Принцип часу В.Парето

- знати основні види діяльності менеджера;

- зрозуміти принципи раціональної організації праці в діяльності сучасних підприємств;

- навчитися організовувати сприятливий режим і умови праці для своїх підлеглих;

- розібратися, що таке культура управлінської праці і визначити її місце у житті сучасної людини;

- вміти розрізняти показники ефективності діяльності менеджера та використовувати їх за потреби;

- володіти технікою організації особистої роботи;

- вміти розрізняти і використовувати методи управління ресурсом активності і працездатності;

- навчитися визначати особистий потенціал даного ресурсу у людини;

- дізнатися основні комплекси вправ для підтримки здорового способу життя.

Опорний конспект лекцій з теми

1. Види діяльності менеджера

• робота з іншими людьми в організаціях для досягнення організаційних цілей та економічного успіху;

• служіння цілям організації, підпорядкування вищим інстанціям;

• вивчення попиту та пропозицій на ринку;

• планування діяльності організації;

• комунікація (встановлення і розвиток взаємодії між персоналом, іншими установами та організаціями);

• пошук і використання необхідних засобів і ресурсів для найкращого досягнення основних цілей організації;

• розробка бізнес-плану і контроль над його реалізацією;

• керівництво (доведення інструкцій і повноважень), організація та оцінка роботи підлеглих;

• контроль за виконанням завдань;

• участь у процесі прийому і підбору, допомога в професійно-кваліфікаційному зростанні працівників;

• проведення переговорів, бесід з клієнтами;

• проведення презентацій.

2. Основні принципи раціональної організації праці

Раціоналізація управлінської праці передбачає створення таких умов, при яких кінцева мета управління досягається найменшими витратами праці. Вона спрямована на використання в процесі праці останніх досягнень науки і техніки менеджменту, а також передового управлінського досвіду. В основі раціональної організації управлінської праці лежать певні принципи:

1. Комплексність. Проблема організації управлінської праці повинна вирішуватися всебічно, з урахуванням усіх аспектів управлінської діяльності. Принцип комплексності передбачає, що організація управлінської праці розвивається не по одному напрямку, а за їх сукупністю, стосується не одного працівника, а всього управлінського колективу.

2. Системність. Якщо принцип комплексності виражає вимогу повноти розгляду об'єкту в усіх напрямках, то принцип системності припускає їх взаємне узгодження, усунення протиріч. У результаті такого підходу створюється система організації праці, в рамках якої всі її складові частини взаємно узгоджені і діють в інтересах ефективного функціонування всієї системи

3. Регламентація. Це встановлення і суворе дотримання певних правил, положень, вказівок, інструкцій, нормативів та інших документів, заснованих на об'єктивних закономірностях розвитку системи управління. При цьому виділяється коло питань, що підлягають жорсткій регламентації, для яких потрібні лише рекомендації.

4. Спеціалізація. Вона полягає в закріпленні за кожним підрозділом певних функцій, робіт і операцій з покладанням на них повної відповідальності за кінцеві результати діяльності в процесі управління. При цьому слід мати на увазі, що існують межі спеціалізації, які не можна переступати, щоб не стримувати творче зростання працівників, не впливати негативно на змістовність їхньої праці.

5. Стабільність. Трудовий колектив повинен працювати в умовах стабільності його складу, функцій і завдань, що вирішуються колективом. Це не виключає динаміки у розвитку колективу. Важливо, щоб зміна змісту і складу задач було обумовлено об'єктивно необхідними потребами і відбувалося на строго науковій основі.

6. Цілеспрямована творчість. Вона полягає в досягненні двох взаємозалежних цілей: забезпечення творчого підходу при проектуванні і впровадженні передових прийомів праці і максимальне використання творчого потенціалу управлінських працівників у їх повсякденній діяльності

Кожен з розглянутих принципів має самостійне значення. Разом з тим вони доповнюють один одного, розкриваючи різні способи загального підходу до організації управлінської праці.

3. Сприятливий режим і умови праці

Продуктивність управлінської праці знаходиться в прямій залежності від стану робочих місць і умов, в яких трудиться менеджер. Значення розглянутої проблеми підсилюється у зв'язку з появою нових організацій ринкового типу, коли відбуваються суттєві якісні зміни в системі управління економічними і соціальними процесами.

