Журнал часу

Ще однією формою обліку тимчасових витрат є журнал часу, в якому пропонується розбити кожен день тижня на 15-хвилинні проміжки. Після закінчення кожної години необхідно фіксувати виконану роботу, попередньо віднесену до того чи іншого виду діяльності. Даний журнал ведеться кілька тижнів, де відзначається, як витрачається робочий час, уникаючи оцінок і аналізу ситуації.

Потім по завершенні спостереження аналізуються всі отримані дані.

Таблиця 2.3

Аналіз даних журналу часу

Внаслідок проведеного аналізу стане зрозуміло, скільки часу займає вирішення головних завдань, а скільки - другорядних; які види діяльності віднімають значну частину дня і чи можна їх скоротити; чи можна частину роботи делегувати, і багато іншого.

2.8. Аналіз щоденних перешкод часу

До перешкод часу відносяться: телефонні розмови, неорганізований обмін інформацією між відділами, невміння слухати інших, колеги, що відволікають від роботи колеги, технічні проблеми з комп'ютерами, глобальна мережа Інтернет, чаювання і перекури, бюрократія, недосконалість організаційного планування, прагнення все зробити відразу і багато іншого - загалом, все те, що заважає ефективно працювати.

Для боротьби з ними необхідно проводити щоденний аналіз, а саме перераховувати перешкоди, при цьому зазначаючи, скільки часу вони відняли у Вас. В стовпець «зовнішні причини» заносяться об'єктивні, не залежні від дій причини виникнення перешкоди - описуються розгорнуто і максимально точно, наприклад, якщо це відвідувач, то вказати хто саме (П.І.Б.), з якого питання.

У стовпці «внутрішні причини» описуються суб'єктивні, безпосередньо пов'язані причини виникнення перешкод, наприклад такі стани, як апатія, втрата інтересу до роботи, неуважність тощо.

У стовпчик «ідеї» вписуються зауваження, міркування, пов'язані з тим, як можна позбутися перешкод, краще організувати власну роботу, змінити характер спілкування з різними людьми.

Потім необхідно оцінити важливість перешкод за певний час.

Таблиця 2.4

Бланк підсумкової оцінки перешкод за обліковий період

У стовпці «катастрофічність» у відсотках оцінюється ступінь негативних наслідків для роботи (100 % означає, що діяльність неможлива, повністю зруйнована перешкодою). У стовпець «причини» записуються найчастіші за певний період зовнішні та внутрішні причини, що призводять до виникнення конкретної перешкоди. І нарешті, в стовпці «усунути» цифрою вказується черговість усунення кожної перешкоди.

Потім необхідно підібрати ефективні методи боротьби з перешкодами, і починати вдосконалювати робочий час.

3. Методи управління своїм часом

Управління часом - здатність, яку багато хто починає розвивати лише з необхідності, хоча в більшості випадків виявляється, що досить важко позбутися від «поганих звичок» і використовувати цей цінний навик на 100 %. Виділивши додатково час на детальне вивчення методів, принципів, способів і прийомів розвитку навичок управління часом, ви напевно досягнете значних позитивних результатів.

Необхідно відзначити, що ефективним управлінням власним ресурсом часу люди почали цікавитися досить давно. Умовно історизм розвитку управління часом можна представити у вигляді чотирьох послідовних етапів.

Перший етап характеризується спробами впорядкувати, систематизувати все, що вимагає витрат часу і сил, за допомогою записок, пам'яток і т.д.

На другому етапі з'являються найрізноманітніші календарі, щоденники, ділові щоденники як перші спроби планування подій і своєї діяльності в майбутньому.

Третій більш сучасний етап управління часом характеризується ідеєю про розстановку пріоритетів, а також порівняння значущості різних справ. Крім щоденного планування активно починають використовуватися прийоми і способи постановки проміжних цілей, вводиться довгострокове і середньострокове планування.

