Лекция№ 7 Логистика закупок как элемент системы управления качеством.

Основные разделы: Основы система менеджмента качества. Требования международных стандартов ИСО 9001: 2008 к процессному подходу. Процессно-ориентированную модель управления предприятием (закупками).

7.1 Основы система менеджмента качества. Для улучшения управления производственно-хозяйственной деятельностью многие предприятия Украины создают и внедряют так на называемые системы менеджмента качества по требованиям международных стандартов ISO 9001: 2008.

Система менеджмента качества - есть система процедур, правил, информации, ресурсов, людей и т.д. взаимодействующих в рамках организации для установления и достижения целей в области качества

Систему менеджмента качества можно использовать, как основной инструмент управления предприятием, в том числе и для повышения эфективности управления закупками.

Международные стандарты ISO 9001: 2008 являются не только наиболее проработанным предложением по построению процессной системы управления предприятием и повышению качества управления, но и единственным общепризнанным в мировой практике стандартом системного управления предприятием.

Согласно требованиям вышеуказанного стандарта для результативного и эффективного функционирования организация должна определить и управлять многочисленными взаимосвязанными видами деятельности. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая с целью преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Применение в организации системы процессов, наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов могут считаться «процессным подходом». Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое он обеспечивает на стыке между отдельными процессами в рамках системы процессов, а также при их комбинации и взаимодействии.

И так, ключевым элементом системы менеджмента качества предприятия есть Рабочие (бизнесс) процессы, представляющие совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих с помощью ресурсов результаты последовательного выполнения отдельных действий в планируемые результаты (рисунок 7.1). Основное отличие процессного подхода к управлению от функционального состоит в том, что процесс является измеряемым, формализуемым, документируемым, контролируемым, а значит и управляемым.

Рисунок 3.1Рисунок 7.1 Схема описания процесса

Входы рабочих процессов – ресурсы: материальные (cырье, комплектующие, и т.п.), информационные (документ, информация в любом виде, и т.п.), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.

Результаты рабочего процесса (выходы рабочего процесса.) - то, ради чего осуществляется процесс, т.е. деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности - получение на выходе некоторого результата, удовлетворяющего заданным требованиям. В качестве Выхода могут быть все те же элементы, что и на входе, но уже преобразованные в определенное состояние в результате выполнения процесса.

Управление процесса - как правило информация (методы, стандарты, и т. п.), которая определяет правила преобразования входов в выход;

Механизмы (ресурсы) процесса – это материальные и нематериальные компоненты, необходимые для достижения целей процессов. Ресурсы не подлежат преобразованию в ходе процесса. Как правило, они являются работниками и специалистами (структурными подразделениями) предприятия и техникой, которую используют при реализации процесса (станки, оргтехника и т. п.).

При процессном подходе также используются следующие термины и определения:

- Владельцы (хозяева, руководители) рабочих процессов - должностные лица, несущее ответственность за разработку, организацию, надлежащее функционирование и получение результата процесса и обладающее реальными полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения этого процесса;

- Исполнители рабочеих процессов – работники и специалисты из различных структурных подразделений (функциональных областей), обеспечивающих выполнение действий процесса. Исполнители процесса в большей степени ориентированы на результат, чем исполнители отдельных функций при функциональном подходе, так как основой мотивационной схемы при процессном управлении является распределение бонусов среди членов команды только при получении конечного результата. При функциональном подходе исполнители мотивируются только за исполнение функций и не заинтересованы в получении конечного результата;

- Модель процесса - описание процесса, которое отражает с необходимой степенью приближения действительный процесс;

- Шаг процесса - термин для обозначения какого-либо действия (работы, этапа, субпроцесса) в рамках процесса;

- Структура процесса - состав шагов процесса, их последовательность и взаимодействие между собой и другими процессами;

- Параметры Процессов - характеристики (информация) по которым руководители процессов и высшее руководство могут судить о том, насколько эффективно выполняется процесс и вкакой мере достигаются запланированные результаты (цели);

- Потребители процессов - потребители результатов процессов, степень удовлетворенности которых, также предназначена для оценки эффективности процессов;

- Блок-схема процесса - графическое представление последовательности действий процесса с указанием поставщиков, потребителей, начальных ресурсов и конечных результатов (продуктов);

- Требования к процессам - установленные потребности или ожидания, которые обычно предусматриваются или является обязательными. Установленным требованием является требование, которое определено, например, в документе;