Раціональна організація робочого місця менеджера забезпечує створення в управлінській діяльності максимальних зручностей і сприятливих умов праці, підвищує змістовність роботи. В даний час розроблено більше 5 тис. типових проектів організації робочих місць для різних категорій адміністративно-управлінського персоналу. В їх основі лежать принципи, представлені на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Принципи організації праці керівника

Система обслуговування робочого місця менеджера в даному випадку повинна мати різні засоби зв'язку і автоматизовану систему інформації. У практику управління широко впроваджується автоматизоване робоче місце керівника. У своєму складі автоматизоване робоче місце, як правило, має персональний комп’ютер, календар, діалогові пристрої, електронний щоденник, калькулятор, засіб для створення та зберігання особистої та службової кореспонденції, систему контролю за виконанням доручень.

Крім принципів організації робочих місць апарату управління необхідно дотримуватися ряду економічних, ергономічних і естетичних вимог до нього:

матеріальна і моральна зацікавленість. Менеджер повинен сформувати систему мотивів, які спонукають співробітників систематично покращувати режим та умови їх праці.

зручність меблів. Завдання полягає в тому, щоб вибрати габарити і форму меблів з урахуванням антропометричних даних особистості і зручно розмістити її на робочому місці.

наявність засобів оргтехніки. Робоче місце має бути обладнане відповідною оргтехнікою, а отже, створена технологія ефективного її використання

сприятливі санітарно-гігієнічні та естетичні умови праці. У приміщенні повинні бути оптимальними температурний режим, освітлення, вологість повітря, колір стін, меблів та ін.

раціональний режим праці та відпочинку. Ненормований робочий день менеджера робить необхідним встановлення йому гнучкого графіка виходу на роботу з урахуванням стомлюваності людини.

На основі детальних спостережень було встановлено чергування періодів вищої працездатності і стомлення управлінських працівників протягом робочого дня.

Працездатність людини змінюється протягом робочого дня і може бути розділена на три фази. Тривалість першої фази (фаза впрацювання) залежно від виду праці коливається від декількох хвилин до однієї години. На завершення цієї фази організм працівника переходить у так званий «стійкий стан», який характеризується найвищою для даного індивіду ефективністю і стійкістю. Тривалість цієї фази залежить від інтенсивності праці, умов зовнішнього середовища і суб'єктивного ставлення людини до своєї роботи.

Як правило, через 3-4 години працездатність починає знижуватися, увага розсіюється, рухи сповільнюються, зростає кількість помилок. Зазвичай до цього періоду пристосовують обідню перерву. Після обідньої перерви організм знову проходить через фазу впрацювання.

4. Культура управлінської праці

Серед основних елементів менеджменту одним з найбільш яскравих є управлінська культура.

Слово «культура» буквально означає виховання, освіту, розвиток. У широкому сенсі термін «управлінська культура» вживається задля характеристики організаційно-технічних умов і традицій управління, професійного і морального розвитку менеджера. У вузькому значенні культура управлінської праці може трактуватися як службова етика керівника. Осмислюючи викладене, управлінську культуру можна представити як сукупність типових для менеджера цінностей, норм, точок зору та ідей, які свідомо формують зразок його поведінки.

Нові умови господарювання, підвищення освітнього рівня та зрілості менеджерів дали потужний поштовх розвитку управлінської культури. Управлінські служби не тільки докорінно змінили ставлення до управлінської культури, а й зайняли активну позицію у формуванні, зміні та використанні її як фактору підвищення конкурентоспроможності, ефективності виробництва і управління організацією.

Специфіка культури управлінської праці полягає в тому, що в її основі лежать певні норми, які мають суворо дотримуватися менеджером. Найбільш важливі з них:

1. Юридичні норми управлінської праці, які відображені в державно- правових нормативних актах. Культура менеджера в цьому сенсі полягає в знанні та виконанні юридичних норм;

2. Моральні норми - регулюють поведінку менеджера в області моральності та моралі;

3. Організаційні норми - встановлюють структуру організації, склад і порядок діяльності функціональних підрозділів та їх керівників; правила внутрішнього розпорядку та інші норми організаційного плану, прийняті в організації;

4. Економічні норми - регулюють економічну діяльність організації.

Є й інші види норм (технічні, естетичні тощо), які певним чином формують управлінську культуру. Зрештою утворюється сукупність елементів, за якими атестуються діяльність менеджера в рамках культури управлінської праці (рис. 3.2).

Особиста культура включає в себе рівень кваліфікації; етичне виховання, особисту гігієну і зовнішній вигляд; форму звернення до підлеглих та ін.

Рис. 3.2. Основні елементи культури управлінської праці

Раціональний розподіл робочого часу не існуєбез чіткого уявлення про те, що менеджер робить, коли він це робить, скільки часу витрачає на різні види робіт. Йдеться про суворе планування особистої роботи за наступними напрямками: робота з документами; робота з кадрами; вирішення соціально-економічних питань; вирішення комерційних питань; наради, переговори; непродуктивні витрати часу.

