Документи про організацію зовнішньоекономічних зв'язків

КОМЕРЦІЙНІ ЛИСТИ складаються при укладанні й виконанні комерційної угоди від імені юридичної особи і мають правову силу.

Для комерційних листів рекомендується такий склад реквізитів:

1) емблема;

2) назва організації;

3) поштова й телеграфна адреси;

4) номер телефону;

5) номер телексу, абонентського телеграфу, факсу;

6) адресат;

7) індекс документа;

8) дата;

9) посилання на індекс і дату документа вхідного;

10) заголовок до тексту;

11) текст;

12) підпис;

13) відмітка про наявність додатку;

14) відмітка про надсилання копій на інші адреси.

За своїм функціональним призначенням виділяють три типи комерційного листування: запит - відповідь на запит; пропозиція (оферта) - відповідь на пропозицію; рекламація (претензія) - відповідь на рекламацію. Саме ці види комерційних листів найповніше відтворюють процес двобічного обміну документацією між сторонами.

ЗАПИТ - комерційний документ, що являє собою звертання покупця до продавця, імпортера до експортера з проханням надати докладну інформацію про товар (послуги та ін.) і скерувати пропозицію на постачання товару.

ПРОПОЗИЦІЯ (ОФЕРТА) - комерційний документ, заява експортера про бажання укласти угоду із зазначенням її конкретних умов.

У ВІДПОВІДІ НА ПРОПОЗИЦІЮ покупець, коли він згоден з усіма умовами пропозиції, підтверджує (акцептує) її прийняття продавцеві. І тоді зовнішньоторговельна угода вважається укладеною.

Прийняттям пропозиції є видання замовлення або укладення контракту.

Коли покупець не згоден з умовами пропозиції або якщо не зацікавлений у закупівлі пропонованого товару, він відхиляє пропозицію. Тоді зовнішньоторговельна угода вважається неукладеною.

Якщо покупця не влаштовують з якихось причин пропозиції (кількість, якість пропонованого товару, ціна, терміни постачання та ін.), він повідомляє про це продавця, і між ними встановлюється іноді тривале листування або проходять складні переговори для виторговування основних умов зовнішньоторговельної угоди до того часу, поки не буде досягнуто певної домовленості про всі ЇЇ основні елементи (предмет угоди, якість товару, ціна, терміни постачання), якщо вона можлива.

КОНТРАКТ - комерційний документ, що являє собою договір на постачання товару (надання послуг і т. ін.), погоджений і підписаний експортером та імпортером.

Контракт містить такі основні реквізити: номер, місце і дату укладання, назву сторін, що укладають контракт, предмет (назву і кількість товару), якість товару, ціну (за одиницю товару і загальну вартість постачання), місце постачання, терміни постачання, вимоги до упакування і маркірування, умови й порядок платежу, умови здавання й приймання товару, транспортні умови, умови про гарантії і санкції, умови про арбітраж, умови про технічну документацію, інші умови, юридичні адреси сторін, підписи продавця і покупця.

Усі додатки до контракту становлять його невід'ємну частину. Контракти складаються в письмовому вигляді за установленою формою, часто на спеціальних типових бланках з одноразовим записом до них основної інформації, іноді, якщо зовнішньоторговельна угода невелика за обсягом, передаються телексом, що значно спрощує і прискорює весь механізм оформлення зовнішньоторговельної угоди.