АВС- хронометраж

Суть АВС- хронометражу полягає в тому, що особливу увагу в момент обліку часу приділяють ключовим завданням, а обліку та аналізу нерезультативних справ відводиться незначний час.

Основні чотири принципи представленої методики:

1. Концентрація уваги на головних завданнях або парадокс самоврядування. У методиці з'єднується хронометраж з механізмом акцентування на основних завданнях, а в її основі закладена вдосконалена «картка обліку часу» Гастєва - Кєрженцева, що отримала назву «картка ефективності». Всі здійснювані завдання поділяються на ключові завдання, інші справи і явні втрати, тому картка поділена на три області і дає можливість паралельної фіксації одночасної діяльності.

2. Простота і гнучкість ведення форми обліку часу. У даній формі час відзначається галочкою, а всі завдання згруповані за типами, що дозволяє вести повноцінний хронометраж, а також налаштовувати облік під себе. У картці поле завдань розбито на три частини: рядки 1-3 (ключові завдання), 4-14 (типові і рутинні завдання) і 15 (втрати часу).

3. Вимірність і наочність результатів діяльності. Представлена форма дозволяє відзначати вчинені одночасно дії, але крім картки ефективності складається таблиця аналізу використаного часу, яка ведеться в MS Excel. У першому стовпці зазначається дата, у другому вписується номер картки, якщо за день їх було заповнено більше однієї, потім розташовані стовпці, які відповідають завданням, на які було витрачено час. Стовпці групуються як в картці ефективності: справи категорії А (важливі), В та С (типові та рутинні завдання) і втрати. Потім необхідно підрахувати в заповненій картці кількість галочок і внести в таблицю аналізу використаний час.

Таблиця 2.1

Заповнений бланк аналітики АВС-хронометражу

4. Корисна повнота інформації. У методі АВС- хронометражу введено ряд спрощень: розукрупнення важливих і укрупнення рутинних завдань; розгляд цілого комплексу завдань категорії «важливо», а також категорії В і С об'єднаних в комплекс. І ще необхідно відзначити, що таблиця аналітики дозволяє розглядати діяльність людини в ретроспективі.

2.4. Облік часу в Excel А. Федорова

Автор пропонує представленим нижче способом розкреслити лист в Excel для зручного обліку часу протягом дня. Як видно з рис. 2.3, кожну годину необхідно розбити на 4 графи, тобто точність обліку часу складає 15 хвилин, так як, на думку автора, велика точність робить незручним ведення обліку, менша - допускає занадто великі втрати обліку часу.

Необхідно заповнювати інтервали витраченого часу, а з метою спрощення обчислень використовується цифра 1, і за допомогою введених у відповідні графи формул Excel автоматично розрахує час, витрачений на той чи інший вид діяльності.

Згодом від таблиці залишаються короткі резюме витраченого часу, які дозволяють розумно оцінити який час було витрачено, і вивести середнє за підсумками тижня або місяця, а також зробити висновки про необхідність приділити тому чи іншому виду діяльності більше чи менше часу.

Рис. 2.3. Щоденний облік часу за А. Федоровим

2.5. Фотографія робочого тижня

Суть представленої методики полягає в наступному: необхідно вести щоденні записи абсолютно всіх справ за тиждень з докладним описом робочого дня, із зазначенням початку і завершення будь-якого виду діяльності. Потім після збору необхідної інформації приступають до її аналізу: групують виконані дії і привласнюють їм певні коди. Треба відзначити, що класифікувати справи можна таким чином: за виконуваними функціями (контакти з клієнтами - дзвінки (З), переговори (Пр), листи (Л)); за ефективністю витраченого часу (робочий час (Роб), паузи і перерви (Пер), неробочі розмови (Роз), відпочинок (В)); витрачений час також ділиться за пріоритетами: витрачений на головні завдання (1), на поточну роботу (2) і не важливу (3).

Фотографія робочого тижня наочно показує, на що саме витрачається час і скільки його витрачається, а також оцінюються отримані показники, чи є вони оптимальними для ефективної роботи.

Рис. 2.4. Графік фотографії робочого тижня