Лекция № 8 Документирование рабочих процессов системы менеджмента качества закупочной деятельности предприятия.

Основные разделы: Процессное моделирование закупочной деятельности предприятия. Регламентация процессов с помощью Карт процессов. Уровень детализации процессов.Формы документирования процессов. Общие правила (рекомендации) документирования рабочих процессов.

8.1 Процессное моделирование закупочной деятельности предприятия.

Чтобы управлять процессами необходимо выстроить процессы в более или менее приемлемую систему, для чего, прежде всего, необходимо их формальное описание (регламентация).

В основе процессного моделирования лежат работы по описанию процессов, их оптимизации и регламентации, и такого рода проекты затрагивают интересы широкого круга работников, требования которых существенно различаются, в зависимости от их роли на предприятии. Предприятие заинтересовано в повышении управляемости, гарантированности управленческих воздействий, прозрачности и т.д. (понимая под этим индикаторы, по которым можно определять, насколько успешна деятельность предприятия, и инструменты воздействия на персонал).

Цель процессного описания - это не только выявить цепочки операций, совершенствование которых безусловно улучшает закупочную логистику предприятия. Не менее важно понять и зафиксировать полную систему взаимосвязанных процессов предприятия, а также степень влияния каждого из них на достижение ее целей.

Описание процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Под термином «моделирование» следует понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними.

Моделирование предполагает наличие в обязательном порядке установленного набора изобразительных (выразительных) средств и правил - языка описания объекта.

С помощью текстовых описаний, стандартных форм и карт процессов участниками процессов осуществляется идентификация собственной деятельности в рамках системы менеджмента качества.

Практика составления описаний процессов свидетельствует, что обычно требуется несколько попыток, прежде чем удастся получить удовлетворительное описание процесса.

Приступая к построению формальных моделей бизнес-процессов желательно представить их роль в общем ряду бизнес-моделей предприятия.

Описание бизнесс-процесса отвечает на вопросы: кто, когда и что должен выполнять в рамках деятельности. “Кто” - это сотрудник, который занимает определенную должность в штате. “Когда” - условия выполнения операции (например, по завершении предыдущей операции, по наступлению конкретного момента времени и т.д.). “Что” - суть элементарной операции в рамках процесса (создание нового документа, обработка уже существующего и т.п.).

Описание процессов предполагает несколько шагов, выполняемых последовательно. При этом в любой момент возможен возврат на несколько шагов назад и повторное выполнение шагов.

В качестве объектов для формального описания должны быть выбраны «ключевые» процессы компании, наиболее сильно отражающиеся на ее конкурентоспособности. А начать упорядочение бизнеса следует с выявления таких процессов

И, наконец, еще один случай, когда формальное описание процесса является необходимым - это переход к его компьютеризации (автоматизации). Здесь надо еще точнее представить каждый из процессов - ресурсы, документы, исполнителей, действия, их последовательность и т.п.

Построение моделей процессов позволяет разрешить множество скрытых проблем традиционной функциональной модели предприятия. Модели процессов разрабатываются для того, чтобы все вовлеченные работники и персонал, видели весь процесс целиком, и каждый, при этом, видел в ней свою часть. Построение таких моделей требует взаимодействия всех заинтересованных лиц для гарантии того, что все доступные знания будут использованы в модели. Модели процессов могут состоять из определенных действий, шагов, функций, информации и ресурсов. Модели могут также содержать примечания о потенциальных проблемах в процессах, идеи по усовершенствованию и другие комментарии.

Качественная документация - важная часть управления процессами. Документирование всех процессов на предприятии способствует эффективному взаимодействию на всех организационных уровнях. Документация должна содержать все самые последние изменения и быть доступной для лиц, вовлеченных в процесс. Доступ к документации часто реализовывается через корпоративный портал (интранет).

8.2 Регламентация процессов с помощью Карт процессов. Регламенты - это фиксация всех операций на бумаге. Форма регламентов может быть разной, но они должны быть обязательно, чтобы процессы протекали без отклонений от нормы, в установленном порядке.

Рассмотрим один из существующих вариантов регламента процесса – карты процесса. За счет создания карты процесса осуществляется его документирование, в результате у организации появляется возможность управлять этим процессом, вносить в него изменения, оценивать результативность и эффективность процесса. Основное назначение карты процесса - это представление работниками и персоналом технологии выполнения процесса.

Карты процессов разрабатываются на все процессы, входящие в область действия системы качества. Поэтому, в совокупности весь набор карт процессов содержит технологию работы и управления, как системой качества, так и организацией в целом.

Карта процесса должна представлять процесс с той полнотой, которая необходима для получения устойчивых и приемлемых результатов процесса. Нет необходимости в карте процесса указывать все детали, которые квалифицированные сотрудники обязаны знать сами. Как правило, карта процесса представляет поток работ, который переходит от подразделения к подразделению. Поэтому, еще одно назначение карты процесса – это решить «проблемы стыков» между подразделениями, задействованными в процессе. Результаты работы одного подразделения (или организационной единицы) должны быть полностью востребованы последующим подразделением, и этих результатов должно быть достаточно для выполнения работы. Т.е. «выходы» из одного подразделения должны полностью соответствовать «входам» другого. Для обеспечения такой «стыковки» и разрабатываются карты процессов.