Класифікація листів та їх характеристика

Основними засобами обміну інформацією між діловими партнерами є телефон, поштові повідомлення, телефакс та електронна пошта (e-mail). Основною одиницею комерційної кореспонденції є комерційний (діловий) лист. Ділові листи - це документи, що складаються від імені юридичної особи і мають юридичну силу. Загалом, діловим листом можна назвати будь-який за змістом документ, котрий пересилається поштою та вирішує організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних взаємовідносин.

Всю ділову кореспонденцію можна поділити на службову та комерційну.

Службові листи - це листи, звичайно прості за змістом та невеликі за обсягом. Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Комерційна кореспонденція - листування, пов'язане з укладанням та виконанням комерційних угод.

Всі ділові листи можна поділити на кілька груп за певними ознаками:

1. За тематичною ознакою ділові листи можна поділити на комерційні (переддоговірні та післядоговірні) і звичайні ділові листи.

Комерційні переддоговірні листи складаються при укладанні та виконанні комерційної угоди від імені юридичних осіб та мають юридичну силу:

- лист-запит (звернення покупця до продавця з проханням надіслати необхідну інформацію стосовно асортименту, якості, прейскуранту продукції чи послуг);

- лист-відповідь на запит, або лист-пропозиція - оферта;

- лист-відповідь на пропозицію (лист з інформацією щодо готовності співпрацювати, варіанти або відмова).

Комерційні післядоговірні листи - це листи, що виникають у процесі дотримання чи недотримання умов угоди:

- лист-претензія - рекламаційний лист (претензії до партнера, який порушив зобов'язання, вимоги щодо відшкодування та пропозиція умов відшкодування внаслідок порушення зобов'язань);

- лист-відповідь на рекламацію (інформація про спосіб та строки відшкодування збитків або пояснення причин відмови).

До звичайних ділових листів належать будь-які листи, якими можуть обмінюватися партнери під час підтримання ділових стосунків:

- лист-подяка;

- лист-вибачення;

- лист-вітання;

- лист-запрошення;

- лист-співчуття;

- рекомендаційний лист;

- лист-відмова.

2. За функціональними ознаками ділові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, і такі, що її не потребують. До листів, які потребують відповіді, належать:

- лист-запит;

- лист-пропозиція;

- рекламаційний лист;

- лист-прохання;

- лист-звернення.

До листів, які не потребують відповіді, належать:

- лист-підтвердження;

- лист-нагадування;

- лист-попередження;

- лист-повідомлення;

- супровідний лист;

- гарантійний лист;

- лист-заява.

3. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний - цілій низці установ, колективний - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

4. За способом передавання інформації листи поділяються на поштові, факсові та електронні.

5. За структурними стандартами: регламентовані (стандартні) та нерегламентовані (нестандартні) листи.

6. За змістом та призначенням:

інформаційні - інформують фірму-партнера про що-небудь, містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції;

гарантійні - повідомляють про гарантію оплати, строки постачання, якість товарів та послуг тощо;

рекламаційні - містять претензії з боку замовника (щодо якості товару, послуги, затримання строків постачання тощо) на основі певних документів;

ділові - містять іншу інформацію.

37.Листи до іноземних ділових партнерів з далекого за-рубіжжя, як і переписку між ними, оформляють відповідно допевних правил. Існують міжнародні стандарти (ISO) для ос-новних документів, у тому числі для комерційних листів.

Листи до іноземних ділових партнерів посилають для то-го, щоб заявити про існування своєї фірми (підприємства), поінформувати про продукцію, яка випускається даною ор-ганізацією, і надання послуг, про участь у торговельній діяль-ності, у вирішенні питань, пов'язаних з доставкою, формамирозрахунків, відрядженнями, підготовкою фахівців і т.д. (див.Додаток 15).

