Классификация документов

Документация создается практически во всех сферах жизни общества и отличается большим разнообразием. Первой ступенью в систематизации документов с точки зрения назначения и правового статуса принято считать их разделение на личные и официальные (управленческие, научные, конструкторские, технологические и др.).

Официальные документы в зависимости от уровня утверждения разделяются на четыре категории:

- государственные (общероссийские);

- отраслевые (ведомственные);

- субъектов Российской Федерации;

- формы документов объединений, предприятий, организаций.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:

1) по видам деятельности (или назначению): научно-технические, конструкторские, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, первичные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические; по торговле, ценообразованию, по личному составу и др;

2) по наименованию: уставы, положения, инструкции, распоряжения, приказы, договоры, планы и отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, платежные требования и поручения и другие;

3) по способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские и т.д.), графические, фото- и кинодокументы, акустические;

4) по месту составления: внешние (входящие и исходящие) и внутренние;

5) по степени сложности: простые (рассматривается один вопрос) и сложные (рассматривается несколько вопросов):

6) по степени гласности: открытые (несекретные), документы с ограниченным доступом (секретные, совершенно секретные и другие) и документы для служебного пользования;

7) по юридической силе: подлинные (действительные и недействительные); подложные (надлежаще изготовленные, но содержащие ложные сведения) и поддельные (могут полностью имитировать подлинные либо содержать изменения, внесенные с противоправной целью);

8) по срокам исполнения: срочные (со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно») и несрочные;

9) по стадиям подготовки: черновики и подлинники (оригиналы). С подлинника могут быть изготовлены копии, оттиски, выписки из документа и дубликат подлинника;

10) по происхождению: служебные и личные (изложение жалоб, просьб, предложений и т.д.);

11) по срокам хранения: постоянного хранения и временного (до 10 лет и свыше 10 лет);

12) по степени обязательности: информационные (сведения о производственной и иной деятельности организации) и директивные (обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы);

13) по степени унификации: индивидуальные (носят разовый характер), типовые (для изложения однородных процессов и явлений), трафаретные (заранее подготовленный текст с пробелами), примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы;

14) по характеру содержания: первичные и вторичные;

15) по периодичности формирования: дневные, месячные, квартальные, годовые;

16) по полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов, с частью обязательных реквизитов;

17) по структуре: произвольные, структурированные:

18) по функционированию в сфере управления: организационные, распорядительные, документы по личному составу, финансово-бухгалтерские документы, информационно-справочные документы и т.д.