Теория использования документной ретроспективной информации. Деятельность архивистов в области использования, формы потребностей и методы обслуживания.

Рет­роспективная документная информация - документная инфор­мация, созданная в прошлом. Архивист в настоящее время - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан ее отобрать и сохранить. Но архив - это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Использованием документов архива - комплекс работ по обес­печению информационных потребностей общества в ретроспек­тивной документной информации.

Формы использования архивных документов - это определен­ные информационные услуги, выполняемые архивами по каж­дому направлению использования. По каждой форме использо­вания, как правило, составляются определенные информаци­онные документы.

Основными формами использования в архи­ве являются:

· информационное обеспечение организаций, структурных под­разделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

· исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

· инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

· предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

· выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

· публикация документов;

· информационные мероприятия в научных и культурно-просве­тительских целях (выставки документов, использование докумен­тов в средствах массовой информации; организация лекций, экс­курсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Информационное обеспечение пользователей. Эта форма исполь­зования осуществляется либо по инициативе пользователя (ис­полнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе со­циально-правовых.

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологи­ческие рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов:

· тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);

· персональные, в том числе биографические (о жизни конкрет­ного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

· социально-правовые (направленные на обеспечение прав и ин­тересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на зап­росы:

Ø о трудовом стаже;

Ø размере заработной платы;

Ø службе в вооруженных силах;

Ø участии в Великой Отечественной войне 1941 —1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветера­нах», об участии в партизанском и подпольном движении, на­хождении на оккупированной территории, в блокадном Ленин­граде и др.;

Ø пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны;

Ø работе в годы Великой Отечественной войны;

Ø нахождении на излечении, состоянии здоровья;

Ø награждении, присвоении званий;

Ø образовании, учебе;

Ø репрессиях, раскулачивании, реабилитации;

Ø рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;

Ø творческой деятельности и авторских правах;

Ø имущественных и наследственных правах и др.;

· консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально-правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

· прием запроса и работа с заявителем;

· поиск запрашиваемой информации;

· составление и выдача заявителям ответов на запросы.

Инициативное информирование учреждений и организаций, струк­турных подразделений о документах архива по профилю их деятель­ности. В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициа­тивное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в рас­чете на потенциального потребителя информации. Второе отли­чие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются ис­ключительно юридические лица: для государственного архива - органы государственной власти, управления и местного самоуп­равления, научные и общественные организации, зарубежные на­учные и культурные организации; для ведомственного архива - руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

Работа по инициативному информированию ведется в соот­ветствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или катего­рий потребителей информации.

Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциаль­ных потребителей, просмотрев материалы ведомственной перио­дики («Ведомости», «Информационные бюллетени...»), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п.

В практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производит­ся уже после согласования с пользователем.

Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.

В результате работы по инициативному информированию в го­сударственном или ведомственном архиве, как правило, состав­ляется информационное письмо, в котором указывается перечень информационных услуг архива с ука­занием их стоимости.

Главным результатом работы по инициативному информи­рованию является заключение договора о сотрудничестве или за­каза на копирование информации, когда потенциальный потре­битель станет реальным.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для пре­доставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра­вочным аппаратом.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государствен­ном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса).

Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сай­те архива в Интернет.

Правила работы исследователей в читальном зале данного ар­хива должны находиться в соответствии с Правилами работы ис­следователей в читальных залах государственных архивов, утвер­жденных Росархивом в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:

· все письма-направления и заявления данного пользователя;

· анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

· заказы на выдачу описей и дел;

· заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте ра­боты, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от ли­шения права пользования читальным залом до уголовной ответ­ственности.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.

Подлинные дела и доку­менты выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хра­нение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник Документа. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно, с шифрами) должны быть выданы.

В архиве составляется акт выдачи дел во вре­менное пользование, в котором перечисляются шифры выда­ваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. По возвращении дел ар­хивом проводится проверка их наличия и состояния.

Публикация документов. Под публикацией архивных докумен­тов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Публикация готовится в несколько этапов:

· выявление и отбор документов;

· выбор и передача текста документа;

· археографическое оформление документа и составление науч­но-справочного аппарата к публикации;

· формирование макета публикации.

Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных целях.

Формы использования документов в научных и куль­турно-просветительских целях очень многообразны:

· организация выставок документов;

· использование документов архива в средствах массовой инфор­мации;

· организация:

× вечеров-встреч с общественностью;

× экскурсий в архивы;

× презентаций, дней открытых дверей;

× лекций и докладов;

× устных журналов;

× читательских конференций;

× уроков для студентов и школьников.