Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Листок учета дневных помех
|
|
| Нач. | Оконч. | Длительность | Описание помехи | Внешние причины | Внутренние причины | Катостроф. | Устранение |
ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ
1. План на день должен быть связан с месячным и недельным планами
2. Составляйте план на 60% рабочего времени, чтобы оставалось время на спонтанные и непредвиденные дела
3. Обращайтесь к плану несколько раз в день, подводя промежуточные итоги
4. В планах фиксируйте результаты, а не просто действия
5. Используйте для себя наиболее удобные форматы планирования
6. Если задача не выполнена, определите ее место в будущих планах
7. Определяйте время начала и окончания большинства планируемых дел
8. Определяйте приоритеты, по крайней мере, выделяйте те дела, которые во что бы то ни стало нужно сделать до конца дня
9. Составьте перечень рутинных дел, которыми вы будете заполнять непредвиденно возникающие паузы
10. Чередуйте/ группируйте дела разных типов
11. Согласовывайте свои планы с планами других людей
12. Составляйте план письменно, те планы, которые находятся в голове, легко отвергаются
13. «Съешьте лягушку» в начале дня
14. «Слона лучше есть бутербродами»
Планирование дня с помощью метода «АЛЬПЫ»
· Количество задач на день должно быть оптимальным (7+/-2)
· Задачи должны быть согласованы со списком задач (целей) на неделю или месяц
· Задачи должны быть завершены, цели достигнуты
· Планируйте невозможное
| Категория | Описание задачи | Выполнение |
| 1 (А) | Обсудить с Р. Часть проекта ВВ | Да, продуктивно! |
| 2 (В) | Дописать квартальный отчет (6 стр.) | Да, уложился в 5 стр. |
| 3 (В) | Поболтать с боссом 10-12 мин. (networking) | Нет, не успел! |
Гибкое и жесткое планирование
| Время | HARD | SOFT |
| 9.00 – 9.45 | Переговоры с заказчиком | · Позвонить в бухгалтерию по вопросу… · Подготовить ответ на письмо… · Поиск в интернете информации о … |
| 10.30 – 11.00 | Совещание с поставщиком |
Упражнение «День руководителя»
Перед вами список дел на день. Каждый пункт имеет три критерия:
- значимость определяется количеством баллов
- время, которое затрачивается на выполнение
- потери при невыполнении
Продолжительность рабочего дня: 8 рабочих часов и 1 час на обед. Вам необходимо составить «идеальный» план рабочего дня.
| Список дел | Баллы +/ - | Время (мин.) | Потери в случае невыполнения |
| Оперативное совещание с руководителями служб, находящихся в вашем подчинении | 50/ -20 | Сбой привычного ритма, задержка в решении отдельных оперативных вопросах | |
| Утверждение актов ревизии инструментального склада | 30/ -10 | Недовольство главного бухгалтера завода | |
| Обсуждение ремонта 2-х транспортных единиц с начальником транспортной службы | 10/ - 20 | Перенос сроков ремонта | |
| Согласование с отделом кадров графика отпусков | 30/ - 25 | Нарушение ТК РФ | |
| Обед | 100/ - 50 | Ухудшение самочувствия | |
| Участие в еженедельном совещании при генеральном директоре | 100/ -80 | Гнев директора | |
| Ответ на звонок жены, которая позвонила в 11.35 | 20/ -5 | Домашний скандал | |
| Встреча с руководителем смежного цеха | 60/ -30 | Сбой поставок | |
| Прием сотрудников по личным вопросам | 50/ -10 | Недовольство сотрудников и возможность жалоб вышестоящему руководителю | |
| Подготовка предложения по техническому перевооружению | 60/ - 30 | Возможность срыва сроков подготовки общезаводского плана | |
| Встреча с менеджером отдела продаж | 80/ -50 | Потеря заводом крупного клиента | |
| Разбор рекламаций клиентов с начальником юридического отдела | 70/-40 | Потеря заводом части клиентуры | |
| Сдача контрольной работы в университет (второе высшее образование) | 80/ -10 | Недопуск к сессии | |
| Разбор дисциплинарного нарушения с руководителем ремонтной службы и слесарем | 40/ -10 | Продолжение конфликта в ремонтной службе | |
| Процедуры в медпункте | 100/ -20 | Ухудшение здоровья | |
| Перерывы | 100/ -40 | 4 Х 10 | Повышение раздражительности и усталости |
| Встреча с нормировщиков для подписания документов по зарплате | 80/ -20 | Задержка заработной платы | |
| Встреча кандидатом на должность энергетика | 80/ -50 | Потеря хорошего кандидата | |
| Встреча с сотрудником транспортной службы, у которого завершается испытательный срок | 100/ -50 | Проблемный сотрудник останется в коллективе | |
| Подача заявления об отпуске для участия в сессии | 40/ -5 | Задержка оплаты учебного отпуска | |
| Снять копию с трудовой книжки для оформления ссуды | 20/0 | Задержка в подаче документов на ссуду | |
| Разговор с другом по телефону | 10/0 | Обида друга | |
| Интервью по телефону с редактором заводской малотиражки | 15/0 | Отсутствие материалов в газете о позитивных событиях в подразделении | |
| Звонок в заводскую лабораторию 6 раз, т.к. телефон занят | 80/-60 | 6 Х 5 | Штрафные санкции экологического комитета |
| Звонок на телефонную станцию по поводу проблем с домашним телефоном | 20/ -50 | Недовольство семьи, ссора с женой | |
| Звонок в зубную поликлинику | 40/ -20 | Нарушится процесс лечения | |
| Поздравление коллеги с выходом на пенсию | 20/ -40 | Обида коллеги, с которым давние и дружеские отношения | |
| Подписание актов списания бензина | 20/ -10 | Критика со стороны главного бухгалтера | |
| Утверждение бюджета на следующий месяц | 60/ -50 | Задержка финансирования |
Ваш «идеальный» день
| Время | Выбранные действия | Положительные баллы |
| Итог положительных баллов | ||
| Перенесите отрицательные баллы невыбранных действий | ||
Общий итог баллов с учетом знака __________________________________
АВС – АНАЛИЗ
Суть АВС - анализа заключается а разделении всех дел на три категории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный результат) не совпадает с их относительным количеством.
Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% общего количества задач и дел. Однако значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%.
На важные задачи (категория В) приходится в среднем 20% общего числа задач и 20% значимости.
Менее важные и несущественные задачи (категория С) приходится соответственно 65% и 15%.
Для категоризации всех дел необходима расстановка приоритетов. Это можно сделать с помощью ответа на ряд вопросов.
Выявление задач категорииА:
1. Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?
2. Могу ли я за счет выполнения одной единственной задачи решить сразу несколько других?
3. Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочей группы и т.д.?
4. Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?
5. Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?
СИТУАЦИЯ «ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК»
Вы, Петров Александр Михайлович, отец семейства и начальник отдела крупной компании.
Сегодня 02.05.0000 (среда) текущее время 13.00. Вы только что вернулись из длительной поездки, у Вас сегодня напряженный рабочий день, т.к. накопилось много дел. Положение осложняется тем, что завтра в 19.00. Вы снова уезжаете в командировку. В течение предстоящей командировки у Вас не будет возможности связаться с кем-либо по поводу нижеперечисленных дел. Вам необходимо: