Объем фондов, хранящихся в организациях – источниках комплектования, и находящихся на депозитарном хранении

Сбор статистической информации осуществляется через обязательное представление организациями - источниками комплектования, а также мини­стерствами и ведомствами, осуществляющими депозитарное хранение, сведе­ний о состоянии хранения документов АФ РФ. Организации – источники ком­плектования ежегодно представляют паспорта архивов в соответствующие государственные и муниципальные архивы, которые составляют на основании их сводные сведения и направляют в соответствующие органы управления архив­ным делом. Органы управления архивным делом суммируют эти данные и представляют их в быв. Росархив. Министерства, ведомства, осуществляющие вре­менное (депозитарное) хранение документов АФ РФ, централизованно состав­ляют по своим системам учетные сведения и представляют их в быв. Росархив.

По истечении сроков ведомственного хранения документов они поступа­ют на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.

При комплектовании фондов используется " Перечень типовых документов, обра­зующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учре­ждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержден­ный 15 августа 1988 г. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, который в настоящее время перерабатывается. Существует большое ко­личество нормативных документов, дополняющих подзаконную нормативную базу как в отношении некоторых категорий фондообразователей, так и отдель­ных видов документов. Порядок подготовки описей - основного элемента науч­но-справочного аппарата (НСА), архивных фондов - определяется " Основными правилами работы ведомственных архивов".

Использование документов АФ РФ, хранящихся в государственных и ве­домственных архивах, осуществляется в соответствии с Основами законода­тельства, законами Российской Федерации " Об информатизации, информации и Защите информации", " Об участии в международном информационном обмене", " О государственной тайне", Временным положением " О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования".

Основными группами пользователей АФ РФ являются:

§ федеральные органы государственной власти;

§ органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

§ органы местного самоуправления;

§ учреждения, организации, предприятия, учебные заведения;

§ пресса;

§ общественные и религиозные объединения и организации;

§ индивидуальные пользователи.

В сфере использования государственных информационных ресурсов Основы законодательства провозгласили публичность государственных архивов, равенство всех категорий пользователей независимо от их национальности, гражданства, пола, образования по доступу к открытой информации. Таким образом, последовательно реализуются конституционные права граждан свободно искать, получать и передавать информацию.

Пользователям в читальных залах архивов на безвозмездной основе предоставляются как подлинные архивные документы (при отсутствии копий фонда пользования), так и их копии на различных носителях (микрофильмы, микрофиши), а также различные справочники в печатной и электронной формах (описи, путеводители, каталоги, тематические БД). По запросам пользователей архивы изготавливают копии документов.

Государственные архивы производят следующие виды информационных продуктов и услуг:

§ документальные издания различного типа (академические, научные, научно-популярные, учебные, краеведческие) в печатной форме или на микроносителе различные типы справочных изданий, в том числе и в электронной форме;

§ аналитические информационные материалы: обзоры документов, исторические справки, перечни выявленных документов;

§ архивные справки, архивные выписки, имеющие статус юридических документов;

§ копии документов на различных носителях.

Ежегодно государственные архивы России исполняют около 800 тыс. запросов граждан, касающихся подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, награждений, имущественных прав, факта применения репрессии и последующей реабилитации и др.

Информационное обслуживание пользователей занимает значительный удельный вес в трудозатратах госархивов. В ряде архивных учреждений, в первую очередь активно комплектующихся, этот объем достигает от 20 до 40 % общего бюджета времени.

Государственные архивы имеют право заключать договора с потребителями информации при выдаче пользователям копий архивных документов для их коммерческого использования. Архивы заключают также соглашения (договора) с отечественными и зарубежными партнерами по подготовке документальных изданий, выставок документов и материалов, выявлению и предоставлению запрашиваемой информации, подготовке совместных информационных продуктов в различной форме, копированию документов и др.

В настоящее время госархивы безвозмездно осуществляют информационное обеспечение органов государственной власти различного уровня, а также исполняют запросы российских и иностранных граждан в целях реализации их законных прав и интересов.

За счет бюджетных средств ведется подготовка документальных сборников по поручениям Президента Российской Федерации, в соответствии с международными соглашениями, планами работы госархивов, а также проводят документальные выставки и другие информационные мероприятия, подготовка которых осуществляется в соответствии с памятными датами отечественной истории и юбилейными мероприятиями, утвержденными Правительством Российской Федерации.

Информационное обслуживание ведется в соответствии с Временным положением " О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования" (М., 1992 г.), а также Номенклатурой платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями" (М., 1993 г.). В значительной степени эти документы устарели, так как они не учитывают требования, предъ­являемые к информационному обслуживанию пользователей после выхода ба­зового закона " Об информации, информатизации и защите информации", зако­нов " Об участии в международном информационном обмене", " О реабилитации жертв политических репрессий", " Об охране прав потребителей". Подготовлен­ные новые " Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ" позволят установить единые требования по обеспечению работы пользователей в читальных залах госархивов с учетом необходимости соблюде­ния прав граждан по доступу к информации.

