Понятие учета архивных документов и его основные принципы.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Учет складывается из следующих этапов:

· подсчет количества документов в архиве;

· регистрация сведений о количестве документов во «внутрен­них» учетных документах архива;

· заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управле­ния архивным делом субъектов федерации;

· составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представ­ление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов - это си­стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следую­щих принципов:

· централизации учета - регламентация взаимодействия Феде­ральной архивной службы с учреждениями, создающими и хра­нящими документы государственной части АФ РФ, и собствен­никами документов негосударственной части АФ РФ;

· унификации учета - преемственность учета архивных докумен­тов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

· динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно от­ражено в учетных формах;

· полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

· архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол­лекция);

· единица хранения;

· отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат следующие документы:

· государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

· государственных музеев и библиотек;

· научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

· структурных подразделений организаций, хранящих докумен­ты (ведомственных архивов);

· негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Практически организация учета представляет собой утомитель­ный процесс составления и ведения учетных документов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­став и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­ванного государственного учета.

К внутренним документам относится:

· книга поступлений

· список фондов

· лист фонда

· архивная опись

· дело фонда.

Документы централизованного государственного учета

· паспорт архива органи­зации

· паспорт государственного архива

· карточка фонда