трудовых процессов.

Для многих украинских компаний характерно, что до определенного времени они развиваются «естественным образом», и лишь на каком-то этапе «живая» структура и фактически сложившееся распределение функций фиксируются во внутренних организационно-распорядительных документах.

Особенность должностной инструкции в том, что она не «привязывается» к характеристикам сотрудника - в ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. Назначение должностной инструкции - объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав. В практике управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить безличный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора (контракта) с ним.

Должностные инструкции используются на разных этапах привлечения сотрудника и его работы в организации:

- при подборе персонала в компанию. Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора работников при найме, на основе оценки соответствия кандидатов на вакантные должности требованиям организации;

- при введении в должность нового сотрудника в период его адаптации в компании. На основе должностной инструкции можно составлять трудовой договор с работником. Это позволяет быстро ознакомить сотрудника с обязанностями и правами на новом месте, ввести его в общий процесс деятельности;

- при оценке сложности работ и формировании компенсационных пакетов для работников различных категорий в компании. Должностные инструкции используются при ранжировании работ или должностей. На основе этих данных строится система материального стимулирования;

- для оперативного управления деятельностью сотрудников компании. Должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: в ней определено, каких действий от него ожидают и по каким критериям оценивают результаты труда. Участие в обсуждении должностной инструкции предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда;

- для оценки исполнения или аттестации сотрудников. Должностная инструкция - основа для оценки результатов трудовой деятельности работника и его соответствия занимаемой должности, для принятия кадровых решений о повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т.п.;

- для выявления потребности в обучении. Должностная инструкция дает ориентиры для повышения уровня профессиональной квалификации работника и принятия решения о необходимости его переподготовки.

Структура и содержание должностной инструкции

Как правило, должностная инструкция включает в себя такие разделы: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; квалификационные требования; необходимые знания; взаимодействия.

В разделе «Общие положения» указывается:

- к какой категории относится должность, например: «наименование должности» относится к категории руководителей (специалистов и т. д.);

- подчиненность, например: линейное подчинение, функциональное;

- порядок назначения на должность и увольнения с нее, например: назначение на должность < наименование должности> и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению непосредственного руководителя (иного лица);

- условия замещения сотрудника на данной должности в случае его отсутствия (болезнь, отпуск).

В разделе «Должностные (функциональные) обязанности» описываются работы, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Данный раздел занимает по объему около 60% всего документа. Обязанности (функции) должны быть выполнимыми и соответствовать задачам данной должности. В этом разделе можно указать периодичность выполнения работником своих основных обязанностей, например: постоянно; еженедельно; по распоряжению руководителя и пр.

В разделе «Права» определяются и перечисляются делегируемые сотруднику правовые средства, которые обеспечивают выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Этот раздел обычно строится по следующей схеме:

- права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, по которым он имеет право принимать решения самостоятельно);

- права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, необходимой сотруднику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей (кроме простого перечисления конфиденциальных сведений возможно и установление процедуры доступа работника к ним, особенно если эти сведения относятся к коммерческой тайне предприятия);

- права на контроль (перечисление круга производственных вопросов и действий других работников, контролировать которые имеет право сотрудник на этой должности - либо выполняя свои функциональные обязанности, либо по поручению руководителя);

- права требовать выполнения определенных действий (особенно - от подчиненных), права давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;

- права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы отдельных видов (особенно тщательно следует регламентировать право подписания финансовых документов, а также документов, направляемых во внешние организации от имени компании).

В тексте данного раздела необходимо закрепить также право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных (функциональных) обязанностей. Здесь же может быть закреплено право сотрудника на участие в рабочих группах по подготовке и реализации конкретных проектов и разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

При необходимости в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников, а не только права «по должности»:

- право на получение всех видов установленных компенсаций за свой трудовой вклад;

- право на комфортные условия труда;

- право на повышение квалификации;

- право на максимальную реализацию и развитие своих профессиональных способностей.

