![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Понятие учета архивных документов и его основные принципы.
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учет складывается из следующих этапов: · подсчет количества документов в архиве; · регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива; · заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации; · составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив. Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов: · централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ; · унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов); · динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах; · полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися. Единицами учета Архивного фонда РФ являются: · архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция); · единица хранения; · отдельный обособленный документ. Государственному учету подлежат следующие документы: · государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных); · государственных музеев и библиотек; · научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств; · структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов); · негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой. Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета. К внутренним документам относится: · книга поступлений · список фондов · лист фонда · архивная опись · дело фонда. Документы централизованного государственного учета · паспорт архива организации · паспорт государственного архива · карточка фонда
|