Оформление результатов инвентаризации

Итоговые данные о наличии и качественном (техническом) состоянии медицинс­кого имущества по каждому объекту инвентаризации вносятся в графу 6 «Фактичес­кое наличие» инвентаризационной описи по ф. 401. Инвентаризационные описи оформляются по номенклатуре, закрепленной за каждым материально ответствен­ным лицом, отдельно.

Затем членами внутренней проверочной комиссии сличается фактическое нали­чие имущества с количеством, числящимся по учету, и выводятся недостачи и из­лишки имущества.

В случае обнаружения недостач материальных запасов медицинского иму­щества начальником медицинской службы воинской части (начальником отделе­ния медицинского снабжения отдельного медицинского батальона (роты) прово­дятся расчеты естественной убыли медицинского имущества по нормам, уста­новленным Руководством по хранению медицинской техники и имущества. Рас­четы естественной убыли прикладываются к инвентаризационным описям, Их можно также записать и в графе «Примечание» инвентаризационной описи по каждому отдельному наименованию недостающего медицинского имущества. Расчеты проводятся только по медицинскому имуществу, на которое установле­ны нормы естественной убыли (траты).

В случае выявления недостач, превышающих нормы естественной убыли, или недостач, на которые нормы естественной убыли не установлены, а также излишков имущества председатель комиссии обязан немедленно доложить об этом команди­ру воинской части для принятия мер.

На практике имеют место случаи, когда у одного и того же проверяемого лица обнаруживаются излишки и недостачи. В таком случае предусматривается взаим­ный зачет недостач и излишков, который может быть допущен только в отношении одной и той же группы медицинского имущества, если входящие в ее состав пред­меты имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки тары). Наиболее часто встречается пересортица лекар­ственных средств в ампулах различной емкости, бинтов различных размеров, от­дельных врачебно-медицинских предметов (зондов различных номеров, игл различ­ных размеров, скальпелей брюшистых и остроконечных и т.п.). О допущенной пере­сортице материально ответственные лица представляют подробные письменные объяснения, которые прикладываются к инвентаризационной описи.

При производстве зачета одноименных предметов, имеющих разную стоимость, зачет производится по количеству, а разница в стоимости недостающего имущества взыскивается с виновных установленным порядком на основании расследования и установления причин образования недостач и излишков. Категорически запрещает­ся производить взаимный зачет выявленных недостач излишками одноименного имущества, хранящегося у разных материально ответственных лиц.

Акты снятия остатков подписываются председателем и членами внутренней про­верочной комиссии, материально ответственными лицами, командирами (начальни­ками) проверяемых подразделений и утверждаются командиром воинской части. Подпись материально ответственных лиц свидетельствует о том, что имущество, поименованное в инвентаризационной описи, проверено комиссией, внесено в акт в их присутствии и находится на их ответственном хранении. В случае приема и сдачи имущества от одного материально ответственного лица другому в инвентаризацион­ной описи расписываются сдающий и принимающий медицинское имущество.

По окончании проверки всех объектов инвентаризации и составления инвентариза­ционных описей оформляется акт о результатах инвентаризации по ф. 835 и ведомость расхождений по результатам инвентаризации по ф. 836. Акт оформляется в одном эк­земпляре, подписывается председателем и членами внутренней проверочной комис­сии, а также в порядке ознакомления - начальником медицинской службы и утвержда­ется командиром воинской части. В нем указываются результаты снятия остатков нали­чия и качественного (технического) состояния медицинского имущества по каждому подразделению (объекту инвентаризации). В акте отражаются также условия хранения медицинского имущества, причины образования недостач и излишков, состояние и не­достатки в учете медицинского имущества, мероприятия, которые необходимо провес­ти для устранения всех выявленных недостатков, положительные стороны в учете и хранении медицинского имущества. Вносятся предложения по дальнейшему использо­ванию излишних и ненужных воинской части предметов медицинского имущества.

В случае, если до начала инвентаризации воинской частью было отгружено ка­ким-либо видом транспорта медицинское имущество в другую воинскую часть (на склад) и его поступление еще не подтверждено получателем (имущество, находя­щееся в пути), в акте инвентаризации необходимо указать номера документов на отправку, с целью последующей проверки полноты отгруженного имущества при проведении следующей инвентаризации (проверки, ревизии).

К акту о результатах инвентаризации прилагаются все инвентаризационные опи­си, ведомость расхождения по результатам инвентаризации, а также объяснения должностных лиц, справки, расчеты естественной убыли и другие документы, пояс­няющие выводы и предложения комиссии.

Изъятие из дела учетного документа, например, для приложения к акту инвента­ризации, проведения административного расследования или возбуждения уголов­ного дела по факту утрат, хищений или недостач медицинского имущества, произво­дится с разрешения командира воинской части (начальника учреждения). При изъя­тии учетного документа на его место подшивается справка-заместитель, в которой указывается номер изъятого документа, количество листов, куда и при каком номе­ре направлен или в какое дело подшит этот учетный документ. Справка-заместитель подписывается лицом, ответственным за ведение учета медицинского имущества, и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». Исправление общего количества ли­стов в этом случае в деле не производится, а на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела.

Итоги инвентаризации проводятся по книгам и карточкам учета согласно инвентаризационным описям. При этом в целях сокращения записей в графе «Наименование документа» книг и карточек учета, ведущихся в аптеке воинской части и меди­цинском складе, делается запись «Акт инвентаризации» и показываются остатки имущества по каждому предмету в каждом подразделении.

Выявленные при инвентаризации излишки медицинского имущества на основании приказа по части и ведомости расхождений по результатам инвентаризации записываются на приход, а недостачи - списываются с книг и карточек учета. При том недостачи, превышающие нормы естественной убыли (траты), а также недостачи медицинского имущества, для которого нормы естественной убыли не установле­ны записываются в книгу учета недостач воинской части ив книгу учета утрат мате­риальных средств медицинской службы с обязательной отметкой на копии каждого приказа (выписки из приказа) командира части даты и статьи записи в книгу учета недостач и книгу учета утрат.

В приказе командира воинской части по итогам инвентаризации указываются по­ложительные стороны в работе с медицинским имуществом, выявленные недостат­ки и мероприятия по их устранению.

По результатам инвентаризации председателем внутренней проверочной ко­миссии проводится разбор с детальным анализом положительных результатов деятельности медицинской службы воинской части, выявленных недостатков, причин их возникновения и предложений по устранению этих недостатков. Мате­риалы разбора являются основой для разработки плана мероприятий по устране­нию выявленных комиссией недостатков, который разрабатывается начальником аптеки медицинского пункта и утверждается начальником медицинской службы воинской части.