Особливості синтаксису ділових паперів

Враження стрункості викладу, чіткості й логічності документа досягаєть-

ся за рахунок синтаксису, точніше - через бездоганне дотримання тих правил,

які для ділового стилю є обов’язковими.

У діловому мовленні використовуються речення розповідного характеру.

Питальні й окличні речення в ділових документах зустрічаються досить рідко.

У чому ж особливості синтаксису ділового тексту?

В реченнях переважає прямий порядок слів. Це виражається:

1. Підмет стоїть перед присудком: Запоріжці відчули переміни...; Дирек-

ція просить...

2. Узгоджене означення стоїть перед означуваним словом, неузгоджене -

одразу після нього: Пайовий внесок оплачується на підставі...; Генератор

змінного струму перетворює механічну енергію в електричну.

3. Вставні слова ставляться на початок речення. Вони вказують на висло-

влене раніше, служать для пояснення окремих слів і словосполучень, відсилають до джерел та ін.: Як зазначалося раніше, треба виходити із інтересів акціонерів; Відомо, що право на додаткову житлову площу мають особи, які страждають хворобами...

Використання непрямого порядку слів у діловому тексті виправдане, ко-

ли треба наголосити на певному слові: у повідомленні «Завтра відбудеться засідання ревізійної комісії», наголошується на часі проведення заходу.

Типовими для ділових текстів є дієприкметникові та дієприслівникові

звороти. Вони даються змогу чітко виявити логічне підпорядкування частин

висловлюваної думки, а водночас і економніше висловлювати її, беручи на себе функції підрядного речення. Тому дієприслівникові та дієприкметникові звороти ставляться на початок речення: Зважаючи на викладене вище, хочемо...

Для передачі часового, причинового, умовного значення дієприслівникові

звороти замінюють підрядним реченням: Як вказувалося (говорилося) вище,

треба...

Не бажано розпочинати кожне речення чи абзац документа дієприслівни-

ковим зворотом. Їх варто заміняти підрядним реченням: Будучи директором

фірми... – Як директор фірми...

У документах присудок переважно має форму теперішнього часу: Повід-

омляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на

склад...згідно з умовами договору.

Поширені пасивні конструкції із дієсловами на -ться, які вказують на по-

зачасовість дії: виплати нараховуються, проект обговорюється, відділ підпо-

рядковується, ректорат клопочеться.

У ролі присудка вживаються інфінітивні конструкції: зробити, включити,

сприяти, відзначити, затвердити, зобов’язати, попередити. Це насамперед

стосується розпорядчої документації.

Вживання наказової форми дієслів: наказую, пропоную, оголосити засто-

совується лише в першій особі однини в тих документах, які показують прин-

цип єдиноначальності.

Документ лише тоді логічно бездоганний, коли в ньому витримано ієрар-

хію підпорядкування понять. Тому до однорідних членів речення в ньому ставляться досить жорсткі вимоги.

1. У ролі однорідних не виступають слова, що виражають родові (ширші)

та видові (вужчі) поняття. Наприклад: В цьому році було посіяно зернових 500 га, ячменю 30 га, кукурудзи 400. Треба було б: В цьому році було посіяно зернових 500 га, у тому числі ячменю 30 га, кукурудзи 40.

2. Не можна будувати однорідного ряду зі слів, близьких за значенням

або тотожних: Інфляція, знецінення грошей призвели до скрутних наслідків в

економіці.

3. Не слід вживати як однорідні ті слова, що виражають різнопланові, те-

матично не пов’язані поняття: У резолюції висловлені висновки і побажання, які ми повинні врахувати. Побажання можна висловити, висновки - зробити. Моє враження і ставлення до цієї особи неоднозначне. Моє враження від цієї особи і ставлення до неї...

4. Якщо при однорідних членах є узагальнююче слово, то воно повинне

стояти в тому ж відмінку, що й однорідні члени речення. Порівняймо: База

одержала такі товари (кого, що): паперову тару, кольорову фарбу – На базу

надійшли такі товари: паперова тара, кольорова фарба. В нардах України є

багато корисних копалин: кам’яного вугілля, залізної руди, кам’яної солі –

Україна багата корисними копалинами: кам’яним вугіллям, залізною рудою,

кам’яною сіллю.