Подготовка к проведению инвентаризации

В подготовительный период к проведению инвентаризации медицинского имуще­ства в каждой воинской части проводятся работы, основной целью которых является облегчение ее проведения.

В частности, заканчивается и документально оформляется прием медицинского имущества, поступившего перед инвентаризацией. В воинских частях из аптек вы­дается медицинское имущество в подразделения с расчетом их обеспечения на период инвентаризации, а на медицинских складах завершается годовое снабжение и досылка имущества по плану снабжения текущего года. При необходимости в аптеку воинской части из подразделений сдаются ненужные и неиспользуемые пред­меты медицинского имущества.

Медицинское имущество систематизируется по учетным признакам и располага­ется в порядке, обеспечивающем быстрое и точное снятие остатков. Подготовитель­ные работы проводятся также с учетными документами. Так, заканчивается обработ­ка всех первичных учетных документов, и производятся соответствующие записи о движении медицинского имущества в книгах и карточках учета.

Подводятся итоги по движению медицинского имущества за период от после­дней плановой инвентаризации. Итоги подчеркиваются чертой (годовые - двумя чер­тами) и заверяются подписью лиц, ведущих учет медицинского имущества. Пра­вильность подведения итогов обязательно проверяется лицами, ответственными за ведение учета медицинского имущества и заверяется ими своей подписью.

Обязательной является также сверка данных учета аптеки по основным средствам, малоценным и быстроизнашивающимся предметам медицинского имущества с дан­ными учета подразделений воинской части. Эта сверка проводится с лицами, ответ­ственными за ведение учета медицинского имущества в подразделениях (материаль­но ответственными лицами подразделений, начальниками подразделений). При обна­ружении расхождений в учете принимаются меры по уточнению учетных данных.

До начала инвентаризации все материально ответственные лица представляют председателю комиссии подписки о проведении всех учетных операций по приходу и расходу, а также об отсутствии в аптеке (подразделении, хранилище) неоприходованных или неописанных предметов медицинского имущества.

Комиссией, назначенной для проведения инвентаризации, разрабатывается план ее проведения с указанием в нем всех объектов, подлежащих инвентаризации, времени начала и окончания работы по каждому объекту, вопросов, подлежащих проверке, времени представления актов снятия остатков по каждому объекту, также акта инвентаризации на утверждение командиру воинской части. В плане можно предусмотреть выделение необходимого личного состава, привлекаемого к проведению инвентаризации. План проведения инвентаризации подписывается председателем внутренней проверочной комиссии, согласовывается с заместите­лями командира и начальником медицинской службы и утверждается командиром воинской части.

Перед началом инвентаризации командиром воинской части или назначенным им должностным лицом проводится инструктаж членов внутренней проверочной комис­сии о целях и задачах предстоящей инвентаризации, порядке работы комиссии, пра­вах, обязанностях и ответственности всех членов комиссии.

Затем организуется изучение порядка проверки качества, количества и сроков год­ности (хранения) медицинского имущества, особенностей инвентаризации наркотичес­ких, ядовитых и других средств, методики заполнения и оформления всех инвентариза­ционных документов. Членами инвентаризационной комиссии изучаются приказы, ди­рективы, уставы, положения и другие руководящие документы по работе с медицинс­ким имуществом, учету и отчетности. Изучаются также акты и материалы предыдущей инвентаризации, а при необходимости и акты последней проверки хозяйственной дея­тельности медицинской службы. Члены комиссии знакомятся с заключениями выше­стоящего органа военного управления медицинской службы по представленным воинс­кой частью отчетам и донесениям по вопросам обеспечения медицинским имуществом.

Комиссией подготавливаются инвентаризационные описи (ф. 401) по каждому объекту инвентаризации с внесением в них точных выверенных остатков имуще­ства, числящихся по учету. С целью сокращения времени на оформление инвента­ризационных описей разрешается использовать бланки отчетов-заявок наличия и потребности медицинской техники и имущества по ф. 14/мед с изменением наиме­нований граф в соответствии с графами инвентаризационной описи.

Одновременно подготавливаются, брошюруются, нумеруются и скрепляются печатью рабочие тетради (книги) в двух экземплярах для записей результатов ин­вентаризации по каждому проверяемому объекту. С началом инвентаризации эти тетради (книги) вручаются: один экземпляр - материально ответственным лицам, другой - членам внутренней проверочной комиссии.