Общие правила (рекомендации) документирования рабочих процессов

Рассмотрим общие правила и порядок разработки (документирования) рабочих процессов.

Рекомендуемая структура (содержание) рабочих процессов:

- раздел 1 Цель процесса;

- раздел 2 Назначения и область применения процесса;

- раздел 3 Планирования процесса;

- раздел 4 Потребители и выходы процесса;

- раздел 5 Поставщики и входы процесса;

- раздел 6 Ресурсы, которые используются;

- раздел 7 Оценка процесса;

- раздел 8 Ответственность и полномочия (руководитель процесса, участники процесса, матрица ответственности);

- раздел 9 Блок-схеми (алгоритмы) процесса;

- раздел 10 Методики выполнения процесса (описание процедуры процесса);

- раздел 11 Записи процесса;

- раздел 12 Термины и определения;

- раздел 13 Руководящая документация;

- раздел 14 Лист регистрации изменений;

- раздел 15 Приложения к процессу.

Раздел «Цель процесса». Цель помечает назначение процесса, направленность и ожидаемые результаты. Цель процесса рассматривается как декомпозиция стратегических целей и политики в области качества предприятия. Цели процессов должны:

- удовлетворять потребности описываемого процесса (Заказчика);

- способствовать достижению Стратегических целей предприятия.

Цели для процессов должны быть направлены на обеспечение в установленные сроки и в установленном количестве выходов процесса (выходных данных), которые имеют соответствующее качество. Выходы (результаты) процесса должны удовлетворять как внутренних, так и внешних потребителей (в тех случаях, когда процесс связан с внешним потребителем).

При определении целей процесса необходимо, чтобы эта цели были измеримы и досягаемы.

Раздел «Назначения и область применения процесса». В данном разделе указывается назначение процессов и их зона действия. Указывается место процессов в общей системе документации предприятия

Определяется круг лиц, которые должны руководствоваться данным документом.

Качественно определяется задание или результат, которого нужно достичь в ходе процесса. Данный раздел отвечает на вопрос: " Для чего создан этот процесс? ".

Назначение должно быть согласовано с другими процессами и отображать требования внутренних и внешних потребителей.

В данном разделе указываются службы и подразделения предприятия, которые участвуют в реализации процессов.

Раздел «Планирования процесса». В данном разделе делаются ссылки на документы, которые содержат планы деятельности предприятия (процессов), и вспоминают работы описываемого процесса.

Раздел «Потребители и выходы процесса». В данном разделе указываются в табличном виде:

- условно наименования и идентификационные номера процессов -потребителей;

- названия подразделений - потребителей результатов деятельности процесса;

- результаты деятельности процесса (условно название выходов процесса).

Образцы таблиц и объяснения к ним представлены ниже:

Таблица 8.1 Внешние потребители (процессы-потребители)

Таблица 8.2 Выходы процесса (результаты деятельности процесса)

Как правило, в процессе бывает несколько выходов. В каждого из этих выходов должно быть один или несколько потребителей. Выход процесса не может существовать сам по себе, кто-то должен потреблять продукт процесса, а иначе он будет работать, расходуя ресурсы и не создавая ни каких ценностей.

Выходы процесса могут быть как материальные - в виде услуги, так и нематериальные – в виде информации и документов (отчетов, журналов регистрации, справок, и др.). В любом случае каждый выход должен представлять для потребителя определенную ценность.

Внутри предприятия каждый процесс имеет свой выход и потребителей. Потребителей выходов разделяют на внутренних и внешних.

На данном этапе необходимо определить:

- всех внешних потребителей (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть кому предназначены исходная информация, конечные и промежуточные результаты выполнения работ подразделениями вне предприятия и все результаты процесса (для внешних поставщиков, их может быть несколько), включая основной, то есть результат ради которого и существует подразделения, и привязать к конкретному получателю-потребителя процесса вне предприятия (Заказчик и др.).

- всех внутренних потребителей (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть кому предназначена исходная информация, конечные и промежуточные результаты выполнения работ подразделениями непосредственно на предприятии и все результаты процесса (для внешних поставщиков), включая основной, необходимо привязать к конкретному получателю-потребителя процесса (подразделение предприятия и др.).