У теперішній час, на четвертому етапі, стало цілком очевидним, що акцентувати увагу необхідно на розвитку навичок з управління собою, плануванні не тільки дій і витрат часу, а на досягненні конкретних результатів. Іншими словами, треба не тільки намагатися бути більш організованими і краще розподіляти ресурси, а слід почати шанобливо, по-новому мислити про час. Наприклад, при управлінні ресурсом часу слід було б виходити як з принципу ефективності (використання часу має відповідати основним принципам), так і з принципу розумності (зробити більше за рахунок скорочення втрат часу). До управління часом необхідно підходити цілісно, враховуючи як емоційну та інтуїтивну, так і інтелектуальну та раціональну природу людини. Краще рішення - це творче управління з урахуванням душевного стану, переконань та індивідуальних особливостей.

Можливості ефективного розпорядження часом можна представити у вигляді наступної схеми управління часом:

1) постановка мети - час економить висока мотивація, усунення слабких сторін, виділення переваг, фіксація строків і найближчих кроків;

2) планування - час можна заощадити на оптимальному розподілі тимчасових витрат по етапах проекту і на скороченні планових термінів виконання завдань;

3) прийняття рішень та встановлення пріоритету - час економить ефективна організація праці, вирішення першочергових проблем та впорядкування справ за термінами і ступенем важливості;

4) реалізація та організація - часом керують за допомогою концентрації на завданнях, використання особистих піків ефективної роботи, а також за допомогою створення ефективного індивідуального робочого стилю;

5) аналіз і контроль за виконанням результатів - контроль скорочення часу, якщо він супроводжується швидкою перевіркою результатів, що досягаються, дає позитивне відчуття «виконаного обов'язку»;

6) комунікація і робота з інформацією - час можна економити за рахунок прийомів раціонального або швидкого читання, вміння виділити головне в інформаційному блоці, побудувати важливі зв'язки, блокувати перешкоди відволікаючих факторів при ефективній організації зв'язків і переговорів.

Серед основних методів управління тимчасовим ресурсом, які сприяють вирішенню проблеми щодо ефективного і розумного управління своїм часом, можна назвати систему управління часом Б. Франкліна, матрицю пріоритетів Д. Ейзенхауера, тимчасовий принцип В. Парето, систему АБВ - аналізу, метод «Альпи». Розглянемо їх докладніше.

Система управління часом Бенджаміна Франкліна заснована на базових принципах класичної системи управління часом, які передбачають, що будь-яка глобальна задача, що стоїть перед людиною, ділиться на підзадачі, а ті в свою чергу - на ще більш дрібні підзадачі. Візуально цей процес можна представити у вигляді багатоступінчастої піраміди, а застосування системи - як процес поетапного зведення цієї піраміди.

Рис. 2.5. Система Б. Франкліна

Перераховані вище плани не є чимось постійним, їх рекомендується регулярно переглядати і коригувати (наприклад, план на день - на протязі дня; короткострокові плани - з періодичністю 1-2 тижні; довгострокові - не рідше одного разу на 4-6 місяців; генеральний план і глобальна мета - 1 раз на рік).

Більшість людей, що застосовують систему Б.Франкліна, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок більш ефективного управління часом, так і за рахунок чіткого планування самої діяльності. На закінчення хотілося б звернути увагу на те, що використання даного методу не вступає в протиріччя з застосуванням інших методів. Навпаки, одночасне використання системи Франкліна і, наприклад хронометражу, може бути подвійно ефективно, тому що дозволить поглянути і «вперед» і «назад».

Метод Дуайта Ейзенхауера. Метод, запропонований президентом США, генералом Дуайтом Ейзенхауером, є досить простим допоміжним засобом, особливо для тих випадків, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.

Залежно від терміновості і важливості Д. Ейзенхауер запропонував чотири пріоритетності справ (табл. 2.5). Важливість справи визначається тим, наскільки результат її виконання впливає на роботу, а терміновість - наскільки оперативно планується виконати це завдання. І хоча справи мають тенденцію міняти ступінь своєї терміновості і важливості, але на якийсь певний момент можна визначити ці показники для себе.