Від якості підготовки й оформлення ділового листа зале-жить рівень спілкування адресата з автором. Тому, відправля-ючи лист іноземному діловому партнеру, необхідно врахову-вати все: від підписання конверта і підбору бланка до складан-ня й оформлення безпосередньо листа. У таких листахвідстань між реквізитами складає 2-4 інтервали. В основномупоширене розміщення реквізитів блоками, коли всі рядкикожного реквізиту друкуються без відступу від лівого краю.Широко використовується принцип відкритої пунктуації, тоб-то не ставляться коми, двокрапки в реквізиті " Адресат", у звер-танні, заключній формі ввічливості.

Під час підписання конверта в лівій верхній частинілицьової сторони вказується адреса відправника, а в правійнижній — адреса одержувача.

Адресу одержувача вказують у такому порядку: спочаткубезпосередньо одержувача (це може бути назва фірми), ім'я іпрізвище адресата, його посада; з нового рядка — номер будин-ку, назва вулиці; у наступному рядку — назва міста, штату (дляСША), графства (для Великобританії); поштовий округ; ряд-ком нижче назву країни. Якщо лист відправляється в Лондон, то скорочено зазначається також поштовий район: E.C. (EastCentral), N.W. (North West), W.C. (West Central) і т.д.

Існують спеціальні довідкові списки назв деяких графствАнглії і штатів США на англійській, українській і російськіймовах.

На конверті, вище адреси одержувача, може бути зазначе-ний спосіб відправлення, наприклад: " Registered" (рекомендо-ваний); " express daliveri" (терміновою доставкою); " to be calledfor" або " post restante" (до запитання) і т.д.

Отже, адреса на конверті може виглядати так:

Registered

Messers. Kobin Greswell & Co., Limited51 Sydney Street, London, W.C.England

або

Post restatePrentise-Mell, Inc.170 Sunset Street, New York, N.Y., 10022USA

Адресу відправника розміщують за звичайними правила-ми.

Наприкінці назв багатьох британських фірм вказується: " Limited" (Ltd.) — OOO.

До назви американських фірм може додаватися слово" Corporation" (Co.) — акціонерна корпорація або" Incorporated" (Inc.) — зареєстрована як корпорація.

Якщо адреса особи, якій відправляють листа, точно невідомий, то його адресують фірмі, яка підтримує зв'язки з цієюособою і може передати або переслати їй лист. У такому разіперед назвою фірми друкують: " In care of" або 11 Care of' (c/o), що переводиться як " на турботу" і застосовується в значенні" за адресою", " на адресу", наприклад:

Mr. A.MusikaC/o Prentise- Hall, Inc.170 Sunset Street, New York, N.Y., 10022USA

Фірмові бланки

РЕКВІЗИТ 1. Фірмові бланки для листів, які розгляда-ються, повинні бути двомовними. Їх слід виготовляти на висо-коякісному папері формату А4 з полями в один дюйм (2, 54см.). У лівому верхньому куті або в центрі верхньої частинилиста розміщуються емблему і назву підприємства.

РЕКВІЗИТ 2. Якщо підприємство маловідоме і з назви незрозуміло, чим воно займається, то має бути вказаний профільйого діяльності, наприклад: " Туристичне бюро", " Бюро пере-кладів", " Перевезення вантажів" і т.д. Якщо це ТОВ, то післяйого назви вказується " Лтд" в українському блоці і " Ltd" — ванглійському.

За назвою підприємства або внизу листа розміщують юри-дичну адресу фірми, що складається з поштової і телеграфноїадреси, номерів телефонів, факсів, номера реєстраційноїліцензії, ідентифікаційного номера (коду), номерів телефонівпредставництв фірми, електронної адреси.

РЕКВІЗИТ 3 (індекс документа) друкують нижче назвипідприємства від межі лівого поля.

Індекс може бути цифровим, словесним і словесно-цифро-вим, наприклад:

Reference: 104Ref.: DARef.: DA/104Ref.: DA/SP/104

Тут " Reference" (Ref.) — послання, але означає " індекс (но-мер)"; " DA" — ініціали автора; " SP" — ініціали секретаря абовиконавця; 104 — порядковий номер документа.