Культура змісту робочого місця. Окремі менеджери вважають, що в процесі роботи необхідно, щоб все знаходилося «під рукою», і з цією метою на робочий стіл викладають всю наявну документацію. При такому підході трудовий процес сильно ускладнюється: зменшується робоча площа столу; важко зосередитися на одній справі; погіршуються санітарно-гігієнічні умови; легко втратити потрібні в даний момент документи. Слід вважати ідеальним такий порядок на робочому столі, коли на ньому знаходяться лише потрібні для роботи документи.

Культура проведення масових заходів. Йдеться насамперед про культуру проведення різного роду нарад, переговорів і бесід.

Культура прийому відвідувачів. Вона передбачає дотримання правил і вимог при прийомі працівників як за особистими, так і по службових питаннях.

Деякі керівники вважають, що двері їхніх кабінетів відкриті для відвідувачів у будь-який час, коли вони на місці. Такий підхід виправдовує себе, якщо керівник має у своєму підпорядкуванні лише кілька людей. Інші встановлюють для прийому певні дні та години. Якщо керівник з якихось причин не може проводити прийом, то це не означає, що прийом слід перенести на інший час. Прийом повинен здійснювати будь-хто інший (як правило, один із заступників).

Культура в роботі з листами. Сюди входять обов'язкова реєстрація листів, визначені терміни їх розгляду, персональна відповідальність керівника за своєчасне і правильне реагування на них, обов'язкова відповідь на кожен лист.

Культура мови. Близько 80% робочого часу менеджера пов'язано з контактами з людьми. Тому вміння говорити (спілкуватися) є важливою складовою частиною культури праці менеджера.

Організаційна культура керівника. Вона визначає ступінь володіння знаннями теорії управління, методами організаторської роботи, досвід, навички, вміння здійснювати різноманітні організаційні процедури, які складають значну питому вагу в структурі робочого часу менеджера. До числа організаційних процедур можна віднести підбір і розстановку кадрів, роботу з кадрами; розробку організаційних норм і нормативів, планів особистої роботи; постановку завдань і доведення їх до виконавців, контроль виконання та ін.

5. Ефективність діяльності менеджера

Ефективність управління – це характеристика ступеню керованості організації, швидкості і форми її реагування на прийняті менеджером управлінські рішення; ступінь досягнення керуючим органом поставлених цілей і запланованих результатів.

Ефективність управління обумовлена: управлінським потенціалом менеджменту (професійними й особистими характеристиками менеджерів); організаційною структурою управління; схемами функціонуючих в організації комунікативних процесів; стилем керівництва організацією; технологією управління (сукупність функцій, методів і форм управлінського впливу); організаційною культурою; соціально-психологічними факторами.

Основні підходи до оцінки ефективності менеджменту:

Економічні - припускають співвідношення результатів господарської діяльності організації і витрат ресурсів на управління (наприклад, отриманого прибутку і витрат на управління).

Соціальні - орієнтують на врахування соціальних результатів управлінської діяльності (наприклад, морально-психологічний клімат, згуртованість трудового колективу, ритмічність у роботі, відсутність деструктивних конфліктів та ін.)

Показники, що використовуються при оцінках ефективності апарату управління та його організаційної структури, можуть бути розбиті на наступні три взаємопов'язані групи.

1. Група показників, що характеризують ефективність системи управління, виражаються через кінцеві результати діяльності організації та витрати на управління. При оцінці ефективності на основі показників, що характеризують кінцеві результати діяльності організації, в якості ефекту, обумовленого функціонуванням або розвитком системи управління, можуть розглядатися обсяг (збільшення обсягу випуску продукції), прибуток (збільшення прибутку), собівартість (зниження собівартості), обсяг капітальних вкладень (економія на капітальних вкладеннях), якість продукції, терміни впровадження нової техніки і т.п.

2. Група показників, що характеризують зміст і організацію процесу управління, в тому числі безпосередні результати і витрати управлінської праці. В якості витрат на управління враховуються поточні витрати на утримання апарату управління, експлуатацію технічних засобів, утримання будівель і приміщень, підготовку і перепідготовку кадрів управління, а також одноразові витрати на дослідницькі та проектні роботи в галузі створення і вдосконалення систем управління, на придбання обчислювальної техніки і інших технічних засобів, що використовуються в управлінні, витрати на будівництво.

При оцінці ефективності процесу управління використовуються показники, які можуть оцінюватися як кількісно, так і якісно. Ці показники набувають нормативний характер і можуть використовуватися як критерій ефективності та обмежень, коли організаційна структура змінюється в напрямку поліпшення одного або групи показників ефективності при незмінності інших. До нормативних характеристик апарату управління можуть бути віднесені наступні: продуктивність, економічність, адаптивність, гнучкість, оперативність, надійність.