- Записи (протоколы качества) процессов - документы, которые содержат достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности;

- Удовлетворенность потребителей процессов - восприятие потребителями степени выполнения их требований;

- Предупреждающие действия - действия, осуществляемые для устранения причин потенциальных несоответствий или других потенциально нежелательных ситуаций;

- Заинтересованые стороны - лица или группа лиц, которые имеют определенный интерес относительно показателей деятельности;

- Корректирующее действия - действия, направленные на устранение причин найденных несоответствий или других нежелательных ситуаций;

- Цель в области качества - цель, которую хотят достичь в результате выполнения процессов (в области качества);

- Несоответствия - невыполнение установленных требований заинтересованых сторон;

- Оценка процессов - проверка, осуществляемая для определения соответствия (адекватности) выполнения работ;

- Политика в области качества - общие намерения и направления деятельности предприятия в области качества, официально сформулированные высшим руководством;

- Поставщик процесса - (группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений) или лицо, которое предоставляет продукцию (результат своего процесса) (поставщик может быть внутренним или внешним по отношению к предприятию Внутренний поставщик процесса - поставщик(подразделение), должностное лицо в соответствии с организационной структурой) внутри предприятия. Внешний поставщик процесса – поставщик (клиент, субподрядчик и другое) за пределами предприятия;

- Результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов;

- Потребитель процесса - (группа работников, подразделение) и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений) или должностное лицо, которое получает продукцию (результат процесса). Потребитель может быть внутренним или внешним по отношению к предприятию. Внутренний потребитель процесса - потребитель (например: подразделение, должностное лицо в соответствии с организационной структурой) внутри предприятия. Внешний| потребитель процесса - потребитель (например: конечный клиент, заказчик, субподрядчик и другое) за пределами предприятия.

7.2 Требования международных стандартов ИСО 9001: 2008 к процессному подходу - организация должна:

- выявлять необходимые для системы менеджмента качества процессы и области их применения по всей организации;

- определять последовательность и взаимодействие этих процессов;

- определять требуемые критерии и методы, позволяющие гарантировать, что функционирование и контроль этих процессов эффективны;

- обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых, чтобы поддерживать функционирование и мониторинг этих процессов;

- вести мониторинг, измерять и анализировать эти процессы;

- предпринимать необходимые действия с целью достичь запланированных результатов и непрерывного совершенствования этих процессов.

Из чего можно представить сущность процессного подхода заключающегося в реализации вышеуказанных требований при функционировании предприятия для улучшения его деятельности.

Процессный подход позволяет рассматривать деятельность организации как связанную систему бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами или внешней средой.

Практика показывает, что система управления, построенная на принципах процессного управления, является более эффективной и результативной по сравнению с равной ей по масштабу функциональной системой. Вместе с тем, разработка и внедрение такой системы - сложный процесс.

И так любым процессом, любой деятельностью необходимо управлять! И это является одной из основных задач менеджмента. В данном контексте (контексте системы менеджмента качества) управлять нужно именно деятельностью для достижения результата (получение продукта, удовлетворяющего заданным требованиям), а не самим результатом (продуктом, управление которым в случае его материального воплощения может сводиться только к его перемещению в пространстве)

Одним из самых известных в менеджменте качества способов управления является следование циклу Деминга (Шухарта-Деминга) PDCA (рисунок 7.2). Он состоит из четырех шагов: Plan - Определение целей и мероприятий, Do - Проведение запланированных мероприятий, Chek - Проверка проведения мероприятий, АСТ - Оценка и реакция на новую ситуацию. Суть управления сводится к изменению целей, планов, формирование новых плановых мероприятий и прочее по итогам проверки выполненных работ.

Рисунок 7.2 Методология управления процессами PDCA:

Управление процессом можно также представить в виде следующей схемы (рисунок 7.3)

Рисунок 7.3 - Концептуальная схема управления процессом

Стандарт ISO 9001-2008 предлагает следующий подход к управлению деятельностью предприятий (рисунок 7.4).:

Рисунок 7.4 Непрерывное совершенствование деятельности предприятия по требованиям стандарта ISO 9001-2008.

Здесь звено " планируй" переименовано в " управление ресурсами" и разделено на два звена: собственно " планируй" и " обеспечивай план ресурсами". Это понятно: планирование без обеспечения ресурсами - не планирование, а маниловщина. Звено " проверяй" разрослось в три звена: " измерение", " анализ" и " совершенствование" отклонений фактических характеристик результата от запланированных.