В разделе «Ответственность» обозначаются границы личной ответственности сотрудника за выполнение работ, а также перечень результатов (желательно - с указанием измеряемых показателей), которых должен достичь работник в процессе своей профессиональной деятельности.

Например, сотрудник может нести ответственность:

- за качество и своевременность выполнения задач и функций;

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины;

- за правонарушения, совершенные в процессе деятельности, — в пределах, определенных действующим законодательством Украины;

- за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

В данном разделе можно привести подробный список как общих законодательных и нормативных актов, так и внутренних документов компании, регламентирующих ответственность сотрудника на данной должностной позиции.

Можно предложить руководителям в этом разделе указать основные критерии и показатели, по которым они будут оценивать успешность выполнения подчиненными поставленных задач. Критерии и показатели должны быть конкретными, измеримыми и соответствовать должностным (функциональным) обязанностям сотрудника. Например:

- выполнение плановых показателей работы (объемы продаж, качество изделий и услуг);

- отсутствие ошибок и служебных нарушений;

- отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей или клиентов;

- квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов в своей работе;

- своевременность исполнения должностных обязанностей;

- соблюдение сроков выполнения поручений и указаний руководства, например, составление в срок, представление в срок.

В разделе «Квалификационные требования» указывается уровень образования, квалификации, опыта и необходимая специализация, достаточная для полного и качественного выполнения работ.

В разделе «Необходимые знания» приводятся дополнительные, по сравнению с квалификационными требованиями, требования к знаниям, умениям и навыкам работника, обусловленные реальными условиями деятельности компании, особенностями нормативных документов, внутренних процедур, оборудования, материалов, инструментов и т. п.

В разделе «Взаимодействия» должны быть описаны взаимодействие и обмен информацией сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями. Здесь важно определить порядок регулярных действий сотрудника, а также действия в случае возникновения нештатных ситуаций. Например, кладовщик может отпустить товар со склада (штатная ситуация) только после того, как накладную оформит менеджер отдела сбыта и бухгалтер. А в случае, если поставщик срывает сроки поставки (нештатная ситуация) — менеджер отдела закупок должен выяснить у поставщика причины задержки и возможный срок поставки, уведомить об этом сотрудников и подразделения, для которых эта информация критично важна.

Должностные инструкции - это не догма, не раз и навсегда застывшие нормы. Они должны пересматриваться и изменяться с периодичностью не реже одного раза в год, в зависимости от изменения целей и стратегии развития компании. Их необходимо править и дополнять.

Разработанные должностные инструкции необходимо утвердить приказом по предприятию и затем ввести в действие. Грамотно разработанные должностные инструкции станут фундаментом системы управления персоналом на предприятии.

6.1«Матрица ответственности» службы закупок.. Другим средством документального регламентирования ответственности и полномочий являются «Матрица ответственности».

Матрица ответственности определяет степень ответственности каждого сотрудника подразделения за ту или иную задачу, если он имеет к ней некоторое отношение.

По своей сути Матрица ответственности очень проста и представляет собой таблицу, где с одной стороны перечисляют должности, входящие в структурное подразделение, а с другой - функции данного подразделения.

На пересечениях функций и должностей вводят обозначения (код) в виде букв, определяющих вид ответственности данного работника к этой функции:

О - ответственный за проведение и результат данной логистической операции (работы, функции);

У - участвует в проведении данной логистической операции(работы, функции);

И - получает информацию о результатах и/или ходе данной логистической операции (работы, функции).

В таблице 5.1 представлен пример распределения и закрепления ответственности в матричной форме

Таблица 5.1 Матрица ответственности службы закупок предприятия

Матрицу ответственности желательно максимально деталезировать насколько это может иметь смысл, с целью получения максимальной определенности относительно того, кто за что отвечает и в какой мере.

После составления Матрицы ответственности, ее необходимо будет разослать заинтересованным сторонам для согласования и утверждения.