Учет численности работников и отработанного времени. Документальное оформление и учет выработки рабочих.

Движение личного состава работников предприятия оформляется первичными документами формы которых организации определяют самостоятельно:

- приказом (распоряжением) о приеме на работу;

- приказом (распоряжением) о переводе на другую работу;

- приказом (распоряжением) о предоставлении или запиской о предоставлении отпуска;

- списком на предоставление отпуска по форме;

- приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора; и др.

На каждого принятого работника заполняют Личную карточку, на руководящих работников и специалистов — дополнительно Личный листок учета кадров.

Впервые принятому работнику оформляют трудовую книжку. Трудовые книжки хранятся на предприятии и выдаются на руки работникам в день их увольнения.

Ведение трудовых книжек осуществляется на основании Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утв. Постановлением Министерства труда РБ 09.03.1998 № 30 (в редакции постановления Министерства труда Республики Беларусь 11.05.2000 № 72)

Каждому принимаемому на предприятие работнику присваивается табельный номер, который указывается в табеле учета рабочего времени и во всех документах по заработной плате.

Для более полного учета в должностных окладах различий в уровне квалификации, сложности и ответственности выполняемых работ, повышения заинтересованности в росте профессионального мастерства и качества труда применяется категорирование специалистов.

Квалификационная категория отражает степень фактической квалификации специалиста, его деловые качества, умение самостоятельно, творчески выполнять порученную работу. Квалификационную категорию и оклады специалистам устанавливает наниматель на основе рекомендаций аттестационной комиссии и всесторонней оценки их деловых качеств. Различают списочный и несписочный состав работников.

В списочный состав работников предприятия включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную работу на срок один день и более со дня зачисления их на работу (принятые на работу с ис­пытательным сроком включаются в списочный состав с первого дня выхода на работу).

К несписочному составу относятся работники, выполняющие работы по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договора подряда); привлеченные для выполнения разовых работ; принятые на работу по совместительству с других предприятий; направленные на учебу в вузы и техникумы с отрывом от производства и получающие стипендию за счет предприятия, и другие.

В отчетности по труду весь персонал предприятия делится на две группы — занятый в основной и неосновной деятельности.

В промышленности к персоналу основной деятельности (его называют промышленно-производственным) относятся работники основных и вспомогательных цехов, подсобных производств (лесозаготовки, торфоразработки, карьеры, тарные цехи), производств строительных материалов, транспортных цехов, узлов связи, заводоуправления, ведомственной охраны и т.п., а также научно-исследовательских, конструкторских, проектно-конструкторских, и других организаций, находящихся на балансе предприятия.

К персоналу неосновной деятельности относятся работники: жилищно-коммунального хозяйства; редакций газет и радиовещания; обслуживающих медицинских учреждений; оздоровительных учреждений, учреждений физической культуры, туризма; учебных заведений и курсов; учреждений дошкольного воспитания и др.

В зависимости от выполняемых функций персонал предприятий подразделяется на рабочих и служащих. Из состава служащих выделяют руководителей (работники, занимающие должности руководителей предприятия и их структурных подразделений, их заместители, главные специалисты — главный инженер, главный технолог, главный экономист и др.) и специалистов (персонал, занятый подготовкой производства, инженерно-техническими и другими работами, — бухгалтеры, экономисты, юрисконсульты и др.).

Оперативный учет работников возлагается на отдел кадров, а на малом предприятии — на лицо, которому данная работа поручена руководителем.

Оперативный учет использования рабочего времени ведут в Табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы или Табеле учета использования рабочего времени.

Табеля оформляют табельщики, начальники цехов, мастера, бригадиры и другие лица, которым поручено ведение табельного учета в каждом из структурных подразделений предприятия. В табелях работники группируются по их категориям (рабочие, руководители, специалисты), а внутри категорий — по алфавиту или в порядке табельных номеров.

По каждому работнику в табеле ежедневно отмечают количество фактически отработанных часов, в том числе ночных, сверхурочных, простоев, неявок (по причинам), недоработанных часов (по причинам). Табель может заполняться методом сплошной регистрации или же путем фиксации в нем отклонений (неявок, сверхурочных, недоработок и т.п.). При этом рабочие дни в табеле отмечают дробью: в числителе — фактически отработанное количество часов, а в знаменателе — число неотработанных, сверхурочных, ночных часов с указанием буквенного или цифрового кода причины (Н — ночные часы работы, С - сверхурочные часы, ОП — опоздания, УХ — преждевременный уход с работы и т.д.). Целосменные невыходы или потери рабочего времени отмечаются одной буквой: В — выходные и праздничные дни, К — служебные командировки, О — трудовые и дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством, Б — временная нетрудоспособность и т.д. Коды использования рабочего времени являются типовыми, они приведены в Инструкции по статистике численности работников и заработной платы.

