Теория экспертизы ценностей документов и практика их отбора на государственное хранение.

Под экспер­тизой ценности документов понимается процесс изучения документов на основании принципов и кри­териев ценности в целях определения сроков хранения докумен­тов и отбора их на государственное хранение.

Задачи экспертизы ценности документов.

1. Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­ные архивы на государственное (постоянное) хранение и опреде­ление профильности документов тому или иному государствен­ному архиву.

2. Определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение ка­кого-то периода времени.

3. Обеспечение полноты состава архивного фон­да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учрежде­ний, а также выше- или нижестоящих учреждений.

4. Отбор на хранение наиболее информатив­но емких документов.

Теория экспертизы ценности документов основана на анализе функциональных качеств документов. Своеобразной аксиомой теории ЭЦ является признание неравнозначности документов для исторического познания.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

1) в делопроизводстве организации - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для пе­редачи в ведомственный архив;

2) в ведомственном архиве - при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

3) в государственном архиве - при проверке решений экспертных органов ведомственных архивов и утверждение их; при целевой комплексной экспертизе ценности документов или разборе россыпи документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экс­пертных комиссий:

· в учреждениях, организациях, предприятиях - экспертная ко­миссия (ЭК);

· в министерствах, ведомствах, главках - Центральная эксперт­ная комиссия (ЦЭК);

· в госархивах - экспертно-проверочная комиссия (ЦПК);

· в Росархиве - Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

В результате деятельности экспертных комиссий составляют­ся следующие документы:

· протоколы их заседаний;

· описи дел постоянного хранения;

· описи дел временного хранения;

· акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Поэтому экспертизу ценности документов проводят на основе научных критериев.

Экспертиза ценности документов на основе научных критериев

Критерии экспер­тизы ценности документов - это система научно обоснован­ных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) критерии происхождения документов

К группе относятся:

– значение учреждения или лица в жизни общества;

– значимость событий (явлений, предмета), отраженных в доку­ментах;

– время и место создания документов.

2) критерии содержания документов;

К группе отно­сятся:

– значимость информации документа;

– повторяемость документной информации;

– целевое назначение документов;

– вид и разновидность документа.

3) критерии внешних особенностей документов.

К группе относятся:

– подлинность;

– внешний вид документа (форма передачи содержания, удосто­верения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Экспертиза ценности документов по перечням

Перечни документов - это систематизированные списки доку­ментов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о со­ставе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Внутреннее устрой­ство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте на рис. 1.

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

1) с указанием сроков хранения;

2) подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хра­нения могут быть нескольких видов.

В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хра­нения однородной типовой документации, образующейся в дея­тельности всех учреждений, организаций и предприятий незави­симо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однород­ных фондов обычно разрабатываются примерные перечни докумен­тов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке докумен­тов фонда.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о со­ставе и содержании документов учреждений, организаций и пред­приятий одного ведомства, одной отраслевой системы.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государ­ственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ори­ентировались на документы государственных учреждений.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения.