Інформаційні потоки в системі управління готелем

Інформаційні потоки формуються з набору модулів і ядра, що забезпечує їхню інтеграцію і розмежування повноважень співробітників готелю. Такий підхід дозволяє збирати автома­тизовані робочі місця з потрібною функціональністю, розши­рювати і замінювати функції без перекомпіляції інформацій­ної системи (табл. 7.1.).

Таблиця7.1.Ос новні інформаційні потоки в готелі

Відділ портьє — це центральний модуль автоматизованої інформаційної системи, що акумулює дані про технічний стан номерів і їхній поточний статус, поточні розцінки на номери, поточне завантаження готелю. Також з його допомогою здійснюється резервування місць та реєстрація гостей, ведеть­ся облік їхньої історії для визначення постійних клієнтів. Інформація з терміналів надходить до інформаційної системи, де вона обробляється. Таким чином, відділ портьє здійснює ведення особистого рахунка клієнта, у якому відображуються не лише витрати, здійснені ним у номері, але й плата за чищення одягу в хімчистці тощо. Облік телефонних дзвінків клієнтів в автома­тичному режимі враховує їхню вартість і виставляє її в особис­тому рахунку клієнтів.

Відділ бронювання і резервування. За допомогою інформа­ційного модуля здійснюється автоматизація резервування і реє­страції гостей (індивідуальна, групова, службова) за типом кімнати, скасування резервування.

Бухгалтерія. Даний модуль використовується для автома­тизації рознесення безготівкових платежів по рахунках гостей і клієнтів, аналізу розрахунків з компаніями і турагентствами, виставляння рахунків до оплати, одержання звітів про фінан­сову діяльність готелю тощо.

За допомогою інформаційного модуля відділ господарсь­кої служби готелю здійснює управління службами сервісу готе­лю, управління службою покоївок, контроль стану номерного фонду, формуючи інформацію про стан номерів для модуля відділу портьє і резервування.

За допомогою інформаційного модуля відділ фінансового директора аналізує таку економічну інформацію: визначення пакетів послуг; визначення типів, вартості та індивідуальних особливостей номерів; визначення тарифів і можливість їхньо­го пов'язання з тимчасовими періодами; визначення типів і ка­тегорій гостей.

Каса здійснює розрахунки з клієнтами за надані послуги формуючи грошові потоки (розрахунок із клієнтами за надані послуги проживання, повний розрахунок за послуги, надані гостеві за весь період проживання; розрахунок з гостями за до­даткові послуги) і направляючи їх на модуль відділу бухгалтерії.

Побудова і функціонування інформаційного відділу, грун­тується на реалізації принципу системного підходу, що вияв­ляється в першу чергу в інтеграції та чіткій взаємодії всіх еле­ментів операційної системи готелю. Даний принцип знаходить своє відображення в розробці і здійсненні єдиного технологіч­ного процесу виробничої системи, у переході від створення ок­ремих видів відособлених процесів, до створення комплексних виробничо-обслуговуючих систем. Системний підхід відкриває нові можливості для скорочення тривалості та оптимізації ви­робничого циклу, підвищення продуктивності у всіх ланках операційної системи готелю.