Для оформления выдачи заработной платы за первую половину месяца в табелях подсчитываются итоги за первую половину месяца, и они передаются в бухгалтерию. По истечении месяца табеля закрываются, т.е. в них по каждому работнику (и в целом по табелю) подсчитываются: отработанные дни и часы (в том числе сверхурочные, ночные и др.), дни неявок по причинам, недоработанные часы по причинам и другие показатели. Табель подписывают: лицо, его составившее, и начальник цеха, отдела, участка. После этого его передают в бухгалтерию. По данным табелей работникам начисляют заработную плату, проводят анализ использования рабочего времени на предприятии, составляют установленную отчетность по труду, исчисляют ряд показателей, отражаемых в отчетности по труду.

В зависимости от отраслевой принадлежности, применяемых форм и систем оплаты труда, особенностей технологии и организации производства и других факторов на предприятиях применяются различные формы первичных документов по труду и заработной плате.

Наиболее широко распространены: табель, наряд на сдельные работы, маршрутный лист, рапорт о выработке (накопительный), рапорт о выработке бригады, список лиц, работавших сверхурочно, листок учета простоев, листок на доплату и др.

Наряды оформляют в зависимости от характера работы на одного рабочего или на бригаду, на одну смену или на срок до одного месяца и используют обычно в индивидуальных и мелкосерийных производствах при выполнении различных неповторяющихся работ (операций). На оборотной стороне наряда или же в табеле-расчете производится распределение заработка между работниками бригады, если наряд оформлен на бригаду. Наряд выписывают мастера, производители работ и другие должностные лица до начала работы на основании технологических карт. Эти же лица вместе с контролером ОТК принимают выполненные работы, отмечают в наряде количество годных и бракованных деталей и подписывают его при закрытии.

Маршрутный лист применяют в серийных производствах при обработке деталей отдельными партиями. На каждую такую партию оформляют маршрутный лист с указанием в нем наименования детали, количества штук в партии, наименования операций (в последовательности обработки деталей), фамилий и табельных номеров рабочих, количества деталей, выданных в работу по каждой операции и принятых. Если к концу месяца обработка деталей на операциях, поименованных в маршрутном листе, не закончена, то на дальнейшую их обработку в следующем месяце открывают дополнительный маршрутный лист, о чем делается отметка в основном маршрутном листе. Применение маршрутного листа позволяет осуществлять контроль за движением деталей в производстве и их сохранностью.

При обработке партии деталей в одном расчетном периоде маршрутный лист может использоваться в качестве первичного документа для начисления заработной платы. В случае обработки партии деталей в двух и более расчетных периодах применяются маршрутные листы в сочетании с отрывными талонами к ним или со сменными рапортами о выработке и начисленной заработной плате.

Рапорт о выработке (накопительный) применяют для обобщения выработки и начисления заработной платы рабочему или бригаде в массовых и крупносерийных производствах при выполнении различных периодически повторяющихся операций. В рапорте ежедневно отмечают выработку годных и бракованных деталей по каждой из операций, а в конце месяца подсчитывают общее их количество и по сдельной расценке начисляют заработок. На оборотной стороне рапорта приводятся необходимые данные для распределения бригадного заработка — об отработанных часах каждым рабочим, его разряде и другие.

Рапорт о выработке бригады применяется на предприятиях с массово-поточным характером производства при бригадной организации работ, наличии возможности совмещения операций и оплате труда по суммарной расценке за изделие (деталь, узел). В рапорте ежедневно отмечают количество выданных в работу и принятых годных и забракованных изделий, производится расчет бригадного заработка и заработка каждого члена бригады, указывается переходящий задел изделий в бригаде на начало и конец месяца (только по количеству — в контрольных целях). Рапорт о выработке бригады используется на предприятиях с массово-поточным характером производства, когда за каждым рабочим закреплена определенная операция, а заработок рабочего определяется исходя из количества изделий (деталей, узлов), принятых на конечной операции, и сдельной расценки по соответствующей операции. При этом замена рабочих основного состава бригады отражается в ведомости отклонений от списка закрепления рабочих, а их заработок уменьшается на сумму заработной платы, начисленной заменявшим рабочим.

Листок на доплату оформляют к соответствующему рапорту, наряду в связи с отступлением от нормальных условий работы — несоответствием размера обрабатываемых заготовок, оборудования, инструментов, материалов и т.п., предусмотренным технологическим процессом. Листок выписывают на каждый вид доплат.

Листок учета простоев предназначен для начисления заработной платы рабочему за время простоя не по его вине. В нем отмечают время начала, окончания и продолжительность простоя, сумму к оплате, шифр причины и виновника простоя, шифр затрат и другие показатели.

Список лиц, работавших сверхурочно, оформляют на тех работников, которые привлекаются для сверхурочных работ. В нем указывают фамилии и инициалы работников, их разряды, табельные номера, количество сверхурочно отработанных часов, сумму доплаты и другие данные. Наряду с подписанием списка должностными лицами его визирует представитель профсоюзного комитета (по строке " согласовано").

Дополнительные операции, не предусмотренные технологическим процессом, оформляют нарядом на сдельную работу с красной полосой по диагонали или же со штампом «Дополнительные операции».

На исправление брака, не по вине рабочего, выписывают наряд с проставлением штампа «Исправление брака».

Кроме перечисленных документов организации могут использовать и другие формы первичных документов или их видоизмененный автоматизированный вариант.