Раздел «Поставщики и входы процесса» В данном разделе указываются в табличном виде:

- процессы-поставщики (идентификационные номера и названия процессов);

- наименование подразделений - поставщиков результатов деятельности процессов;

- результаты деятельности процессов (условно наименование входов процесса).

Образцы таблиц и объяснения к ним даются ниже:

Таблица 8.3 Внешние и внутренние поставщики (процессы-поставщики)

Таблица 8.4 Входы процесса

На данном этапе необходимо определить:

- всех внешних поставщиков (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть организации вне предприятия, которые предоставляют или пользуются некоторой входной информацией (документы, заявки и др.), также предоставляют какие-либо материальные объекты или услуги, необходимые для выполнения работ подразделениями и все входы процесса (для внешних поставщиков, их может быть несколько;

- всех внутренних поставщиков (их может быть несколько) описываемого процесса, которые предоставляют или пользуются некоторой информацией (документы, заявки и др.) непосредственно на предприятии

- все входы процесса (для внешних и внутренних поставщиков).

Раздел «Используемые ресурсы»

В данном разделе описываются в табличном виде (таблица 8.5) ресурсы процессов за следующей структурой: название ресурса; требования к ресурсам; планирование ресурсов; обеспечение ресурсами; поставщики ресурсов.

Таблица 8.5 Используемые ресурсы процесса

На данном этапе определяются ресурсы, необходимые для реализации (выполнения) процесса и преобразования входов в выходы.

В разделе должна наводиться короткая характеристика ресурсов или на существующие нормативы: персонал; оборудование; методы и технологии; средства измерения; значимые факторы среды; требования к информационным ресурсам, необходимых для реализации процессов; требования к другим материальным ресурсам, необходимых для реализации процессов (материалы, помещения, оборудование, технические средства, и др.).

В процессе описания необходимо указывать не только существующие, но и планируемые (желаемые), ресурсы.

Раздел «Оценка процесса». В данном разделе формируется система показателей, которая описывается в табличном виде с использованием следующих подразделов: наименование показателя; описание показателя; методика расчета показателя; методы мониторинга и анализа выполнения процесса; записи результативности процесса.

Также устанавливается периодичность оценки процесса и указывается ответственный за измерение процесса.

Образец таблицы и объяснения к ней наводятся ниже:

Таблица 8.6 Оценка процесса

Показатели процессов – количественные и качественные параметры, которые характеризуют процесс и его результат. Для каждого показателя устанавливается норматив, который позволяет определять или достигнуто результат процесса.

Величины, которые избираются как показатели достижения цели процессов, должны отвечать следующим требованиям:

- отображать требования потребителей (следующих процессов) и других заинтересованных сторон;

- отображать меру достижения поставленной цели, то есть характеризовать результат процесса;

- отображать собственные внутренние цели процесса (подразделения);

- быть количественно измеряемыми;

- могут быть использованы для сравнительной оценки качества деятельности (чем показатель больше/меньше, тем лучше проводится процесс);

- отображать потери (дополнительные расходы) на процесс управления деятельностью.

Количество показателей должно быть минимальная необходимым для оценки качества работы процесса: лишние показатели лишь усложняют оценку качества процесса.

Показатели должны быть измеримыми величинами, которые рассчитываются на основе данных, полученных с достоверных источников информации. Для показателей следует определить не только название, но и единицы измерения, нормативные значения, с которыми будут сравниваться измеряемые значения показателей, источника данных, расчетные формулы, периодичность оценки.

Нормативные значения показателей устанавливаются в зависимости от целей в области качества и статистических данных о характеристиках процесса за предыдущие периоды. В ряде случаев придется разрабатывать методику сбора данных и расчета каких-либо показателей.

Чтобы не усложнять расчеты и отчетность по показателям процесса, рекомендуется принять, что все разработанные показатели характеризуют результативность процесса. Если показатели находятся в пределах нормативных значений, то процесс считается результативным. При отклонениях от нормы можно подсчитать в процентах насколько процесс результативен.