Таблиця 2.5

Матриця пріоритетів Д.Ейзенхауера

Розглядаючи представлену матрицю, хотілося б відзначити, що до термінових і важливих справ (1) відносяться справи, несвоєчасне виконання яких призведе до значного збитку для всієї подальшої роботи. За них слід братися негайно і виконувати самому. Успішні люди займаються справами такої категорії на тій стадії, коли вони вже важливі, але ще не термінові, - тоді можна користуватися допомогою інших людей, планувати час та ін.

Менш термінові і важливі завдання (2), як правило, можуть почекати. Труднощі тут виникають тоді, коли завдання рано чи пізно перетворюються на термінові. Тому повинна існувати можливість перегляду ступеню важливості цього типу і повне або часткове доручення іншим співробітникам. За керівником залишається тільки контроль термінів вирішення задач даної групи. Саме ці справи зазвичай дають найбільшу віддачу, якщо планувати свою кар'єру і успіх.

Термінові і менш важливі справи (3) потрапляють під категорію небезпеки «поспіху», і в результаті існує ризик цілком віддатися вирішенню конкретного завдання, тому що воно термінове. Якщо завдання є не настільки важливим, то воно повинно бути в будь-якому випадку делеговане, оскільки для його виконання не потрібно яких-небудь особливих якостей. Поряд з тим, ви можете сприяти мотивації в роботі і кваліфікації своїх підлеглих, довіряючи їм відповідальні справи.

Менш термінові і менш важливі завдання (4) дуже часто «осідають» на письмовому столі. Від завдань несуттєвих і нетермінових слід утримуватися, частіше вдаючись до кошику для паперів. Пастка, в яку потрапляє більшість людей, полягає в тому, що вони займаються в основному справами третьої і четвертої категорії, в той час як не справляються зі справами першого і другого типу. Часто це відбувається тому, що справи типу (3) і (4) зробити простіше і їх результати виявляються відразу наочними, що психологічно зміцнює людину в підтвердженні власної ефективності.

Послідовно застосовуючи в практиці професійної діяльності роботи метод Д. Ейзенхауера, керівник може значно підвищити продуктивність, і результативність своєї роботи.

Метод управління часом В. Парето. Наступний метод управління часом був запропонований італійським економістом Вільфредо Парето. Відомі також і інші назви даного методу – «правило 80/20», «принцип найменших зусиль», «золоті пропорції планування часу». У загальному вигляді основну ідею можна сформулювати так: усередині групи або множини окремі малі частини виявляють набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх відносній питомій вазі в групі.

В. Парето встановив, що люди в соціумі діляться на тих, кого він назвав «впливовою меншістю» і «тривіальною більшістю». «Впливова меншість» становить 20 % населення, в той час як на його частку припадає 80% всього багатства. Пізніше він виявив, що практично будь-яка сфера діяльності в економіці підпорядковується знайденому їм принципом. Парето продемонстрував його дію на безлічі прикладів. Так, принцип встановлює, що 20% виробленої роботи забезпечують 80% отриманих результатів.

У кожному разі, поки не виконані завдання з головних (20%), не варто братися за виконання завдань з категорії другорядних (80%). Ефективні та успішні люди навчилися починати роботу з самого важливого і значимого завдання, що стоїть перед ними, в результаті вони завжди досягають більшого, ніж інші, і частіше супроводжує успіх.

Дію методу В. Парето можна представити у вигляді табл. 2.6, де зафіксовано основний принцип тимчасового менеджменту. Згідно представленої теорії можна зробити висновок стосовно до робочої ситуації керівника: за перші 20% часу досягається 80% результатів, інші ж 80% витраченого часу приносять лише 20% загального підсумку.

Таблиця 2.6