Организационные структуры управления закупами.

Нормальный процесс жизнедеятельности любого предприятия, как производственного, так и торгового может осуществляться лишь в том случае, когда налажено бесперебойное и ритмичное обеспечение всеми видами материальных и энергетических ресурсов, необходимых для выполнения планов производства и торговли.

В достижении этого определяющая роль принадлежит построению рациональной организационной структуры предприятия, элементы которой функционируют и развиваются как единое целое. Важным звеном организационной структуры предприятия является служба закупок (снабжения или материально технического снабженя и т.п.).

Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба закупок одновременно является:

- элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

- элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

- самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.

Как элемент макрологистической системы служба закупок устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая связанные с поставкой товаров технико-технологические и экономические вопросы, а также вопросы планирования. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями, служба закупок обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики - получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников - требует, чтобы персонал службы закупок добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба закупок, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы - улучшается положение предприятия как ее элемента.

Служба закупок, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи закупки - производство - сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой закупок и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.

Служба закупок, как самостоятельная система, состоящая из отдельных структурных звеньев, обеспечивает предприятие материальными ресурсами, реализуя последовательное выолнение логистических операций технологии управления закупками.

В процессе реализации функций управления данной службе приходится решать следующие задачи: что закупать; сколько закупать; у кого закупать; на каких условиях закупать, а также необходимо выполнять целый ряд работ, включая заключение договоров и их контроль исполнения; организацию доставки материальных ресурсов, их складирование и дальнейшее распределение. При этом обеспечивается планирование потребностей в материальных ресурсах и их бюджетирование, нормируются запасы материальных ресурсов, выделяются лимиты по потреблению материальных ресурсов, а такжеведется учет и отчетность движения материальных ресурсов.