Раздел «Ответственность и полномочия (руководитель процесса, участники процесса, матрица ответственности)»

В данном разделе указывается должностное лицо, которое имеет соответствующие права и полномочия по управлению процессом, который несет ответственность за результаты процесса (как правило, руководитель соответствующего структурного подразделения). Должностное лицо указывается в соответствии со штатным расписанием и организационной структурой. Наводится документ (должностная инструкция и т.п.), в котором закреплены ответственность и полномочия руководителя (хозяина) процесса.

Указываются перечень должностных лиц и структурных подразделений предприятия в соответствии со штатным расписанием и организационной структурой, которые задействованы в реализации процесса. Наводится документы (должностная инструкция и т.п.), в которых закреплены права и полномочия участников процесса за проведение соответствующей деятельности.

Раздел «Блок-схема (алгоритм) процесса». В данном разделе детально описывается процесс в виде схемы - алгоритма, который отображает последовательность действий (состав и содержание отдельных этапов работ). Пример описания Блок-схемы процесса в табличном и графическом виде представлен на рисунке 8.7

Форма описания процесса в виде блок-схемы дает наглядное представление об очередности осуществления операций (действий) процесса, ответственных исполнителей, и полученных результатов (выходы отдельных операций). Она достаточно информативна и удобна в работе. Таблица состоит из трех колонок: в первой колонке таблицы указываются исполнители определенных операций (действий); во второй колонке формируются алгоритмические (графические) схемы реализации процесса (зрительная интерпретация шагов процесса); в третьей колонке указываются полученные результаты (выходы отдельных операций).

Схема алгоритмов представляет перечень операций (этапов) процесса, которые направлены на реализацию процесса с одновременной привязкой к получаемым результатам отдельных операций (выходов) и ответственных исполнителей (владельцев операций), и какие выстраиваются впоследовательно в цепочку с соблюдением очередности их реализации при поэтапном протекании процесса.

Блок-схема процесса представляет служит основой для понимания взаимодействия отдельных операций (действий) и отдельных этапов.

В таблице 8.8 представлены символы, которые рекомендуются для использования при построении алгоритмов.

Таблица 8.8 Символы алгоритмов

Изображение символа	Описание значения символа
	Определяет пределы процесса, указывает на начало и окончание процесса
	Помечает шаг (операцию) процесса. Содержит название этапа (в отглагольной форме), который помещается в середину рамки
Да Нет	Точка принятия решения с выходами " и" или нет" в виде стрелок, каждая из которых формирует свою ветвь процесса
	Указывает место, где прерывается и продолжается процесс, помечает присоединение
	Помечает переход от одной операции к другой

Раздел «Методики выполнения процесса (описание процедуры процесса)». В данном разделе приводится описание в виде текста, который отображает суть осуществляемой деятельности по процессу, и который охватывает его границы, то есть с чего начинаются работы и чем они заканчиваются.

Раздел «Записи процесса». В данном разделе (таблица 8.9) указываются:

- условное название документов-записей (идентификационные номера форм записей);

- наименование документов-записей.

Также делается ссылка на дополнения, в которых предусмотрена соответствующая стандартная форма для регистрации результатов и свидетельств осуществления деятельности. В этом же разделе указываются сроки и место хранения записей.

Таблица 8.9 Записи процесса

Раздел «Термины и определения»

В этом разделе указываются необходимые для понимания процесса определения, раскрываются используемые в тексте документа условные сокращения, символы, обозначение и все такое.

В данном разделе должны содержаться определения, необходимые для уточнения или установления терминов, используемых в процессе, а также перечень обозначений и сокращений, с их полной расшифровкой

Раздел «Руководящая документация»

В этом разделе указывается руководящая документация - документация, на основании которой осуществляется выполнение процесса.

В общем случае всю документацию разделяют на два класса: документация внешнего происхождения и документация внутреннего происхождения.

Документация внешнего происхождения - те документы, которые создаются вне предприятия и поступают в организацию из внешних источников (например, законы Украины, постановления правительства, государственные и международные стандарты, нормативные документы, справочники и тому подобное).

Регламентирующая (руководящая) документация внутреннего происхождения - это документы, которые создаются внутри организации для ее функционирования (например: СТП, инструкции, положения, регламенты, планы, программы, приказы и тому подобное). В данном разделе приводятся ссылки на все внутренние и внешние нормативные документы, которые относятся или используются при реализации данного процесса.