Важнейшим условием эффективного использования информационных ре­сурсов государственных архивов является наличие качественного научно-справочного аппарата, создаваемого как в традиционном, так и в автоматизирован­ном виде, обеспечение его доступности для всех категорий пользователей. С со­ставом и содержанием хранящихся в архивах документов можно ознакомиться с помощью справочников о фондах; ежегодно в России издается 10-12 таких справочников. К настоящему времени российскими архивистами издано около 300 справочников. Свыше 80 справочников издано в 1992-1997 гг., часть из них имеют электронные аналоги.

Расширяют границы информирования о фондах федеральных архивов би­блиографический справочник изданий Морского ведомства " Российский флот (1720-1917 гг.)" (РГАВМФ, 1995 г.) и каталоги " Русские официальные и ведом­ственные издания XIX-нач. ХХ вв." (РГИА, 1995, 1996, 1997 гг.), каталоги " Осо­бых папок" И.В. Сталина (1994 г.), В.М. Молотова (1994 г.), Н.С. Хрущева (1995 г.), Л.П. Берии (1996 г.) впервые вводят в научный оборот информацию о ранее закрытых массивах документов фонда НКВД-МВД СССР, хранящихся в ГА РФ Справочник " Архивы России. Москва и Санкт-Петербург" (1997 г.) включает информацию о государственных архивах, архивохранилищах министерств, ведомств, научно-отраслевых архивах РАН.

Помощь в ознакомлении с НСА архивов федерального уровня может оказать справочник " Федеральные архивы России и их научно-справочный аппа­рат" (1994 г.). В нём впервые представлен состав НСА каждого федерального архива и, прежде всего, информация о так называемом " внутриархивном" спра­вочном аппарате, часть которого ранее была недоступна исследователям.

В читальных залах госархивов в распоряжение исследователей предоставлены архивные справочники и пособия, вспомогательные картотеки, информа­ционные листки, объявления. Имеются справочно-информационные издания, информация о новых поступлениях документов и документальных комплексах, переведенных на открытое хранение, о наличии баз данных, разнообразные указатели фондов, реестры описей, описи на бумажной основе и в виде микро­фильмов, списки фондов, прошедших каталогизацию, рабочие схемы каталогов.

Унифицированная система справочного аппарата действует на всех уров­нях государственных архивов. Она включает описи, путеводители, каталоги, указатели, обзоры. Опись является основным справочником в системе НСА. В настоящее время в описи включено около 97% ед. хр. документов госархивов всех уровней. Каталоги госархивов содержат информацию о 12 % от общего объема хранящихся документов.

Закрытым хранением и оперативным характером использования документов бывших партийных архивов объемом свыше 50 млн. ед. хр., вошедших в состав АФ РФ в соответствии с Указом Президента РСФСР от 24 августа 1991 г. " О партийных архивах", была обусловлена специфика справочного аппарата к документам партийных структур, заключавшаяся, прежде всего, в полном от­сутствии справочно-информационных изданий. В настоящее время справочный аппарат к документам бывших партийных архивов приводится в соответствие с нормативными требованиями.

При создании и совершенствовании НСА активизируется применение автоматизированных технологий, создаются базы данных, включающие информацию на уровне фонда, дела, документа. Общий объем тематических баз данных составляет около 4 млн. записей (2400 Мб), из них по федеральным архивам 3, 5 млн. записей объемом 2 200 Мб, по региональным архивам 500 тыс. записей (200 Мб). Зарегистрированы в НТЦ " Информрегистр" 71 БД (21 по федеральным архивам, 50 - по архивам субъектов Российской Федерации).

Наиболее значительны по составу и объему информации базы данных формируемые в архивах федерального уровня: " Документы РГАНТД", " Особые" папки в фонде НКВД-МВД СССР" (ГАРФ), " Сведения о военнопленных Германии, Австрии, Польши, Бельгии. Чехии, Финляндии" (ЦХИДК) и др.

Архивные учреждения Алтайского, Краснодарского и Красноярского краев, Вологодской, Курганской. Челябинской, Тюменской, Свердловской, Московской, Омской, Томской, Сахалинской, Тверской областей, Москвы и Санкт-Петербурга завершили формирование баз данных " Решения и распоряжения органов власти".

Базы данных по истории госучреждений ведутся в ГАРФ, РГАЭ, госархиве Челябинской области, тематические базы о награждении медалями в годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) – в ЦГА Чувашской Республики, в архивах г. Москвы, Тверской. Самарской областей. Продолжается формирование и активное использование межархивных тематических баз данных: " История памятников архитектуры и градостроительства гг. Москвы и Санкт-Петербурга и их пригородов". " Хроникально-документальные звукозаписи", хранящиеся в РГАНТД и РГАКФД (грампластинки, фоновалики, магнитные записи и т.п.).

Проект компьютеризации Архива Коминтерна, осуществляемый при поддержке Международного совета архивов и Совета Европы, позволяет решать вопросы усовершенствования НСА и обеспечения сохранности документов. Создается электронный каталог кинодокументов, хранящихся в РГАКФД.

