Презентация - в переводе с латинского представление, предъявление.

Презентация это торжественное официальное представление (в значении - знакомство) собрание общественности вновь созданного учреждения, объединения или организации. В культурно - досуговой деятельности проводятся презентации вновь созданных учреждений, клубных формирований (коллективов, студий, народных филармоний), новых творческих программ, периодических изданий, новых книг, радиостанций, телевизионных программ и т.д. Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия и т.п. Очень важно, чтобы презентация была хорошо спланирована, поскольку приглашенные воспринимают это мероприятие как “смотрины” компании, учреждения, коллектива, учебного заведения и т.д.

Организуя презентацию заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее, чем за четыре дня до проведения), составляется программа. Презентации лучше всего проводить после обеда в 15 - 16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет. Персонал компании выступает в роли “хозяев”. На груди у работников должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в случае необходимости не надо усиленно вспоминать имена и отчества друг друга.

Хозяева должны радушно встречать прибывающих гостей, представлять их руководителям компании, другим гостям. Если запланированные выступления организаторов, гостей займут более 30 минут, то необходимо подумать о том, где рассадить гостей. Если помещение не позволяет рассадить всех приглашенных, то следует ограничить время выступлений.

Обычно открывает презентацию и ведет ее один из руководителей фирмы, учреждения и т.д. Он также представляет других руководителей. В выступлениях, звучащих на презентации, рассказывается о целях и задачах нового учреждения (фирмы), формах его работы, перспективах, источниках финансирования. На презентацию часто приглашают высокопоставленных гостей, решения которых могут повлиять на бизнес фирмы, учреждения. Кроме того, их присутствие само по себе способствует формированию солидного имиджа фирмы. Для наглядной иллюстрации деятельности компании, учреждения можно показать небольшой видеофильм. Затем могут быть ответы на вопросы приглашенных. Презентация - это тщательно спланированное действо, в котором есть точки подъема и падения эмоций. Не следует планировать самое важное событие презентации на ее финальную часть. Эксперты считают, что “изюминку” презентации лучше провести, когда пройдет 2\3 времени, отведенного на все мероприятие.

Если раньше при проведении презентации основное внимание уделялось процессу угощения и созданию хорошего настроения, то сегодня организаторы в первую очередь стремятся донести до приглашенных полную информацию о компании и наладить диалог с потенциальными клиентами.

Размер помещения должен соответствовать числу приглашенных. Если планируется застолье, то столов не должно быть больше, чем нужно, иначе пустые места за столом создают впечатление неудавшейся презентации.

Удачная форма музыкального сопровождения - небольшой камерный или джазовый ансамбль, пианист или виолончель. Музыка не должна быть навязчивой, а только служить фоном, не привлекая всеобщего внимания.

По окончании презентации гостям вручаются рекламные издания, памятные сувениры.

Торжественная презентация социально - культурных образований повышает информированность населения, придает значимость новым начинаниям, служит своеобразным “благословением” на предстоящий путь, на добрые и полезные дела во имя общества.