Раздел «Лист регистрации изменений». Раздел содержит информацию о сделанных в документе изменениях с указанием их номеров, дат внесения и предписывающих документов, разделов или листов процессов, к которым относятся изменения

Раздел «Дополнения». В разделе «Дополнения» наводятся примеры форм (бланков) записей.

Таким образом, лишь точно построив процессы (и, конечно, устранив выявленные в результате этого мероприятия «нестыковки») мы, во многом, можем достичь одной из главных целей логистики - создания некоего конвейера упорядочивающего всю работу компании и добиться существенного улучшения по важнейшим логистическим показателям, характеризующим ее деятельность.

Контрольные вопросы для самоподготовки:

1 В чем заключается процессное моделирование деятельности предприятия, в том числе при осуществлении закупок? Что такое рабочий процесс закупочной деятельности?

2 В чем заключается регламентация процессов в виде Карт процессов?

3 В чем заключается уровень детализации рабочих процессов.

3 Приведите формы документирования процессов. Приведите структуру (содержание) карт процессов.

4 Охарактеризуйте каждый из разделов карты процесса.

Лекция № 9 Планирование закупок предприятия в рыночных условиях

Основные разделы: Общие требования к планированию закупок. Порядок планирования закупок. Формирование планов закупок.Обобщенное и краткосрочное планирование закупок. Виды (разновидности) потребностей в материальных ресурсах. Методы и методики определения потребностей в материальных ресурсах.

Для эффективного функционирования закупочной логистики предприятию необходимо иметь информацию о том, какие именно материальные ресурсы необходимы для производства продукции.

Такая информацию содержится в плане закупок, главной целью которого является обеспечение согласованности действий всех внутрифирменных подразделений и должностных лиц предприятия по решению задач закупок, как определение потребности и расчет количества заказываемых материальных ресурсов; определение метода закупок и заключение договоров на поставку материальных ресурсов; организация контроля за количеством, качеством, сроками поставок и организация размещения материальных ресурсов на складе и далее, в соответствии с жизненым циклом закупок.

Сущность планирования закупок предприятия проявляется в определении плановой потребности в материальных ресурсах для выполнения производственной программы, работ и услуг, а также определение норм расхода сырья, материалов, топлива, комплектующих изделий, полуфабрикатов.

Общие требования к планированию закупок. Порядок планирования закупок.

Предприятие должно осуществлять планирование закупок, в рамках которого заблаговременно определять:

- предмет закупки, включая требования к закупаемой продукции и существенным условиям договора;

- предполагаемую стоимость закупаемой продукции и предполагаемый уровень конкуренции при проведении закупки;

- способ закупки исходя из предполагаемой стоимости закупаемой продукции, ее особенностей и особенностей рынков такой продукции, предполагаемого уровня конкуренции при проведении закупки, необходимых сроков обеспечения данной продукцией и нормативно установленных сроков проведения процедур закупок;

- возможность проведения закупки на Электронной торговой площадке исходя из положений организационно-распорядительных документов по закупочной деятельности;

- сроки начала подготовки закупочной процедуры, приглашения к участию в закупочной процедуре, подведения итогов закупочной процедуры, заключения по итогам закупочной процедуры договора, плановые сроки начала и окончания поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг.

В процессе планирования должны быть проведены необходимые исследования рынков закупаемой продукции в целях определения предполагаемой стоимости закупаемой продукции и предполагаемого уровня конкуренции при проведении закупки.

План закупок должен включать все закупки по всем видам деятельности предприятия.

План закупок должен быть взаимосвязан с бюджетом предприятия на соответствующий период, а также с иными документами, действующими на предприятии (инвестиционные программы, планы текущего и капитального ремонтов, программы привлечения финансовых ресурсов, программы обеспечения страховой защиты и тому подобное).

Форма плана, порядок сбора заявок и составления проекта плана закупок определяется организационно-распорядительными документами предприятия.

