Тема 18. Организация офиса проекта.

Офис проекта – специфическая инфраструктура, оптимальным образом организованная среда, где члены команды могут осуществлять процессы управления проектами, проводить совещания, хранить договоры.

Назначение офиса проекта: Обеспечение эффективной коммуникации членов команды в совместном выполнении проекта.

1. Помещение

2. Оргтехника и оборудование

3. Программно-компьютерный комплекс

Последовательность проектирования офиса можно представить в следующих шагах:

- Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов проекта

- Выявление требований структуры и процессов к техническим и организационным решениям с точки зрения использования ресурсов

- Проектирование территориальной структуры бизнес-процессов

- Определение пространственно-планировочных изделий

- Проектирование информационной системы продукта

- Проектирование программно-аппаратного обеспечения проекта

- Обеспечение средствами и каналами связи

- Обеспечение интерьером и мебелью

- Определение потребности в средствах передвижения

- Разработка бюджета инвестиций

- Разработка текущих расходов

В настоящее время понятие и идеология виртуального офиса приобретает возрастающее значение. Система образования виртуального офиса – использование современных и коммуникативных технологий.

Виртуальный офис – не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

В основе виртуального офиса лежит идеология интранет – среда, представляющая технологию управления коммуникациями проекта. Инфраструктура виртуального офиса проекта должна включать следующие основные составляющие:

» сеть Internet;

» международный стандарт для обмена данными, например по моделям продукции STEP (Standard for the Exchange of Product model data);

» стандарты взаимодействия прикладных программ, например стандарты CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

Главные признаки, раскрывающие содержание понятия «виртуальный офис проекта»:

» интеграция лучших средств и опыта различных предприятий в рамках стратегически целесообразной команды проекта;

» организация по проектам или вокруг ключевых процессов (сквозных деловых процессов жизненного цикла проекта, продукта);

» образование автономных рабочих групп, обеспечение сотрудничества и координации лиц и коллективов, пространственно удаленных друг от друга;

» временный характер, гибкость, возможность быстрого образования, развития, переструктурирования и расформирования в нужное время;

» сочетание децентрализации и централизации в управлении при преимущественном развитии децентрализованного (распределенного) управления, приоритет координационных связей;

» максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий власти, принятие решений на всех уровнях организационной иерархии, сочетание восходящего и нисходящего проектирования;

» организация группового взаимодействия специалистов с помощью ЭВМ, включая «встречу в сети» (meeting on the network) и согласованные потоки работы (workflow), обеспечение свободного обмена идеями внутри и между уровнями организационной иерархии;

» разработка неоднородных компьютерных сред и сетей, использование архитектуры клиент—сервер, применение программных средств обеспечения коллективной деятельности (groupware) различного класса.