Работа архивных учреждений в области информатизации ведется в рамках отраслевой программы информатизации архивного дела России, основной целью которой является создание интегрированной информационной системы архивов, обеспечивающей функцию централизованного учета документов АФ РФ. В рамках Программы разработаны и внедряются общеотраслевое многофункциональное программное обеспечение " Архивный фонд", которое станет основой интегрированной информационной системы архива, выполняющей функции учета и НСА, и программное обеспечение " Фондовый каталог", выполняющее функции централизованного учета и межархивного НСА на уровне субъекта Российской Федерации.

Собственником государственной части АФ РФ является государство, которое передает его на правах оперативного управления государственным и муниципальным архивам.

В соответствии со ст. 10 " Основ законодательства" государственное управление архивным делом осуществляется Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, правительствами республик в составе Российской Федерации, органами исполнительной власти краев, областей, авто­номной области, автономных округов, городов и районов через образуемые ими органы управления архивным делом. Государственную политику в области ар­хивного дела реализует Федеральное Архивное Агентство через органы и учреждения своей системы. ФАА обладает функциями межотраслевого (межведомственного) организационно-методического руководства и контроля в области архивного дела и делопроизводства.

В систему ФАА входят федеральные государственные архивы, науч­ные учреждения и другие организации, подчиненные непосредственно ФАА также органы управления архивным делом субъектов Российской Федера­ции и подведомственные им архивы.

По состоянию на 1 января 1999 г. в России действуют:

§ 84 органа управления архивным делом в субъектах Российской Федерации (функции органа управления архивным делом в Ленинградской области осуществляет Архивное управление г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области; в Ненецком, Таймырском, Усть-Ордынском Бурятском, Эвенкийском автономных округах функции органов управления возложены на государст­венные архивы);

§ 17 федеральных архивов;

§ 221 государственных архивов республик, краев, областей, округов, городов и районов;

§ 2448 муниципальных архива;

§ ВНИИ документоведения и архивного дела.

Правовой базой управления архивными информационными ресурсами яв­ляются, наряду с упомянутым федеральным законодательством, законы об ар­хивных фондах и архивах, принятые в 69 субъектах Российской Федерации.

В качестве основных целей развития предусматриваются: сохранение АФ РФ за счет улучшения материально-технической базы архивов и совершенство­вания организации хранения архивных документов; пополнение АФ РФ; опти­мизация состава документов в государственных и муниципальных архивах, расширение научно-информационной деятельности архивных учреждений, удовле­творение потребностей органов государственной власти и местного самоуправ­ления, других пользователей в ретроспективной документной информации.

Состояние многих архивохранилищ не соответствует нормативным требованиям. 7 федеральных архивов расположены в приспособленных зданиях, являющихся памятниками архитектуры XVII - XIX веков, три из которых (РГИА, РГАВМФ и РГВИА) находятся в аварийном состоянии. Из 416 зданий, в которых размещаются архивы субъектов Российской Федерации, 15 являются, аварийными, 48 - бывшими культовыми, подлежащими передаче религиозным общинам, 44 - подвальными или полуподвальными помещениями. Многие здания; и архивохранилища нуждаются в серьезной реконструкции. Почти 40% площадей федеральных архивов подлежат выводу из эксплуатации для последующей реконструкции. В связи с тем, что в настоящее время материальная база большинства учреждений системы Росархива не позволяет осуществлять прием документов в установленные сроки и даже от ликвидированных министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, постоянно растет количество документов АФ РФ, находящихся на ведомственном хранении сверх установленного срока. Только за последние два года их количество увеличилось почти на миллион дел и превысило 4 млн. дел. Современное состояние ведомственно­го хранения также нельзя считать удовлетворительным: только 35% организаций - источников комплектования государственных архивов имеют отдельные помещения под архивохранилища. Со своей стороны Росархив (далее – ФАА) неоднократно информировал Правительство Российской Федерации о критической ситуации, сложившейся с обеспечением сохранности документов АФ РФ, находящихся на ведомственном хранении, тяжелом состоянии материальной базы многих учреждений системы Росархива, прежде всего федеральных архивов.

Ряд принятых нормативных правовых актов содержит нормы, противоречащие архивному законодательству. Так, в соответствии с Положением о Государственной архивной службе, Росархив выдает юридическим и физическим лицам разрешения на собирание старинных документальных памятников. В то же время " памятники" можно собирать и продавать по лицензиям без ведома Росархива на основании " Положения о порядке и условиях лицензирования деятельности связанной с реализацией предметов антиквариата на территории Российской Федерации", утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 1994 г. № 1108, которое с Росархивом не согласовывалось.

Дальнейшее изучение лекционной темы предполагает работу с текстом ГОСТа 7.60-90 и рядом других ГОСТов, предусмотренных учебной программой.

На практических занятиях планируется знакомство с Путеводителями по крупнейшим архивам России (РГАДА, Архив РАН, ГАРФ, РГАЭ, РГВИА, РГВА, ЦАМО, РГИА, РГАЛИ и др.)

Рассматривается Справочник-обозрение «Архивы России. Москва и С.-Петербург» (гл. ред. В.П.Козлов. М., 1997).