Інформаційний центр у готелі

На сьогодні, за яскраво вираженої невизначеності, стохас-тичності зовнішнього середовища, необхідною властивістю го­телю є його здатність до адаптації. Висока надійність і забезпе­чення стійкості - один з фундаментальних принципів його фун­кціонування. З урахуванням конкретних умов для кожного готелю, необхідно розробляти і впроваджувати комплексні ав­томатизовані системи, що концентрують у собі сукупність організаційних, режимних, технічних та інших можливостей, спрямованих на досягнення достатнього рівня економічної ефективності і безпеки ведення бізнесу.

Стрімкий розвиток інформаційних технологій привів до того, що за останні кілька років у сервісному секторі економіки стали широко застосовуватися найрізноманітніші інформаційні технологічні рішення. Інформаційне управління пов'язане з бурхливим розвитком технологій, що забезпечують швидкі й ефективні методи передачі, обробки, збереження й одержання інформації. Автоматизація різних процесів досягається шляхом інтеграції різних інформаційних технологій, метою яких є підвищення ефективності і продуктивності роботи готельних службовців, і дає величезні потенційні можливості для підви­щення ефективності управління готелем. Істотним елементом, від якого, буде залежати надійне функціонування всієї опера­ційної системи готелю, є інформаційний центр, що забезпечить об'єднання процесів постачання, споживання і виробництва,

перетворюючи їх у єдину високоефективну систему. Це дозво­лить в умовах швидкої зміни потреб і бажань клієнтів на ринку готельних послуг оперативно і гнучко адаптувати операційну систему (рух трудових, інформаційних, матеріальних і фінан­сових потоків) під індивідуальні потреби різних сегментів клієнтів. Також це надасть можливість мінімізувати витрати на виробництво послуг і дозволить істотно скоротити час обслу­говування і доставки товарів, прискорити процес одержання інформації різними службами і підвищити рівень сервісу. Інформаційний центр - це складний людино-машинний ком­плекс, ядром якого є інформаційна комп'ютерна система, що орієнтована на досягнення таких цілей: відстеження стану го­телю і ситуації довкола нього; оперативний аналіз; виявлення, ідентифікацію та оцінку несприятливих змін стану готелю (потенційних небезпек і загроз клієнтам тощо); підтримку прийняття оперативних і стратегічних рішень для управління готелем з повним урахуванням змінних умов і факторів його стану.

Діяльність інформаційного центру спрямована на підви­щення ефективності управління готелем і включає такі напрям­ки: сприяння управлінню складським господарством, товарно-матеріальними ресурсами, кадрами, організація і впроваджен­ня інформаційних систем у різних службах і підрозділах готелю, робота маркетингового відділу шляхом збору та обробки важ­ливої інформації для вироблення оперативних і стратегічних рішень, допомога бухгалтерії в проведенні моніторингу і конт­ролю руху фоліо-рахунків клієнтів, обробка даних, інформації, формування необхідних форм звітів і передача даних. Також робота інформаційного центру спрямована на комплексне управління матеріальними й інформаційними потоками в сфері інформаційної підтримки служб прийому та розміщення, рес­торану, обслуговування в номерах, охорони, служби протипо­жежної охорони, покоївок та ін.

У світовій практиці інформаційний центр забезпечує мо­ніторинг стану готелю (економічний, виробничий), роботу усіх відділів, що беруть участь у підготовці можливих варіантів опе­ративних і стратегічних рішень, у режимі 24-години.

Інформаційний центр входить до структури управління го­телем і підпорядковується технічному директору. Центр має забезпечувати цілодобову підтримку та інформаційне забезпечен­ня різних служб і відділів готелю. До його функцій входять:

• обслуговування і технічна підтримка автоматизованої інформаційної системи;

• ремонт, диспетчеризація, контроль за вхідною інформа­цією;

• забезпечення онлайнового зв'язку, програмне забезпечен­ня, контроль і забезпечення безпеки готелю;

• контроль за номерним фондом і фінансовими зловживан­нями, попередження різноманітних загроз;

• оперативне управління персоналом готелю;

• реєстрація і управління інформаційними і матеріальними потоками готелю;

• обслуговування і супроводження сервера, електронної пошти і забезпечення зв'язку з Інтернет;

• обслуговування і підтримка в робочому стані комп'ютер­ної техніки, її встановлення та настроювання;

• обслуговування і супроводження програмних продуктів, що купуються; підтримка і ведення бази необхідних даних;

• виявлення завдань у сферах діяльності різних відділів го­телю та адміністрації для подальшої їхньої автоматизації, проектування подальших шляхів розвитку інформаційної системи;

• розробка і поновлення офіційного web-сайту готелю;

• впровадження інформаційних технологій у виконавську практику, створення і поновлення баз даних;

• створення і розсилання електронною поштою дайджестів зацікавленим організаціям;

• консультативна допомога співробітникам з питань ви­користання інформаційних технологій у їхній роботі;

• програмно-технічне обслуговування мережі;

• передання інформації, здійснення поточного спостере­ження, аналіз інформації і представлення результатів ке­рівнику відділу;

• контроль витрат води, тепла, електроенергії та ін.;

• управління та обслуговування дверної автоматики. Інформаційна система для автоматизації управління служб готелю будується в архітектурі «клієнт-сервер». На сервері зна­ходиться база даних, у якій міститься вся поточна та архівна інформація готелю, необхідна для роботи його служб. Вона має модульну структуру, що дозволяє конфігурувати і нарощувати систему на кожному робочому місці в кожній службі відповід­но до їх функціональної спрямованості. Усі робочі місця вза модіють із БД через локальну мережу готелю.

Автоматизована інформаційна система концентрує в собі всі результати роботи системи моніторингу і попередження подій і подає на засобах відображення узагальнені, а також де­талізовані по багатьох рівнях і аспектах дані та інформацію для ефективного управління готелем.