Якщо лист є відповіддю, то в реквізиті 3 можна вказативихідний номер ініціативного листа, що друкується в одномурядку з індексом:

Ref.: DA/SP/104 Your reference 197

РЕКВІЗИТ 4 (дата) оформляють нижче реквізиту 3 (в ли-стах до США) або в правій верхній частині (у листах до Вели-кобританії). Для листів, які відправляються до Великобри-танії, пропонується такий варіант:

12th September, 2001

У листах до США дату оформляють так:

September 12, 2001

Не рекомендується подавати дату цифрами, тому що, на-приклад, " 04.03.2002" британці можуть прочитати як " 3 квітня2000 року", а американці як " 4 березня 2000 року".

Назви місяців можна скорочувати:

31th Oct., 2004

РЕКВІЗИТ 5 (адресат) розміщується нижче дати. Окре-мими рядками вказується:

ім'я і прізвище одержувача;

посада одержувача (у разі потреби);

назва фірми;

номер будинку, назва вулиці;

назва міста, штату, графства, поштового округу (цифра-ми);

назва країни.

Якщо лист адресований фірмі, до назви якої входятьвласні імена, то спочатку друкують " Messrs" — добродії, напри-клад:

Messrs. Johr Smith & Co., Ltd.21 Knighsbridge...

Якщо в назві фірми немає власних імен, то реквізит 5оформляється так:

The Modern Engineering Corporation220 West Seventh StreetNew York, N.Y., 10078USA

Коли лист адресують конкретній посадовій особі, то передйого зміною друкують: " Mr" - " Mister" (якщо це чоловік), " Miss" (якщо жінка незаміжня). Замість " Miss" можна вживатизагальне скорочення — " MS". Якщо лист адресується особі, яказаймає високу посаду, то після її прізвища друкують: " Esq." (" Esquire"), наприклад:

Mr. Simon MollingworthMarketing ManagerThe Modern Engineering Corporation220 West Seventh StreetNew York, N.Y. 10078USA

або

Jean-Mishel Six, Esq.Managing DirectorJean-Mishel Six & Co., Ltd.51 Sydney StreetLondon, W.C.England

Якщо лист адресується особі, прізвище якої не відоме ав-тору, то в перших двох рядках реквізиту 5 вказують посаду цієїособи і назву фірми, наприклад:

The Managing DirectorJean-Mishel Six & Co. Ltd.51 Sydney StreetLondon, W.C.England

РЕКВІЗИТ 6 (вступне звертання) друкують з нового ряд-ка, відступивши від реквізиту 5 на 2-4 міжрядкових інтерва-ли.

Після вступного звертання в листах до Великобританіїставлять кому, а в листах до США — двокрапку.

Якщо автор листа хоче, щоб його обов'язково прочиталаконкретна людина, то перед вступним звертанням або післянього друкують:

Attention: Mr. Simon MollingworthGentlman:

або

Dear Sir,

Attention of Mr. Simon Mollingworth

Відсутність вступної форми ввічливості може бутирозцінено адресатом як грубе порушення етикету.

РЕКВІЗИТ 7. Заголовок тексту оформляють післявступного звертання, наприклад:

Subject: order #187

або

Re: The Style of Setting up a letter

або

In re: The New European Market: a special reportДе " Subject" - предмет, тема, питання; " Re" -" regarding" — " що стосується"; " In re" -" in regard to" - " відносно".

Заголовок до тексту — не обов'язковий реквізит.

РЕКВІЗИТ 8 (текст). Викладення тексту має бути ввічли-вим, стислим і зрозумілим. Бажано уникати великої кількостісторінок. Текст поділяють на абзаци, які можна відокремлюва-ти один від одного додатковим інтервалом. Початок кожногоабзацу друкують без відступу від межі лівого поля або відсту-пають 5 пробілів.

У першому абзаці роблять комплімент адресату, тобтовисловлюють задоволення від підтримання партнерськихвідносин, щиру вдячність за відповідь на свій лист, за кроки доспівробітництва. Вступний комплімент має бути навіть тоді, коли автор повідомляє про щось неприємне.