Продуктивність апарату управління може визначатися, зокрема, як кількість виробленої організацією кінцевої продукції або обсяг виробленої в процесі управління інформації, що припадає на одного працівника, зайнятого в апараті управління.

Під е кономічністю апарату управління розуміються відносні витрати на його функціонування, що вимірюються з обсягами або результатами виробничої діяльності. Для оцінки економічності можуть використовуватися такі показники, як питома вага витрат на утримання апарату управління у вартості реалізованої продукції, питома вага управлінських працівників у чисельності промислово-виробничого персоналу, вартість виконання одиниці об'єму окремих видів робіт.

Адаптивність системи управління визначається її здатністю ефективно виконувати задані функції в певному діапазоні зміни умов. Чим відносно ширше цей діапазон, тим більш адаптивною вважається система.

Гнучкість характеризує властивість органів апарату управління змінювати свою роль в процесі прийняття рішень та налагоджувати нові зв'язки, не порушуючи впорядкованості відносин у структурі. В принципі гнучкість структури управління може оцінюватися за різноманіттям форм взаємодії управлінських органів, номенклатурою розв'язуваних підрозділами завдань, рівнем централізації відповідальності та іншими ознаками.

Оперативність прийняття управлінських рішень характеризує своєчасність виявлення і вирішення управлінських проблем, забезпечує максимальне досягнення поставлених цілей при збереженні стійкості налагоджених виробничих процесів.

Надійність апарату управління в цілому характеризується його безвідмовним функціонуванням. Якщо вважати якість визначення цілей та постановки проблем достатньою, то надійність апарату управління може відносно повно характеризуватися його старанністю, тобто здатністю забезпечувати виконання завдань в рамках встановлених термінів і виділених ресурсів.

3. Група показників, що характеризують раціональність організаційної структури та її техніко-організаційний рівень, які можуть використовуватися в якості нормативних при аналізі ефективності проектованих варіантів організаційних структур.

До них відносяться: рівень централізації функцій управління, прийняті норми керованості, збалансованість розподілу прав і відповідальності, рівень спеціалізації і функціональної замкнутості підсистем. Для оцінки ефективності управління важливе значення має визначення відповідності системи управління та її організаційної структури об'єкту управління.

Важливими вимогами, які повинні бути реалізовані при формуванні системи показників оцінки ефективності організаційної структури, є забезпечення структурно-ієрархічної відповідності показників системи цілям організації, здатність адекватного відображення динамічності керованих процесів, збалансованість і несуперечність показників. При оцінці ефективності окремих заходів щодо вдосконалення системи управління та її організаційної структури допускається використання не пов'язаних в єдину систему приватних показників. Основна вимога до їх вибору - максимальна відповідність кожного показника цільовій орієнтації заходу і повнота відображення досягнутого ефекту.

6. Техніка організації особистої роботи менеджера

6.1. Робота з документами і кореспонденцією

Документи і кореспонденція, в залежності від джерела ділиться на: вхідні та вихідні.

Вихідні документи є своєрідною візитною карткою організації. Внаслідок цього всі документи і вся кореспонденція повинна бути складена і написана грамотно. У процесі складання документа, ділового та іншого велику допомогу може надати комп'ютер. Для цього досить мати зразки ділових листів, документів і тільки вносити невеликі виправлення.

Складніша справа з вхідними документами. Залежно від розміру зростає кількість кореспонденції, на допомогу повинен прийти або спеціальний підрозділ, в обов'язки яких входить:

реєстрація кореспонденції, що надходить;

сортування залежно від призначення;

відбір документів, які адресовані менеджеру або знаходяться в його прямій компетенції.

сортування кореспонденції за ступенем важливості. Найбільш раціональним і прийнятним є сортування, що дозволяє менеджеру відразу оцінити ступінь важливості. Для цього можна, наприклад, розкладати кореспонденцію в спеціальні кольорові папки. На столі у менеджера повинен стояти спеціальний лоток для паперів з кількома відділеннями, в які він зможе класти кореспонденцію в залежності від важливості, виконавців та іншого. Менеджер, переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості, повинен поставити резолюцію.

Зберігати документи в кабінеті менеджера немає ніякої необхідності і тому в обов'язки секретаря або спеціального відділу ставиться ведення архіву. Збережені документи повинні бути класифіковані за певними ознаками, за якими їх легко було б знайти. З впровадженням комп'ютерів завдання зберігання документів можна перекласти, це заощадить час на їх пошук і місце.