Введение

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и расчетных задач.

Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.

Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

Раздел 1 Описание используемого программного обеспечения

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

При работе с Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 используются следующие типы данных:

· текстовый – тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

· поле MEMO – специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

· числовой – тип данных для хранения чисел;

· дата/время – тип данных для хранения значений даты и времени;

· денежный – тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

· счётчик – специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

· логический – для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

· поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

· гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

· мастер подстановок – тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

· байт (Byte) – целые числа от 0 до 255 (1 байт);

· целое (Integer) – целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

· длинное целое (Long Integer) – целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

· одинарное с плавающей точкой (Single) – числа от минус 3, 4´ 10³⁸ до +3, 4´ 10³⁸ с точностью до 7 знаков (4 байта);

· двойное с плавающей точкой (Double) – числа от минус 1, 797´ 10³⁰⁸ до +1, 797´ 10³⁰⁸ с точностью до 15 знаков (8 байт).

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудник), другая таблица – информацию об их месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность и Адрес проживания. Причём поле Фамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность – в таблице Сотрудник, а поле Адрес проживания – в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т. к. оно однозначно не определяет каждую запись. В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типа Счётчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением. Последовательность действий пользователя при создании таблиц Сотрудник и Адрес рассмотрена в пп. 9.1.2 и 9.1.3.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД – реляционными базами данных.

СУБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы – это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

Глава 2 База данных

2.1 Схема данных

Созданная база данных имеет схему данных, показанную на рисунке 1.

Рисунок 1 – Схема данных

2.2 Таблицы

В разработанной базе данных создано 9 таблиц, связанных между собой так, как показано в схеме данных. Все таблицы созданы с помощью конструктора.

Таблица «Автомобили в наличии» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных представленные на рисунке 2. В данной таблице хранятся данные об автомобилях имеющихся в наличие в автосалоне.

Рисунок 2

Таблица «Должность» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных представленные на рисунке 3. Данная таблица содержит список должностей сотрудников работающих в автосалоне.

Рисунок 3

Таблица «Заказы» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных, представленных на рисунке 4.

Рисунок 4

Таблица «Сотрудники» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных, представленных на рисунке 5.

Рисунок 5

Таблица “Цвет” имеет следующие поля и соответствующие им типы данных, представленных на рисунке 6.

Рисунок 6.

Таблица “Комплектация” имеет следующие поля и соответствующие им типы данных, представленных на рисунке 7.

Рисунок 7

Таблица “Клиенты” имеет следующие поля и соответствующие им типы данных, представленных на рисунке 8.

Рисунок 8.

Таблица “Тип кузова” имеет следующие поля и соответствующие им типы данных, представленных на рисунке 9.

Рисунок 9.

Таблица “Цвет” имеет следующие поля и соответствующие им типы данных, представленных на рисунке 10.

Рисунок 10.

2.3.Запросы

В созданной базе данных имеются 4 запроса, созданных в режиме конструктора. Первый запрос на выборку - «Запрос на машины, которые произвел Китай», выводит на экран все машины, которые были произведены в Китае. Данный запрос представлен на рисунке 3.

Рисунок 11.

Второй запрос на выборку – «Автомобили в наличие» создан также для отчета «Состояние автосалона». Данный запрос представлен на рисунке 12.

Рисунок 12.

Остальные запросы подробнее в самом аналоге.
Формы

В разработанной базе данных создано 9 форм. Все они созданы с помощью конструктора конструктора.

Форма «Главная» является главной формой, которая автоматически появляется при запуске базы данных.

Рисунок 13.

.

Форма «Производитель» позволяет добавлять новых производителей. Данная форма представлена на рисунке 6.

ü

Рисунок 14.

В форме “Автомобили в наличии” мы так же можем добавлять новый автомобиль в состав автосалона и просматривать уже имеющиеся автомобили. Это видно на рисунке 15.

Рисунок 15.

Так же представлено еще 6 форм, которые выполняют те же функции

· Цвет

· Тип кузова

· Заказы

· Сотрудники

· Комплектация

· Клиенты

2.3 Отчеты

В созданном аналоге базы данных автомобильного салона составлено 2 отчета.

Первый отчет – «Автомобили салона и сумма», представлен на рисунке 16.

Рисунок 16.

Второй отчет – отчет «Заказы», который предоставляет нам данные о заказанном автомобиле, менеджере, клиенте и сумме заказа. Данный отчет показан на рисунке 17.

Рисунок 17.

Использование Базы данных

При запуске данной базы данных пользователя встречает кнопочная форма “Главная” представленная на рисунке 13.

Данная форма предлагает пользователю следующие действия:

· Добавить новый автомобиль

· Посмотреть заказы

· Посмотреть комплектации

· Посмотреть автомобили в наличие

· Найти дату выпуска

· Просмотреть список клиентов

Рассмотрим каждую функцию подробнее:

1)Добавить новый автомобиль.

При нажатии этой кнопки на экран выводится форма “Автомобили в наличие”, в которой соответственно мы можем добавить новый автомобиль, если мы являемся сотрудниками салона.

2)Посмотреть заказы.

При нажатии этой кнопки на экран выводится отчет “Заказы”, в котором мы можем посмотреть автомобили, которые уже заказали.

3)Посмотреть комплектации.

При нажатии этой кнопки на экран выводится таблица, позволяет нам распечатать список комплектаций. Данная функция была подключена с помощью макроса.

4)Посмотреть автомобили в наличие.

При нажатии этой кнопки на экран выводится таблица “Автомобили в наличие”, которая позволяет нам посмотреть, какие автомобили мы можем приобрести в данном автосалоне.

5)Найти дату выпуска.

При нажатии этой кнопки на экран выводится запрос, с помощью которого мы можем найти нужный нам автомобиль по дате его выпуска.

6)Просмотреть список клиентов.

При нажатии этой кнопки на экран выводится форма “Клиенты”, которая позволяет нам просмотреть уже имеющихся клиентов, а так же добавить новых.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Все, что было создано в данном аналоге позволяет быстро и эффективно обновлять, изменять и обрабатывать данные.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги.

Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно работать автосалону. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от сотрудников каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию. Данные сведения позволяют проводить небольшие маркетинговые исследования, на основе которых можно анализировать состояние автосалона и планировать его дальнейшую деятельность.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кренке Д. Теория и практика построения баз данных. – 8-е изд. – СПб.: Питер, 2003. 800с.

2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.

3. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. – М.: ЭКОМ, 2000. – 352 с.

4. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.