У наступному абзаці викладають суть питання. В останнь-ому абзаці висловлюють надію на подальше співробітництво, наприклад: " Сподіваємося, що угода буде взаємовигідною і спри-ятиме подальшому співробітництву".

Якщо в листі говориться про припинення ділових відно-син, то його можна закінчити такою фразою: " Одночасно мизапевняємо у своїй відкритості для ділових відносин у майбут-ньому".

РЕКВІЗИТ 9 (заключна форма ввічливості) розміщуютьнижче основного тексту документа і формулюють залежно відформи вступного звертання.

" Yours truly" — (США), " Yours faithfully" — (Великобри-танія) — " щиро Ваш". Якщо було звертання " Dear Mr." із зазна-ченням імені і прізвища, то пишуть: " Sincerely yours" — (США), " Yours sincerely" — (Великобританія).

РЕКВІЗИТ 10 (підпис) нижче заключної форми ввічли-вості залишають не менше п'яти міжрядкових інтервалів дляособистого підпису автора (керівника). Нижче підпису даютьйого розшифровку: ім'я і прізвище в одному рядку та посада.

Yours truly, (підпис В. Петренко)Viktor PetrenkoMarketing Manager

38.Оголошення Дуже часто в офіційно-діловій сфері використовується оголошення — документ, що містить інформацію про будь-який масовий захід.

Основні реквізити оголошення такі:

1. Заголовок (Оголошення).

2. Дата.

3. Час та місце проведення заходу, його назва.

4. Короткий виклад змісту заходу.

5. Адреса та телефон організації, що проводить захід. Додатково можуть вказуватися способи приїзду.

6. Умови відвідування заходу (Вхід вільний/Вхід за запрошеннями) тощо.

Особливістю оголошень є стислість формулювань і компактність. Оголошення має привернути увагу тих, до кого воно звернене, тому значна увага приділяється його оформленню — використанню різних шрифтів, кольорів, малюнків.

Розрізняють організаційні та рекламні оголошення.

Організаційні оголошення містять інформацію про масовий захід. Як правило, вони відрізняються нейтральністю викладу інформації.

Рекламні оголошення пропонують певні послуги. В них часто використовується оцінна лексика, окличні речення тощо.

ОГОЛОШЕННЯ

Державний комітет молодіжної політики, спорту і туризму України, Український державний центр соціальних служб для молоді, Фонд соціальної роботи, Ліга соціальних працівників України 15-17 листопада 2007 р. проводять Всеукраїнський ярмарок соціальних проектів, послуг і технологій.

У програмі ярмарку: — презентація соціальних проектів, послуг та технологій, які реалізуються центрами соціальних служб для молоді і громадськими організаціями; — робота Всеукраїнської школи волонтерів;

— презентація діяльності молодіжних театрів вуличного дійства;

— концертна програма майстрів мистецтв та художніх колективів для вихованців дитячих будинків.

Вхід вільний

Ярмарок працює з 10.00 до 17.00 за адресою: Київ, вул. Хрещатик, 2, Центр «Український Дім».

 39. Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці тощо.

Види документів:

за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;

за походженням — службові (офіційні) та особисті;

за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;

за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

за напрямком — вхідні й вихідні;

за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;

за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);

за ступенем гласності — секретні й несекретні;

стадіями створення —

- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);

- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;

- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.

за складністю — прості й складені;

за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.

Бланк — друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію (довідка).

Реквізити документу:

Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника.

За місцем виникнення:

— внутрішні — адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач;

— зовнішні — адресуються керівникові вищої організації.

Поділяються на інформаційні, звітні, ініціативні.

Різновидом ініціативної доповідної записки є пропозиція — довідково-інформаційний документ, що містить конкретні пропозиції з певних питань.

Пояснювальна записка — це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника.

Реквізити:

1. Посада прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка.

2. Назва документа.

3. Заголовок.

4. Зміст записки.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

6. Дата складання документа.

В межах установи оформлюється на звичайному аркуші паперу. Аркуш: А4, поля: ліве — 35 мм, праве — 8 мм, верхнє, нижнє — 20 мм, нумерація починається з другої сторінки.