План закупок разрабатывается плановым подразделением, входящим в отдел закупок на основе заявок функциональных заказчиков материальных средств, согласовывается с контролирующим закупочным органом (дирекция по закупкам) и утверждается исполнительным органом.

Внесение изменений в план закупок осуществляется планирующим исполнительным органом на основе заявок инициаторов закупок. В случае, если такие изменения, по мнению планирующего закупочного органа, связаны с некачественным планированием, он сообщает о таких случаях контролирующему закупочному органу.

В случае, если изменения связаны с применением иного способа закупки, для которого согласно организационно-распорядительным документам по закупочной деятельности требуется разрешение контролирующего закупочного органа, либо когда изменения связаны с применением процедур закупок за рамками установленных организационно-распорядительными документами по закупочной деятельности общих правил применения процедур закупок, такие изменения вносятся только после разрешения контролирующего закупочного органа.

Закупочная процедура объявляется и проводится в строгом соответствии с утвержденным и актуальным на дату принятия решения о проведении закупки планом закупок.

Отдельные разделы актуального плана закупок (т.е. с учетом его изменений) подлежат опубликованию на сайте в разделе «Закупки» и на Электронной торговой площадке. Перечень публикуемых разделов плана закупок определяет методический закупочный орган.

Формирование планов закупок.

Планы закупок строятся на основе планов производства. Укрупненный план закупок не может быть получен непосредственно на основе укрупненного плана производства. Сначала на основе уточненного плана производства должен быть сформирован уточненный план закупок, и лишь на его основе может быть сформирован укрупненный план закупок..

Описанная последовательность шагов формирования укрупненных планов производства и закупок иллюстрируется схемой (рисунок 9.1).

Рисунок 9.1 Схема последовательности шагов формирования укрупненных планов закупок.

Формирование уточненных планов продаж и производства - это промежуточные, но не лишние шаги в процедуре планирования. Конечной целью процедуры является получение укрупненных планов производства и закупок. Использование указанных промежуточных шагов обеспечивает повышенную точность планирования, поскольку в уточненных планах материальные потоки просчитываются с детализацией до минимальных объектов материального учета - номенклатурных позиций.

Обобщенное планирование закупок относится к категории тактических решений, в ходе которых прогнозный спрос и наличная мощность преобразуются в графики по видам деятельности. На этом уровне планирования закупок разрабатываются обобщенные планы и основные графики. В обобщенных планах ведется анализ по группам видов деятельности, по каждому сооружению, как правило, на каждый месяц, при этом деталей работы планирование закупок не касается. Так, например, в обобщенном плане может быть указано количество груза, которое будет перемещаться через логистический центр, но разбивка общего груза по типам упаковок или содержимому не будет производиться, так это не входит в планирование закупок. После составления обобщенных планов разрабатываются основные графики, разбивающие обобщенный план на составляющие и показывающие виды деятельности, как правило, на каждую неделю.

На рисунке 9.2 представлена логическая структура процесса планирования материальных ресурсов предприятия.

Рисунок 9.2 Логическая структура процесса планирования материальных ресурсов предприятия

Планирование закупок не заканчивается на этапе составления основного графика, т.к. необходимо разработать подробные расписания для всех видов работ, оборудования, сотрудников, материалов, сооружений и других ресурсов, требуемых для выполнения задач, установленных в основном графике после планирования закупок.

Для этого используется составление краткосрочных графиков. Краткосрочные графики планирования закупок определяют последовательность выполнения видов деятельности, ресурсы и время, когда они должны быть выполнены.

Поскольку основной график задает сроки окончания работ, краткосрочные графики должны учитывать эти даты. Существуют два способа решения такой задачи:

- обратное составление графика: составители знают, когда каждая работа должна быть завершена. Они идут от этой даты назад, выстраивая все виды деятельности, чтобы определить, когда каждая работа должна начаться, чтобы в итоге задача была решена к требуемому сроку;

- прямое составление графика: составители знают, когда каждая работа может начаться. Они анализируют все виды работ и определяют, к какому сроку задача будет выполнена.

Другим способом краткосрочного планирования закупок является использование правил очередности выполнения работ, например, первым пришел - первым обслужился, в первую очередь выполняются срочные работы, в первую очередь выполняются самые короткие работы и др.