Назначение и виды обзоров. Методика описания документов в обзорах.

Обзор архивных документов - тип архивного справочника включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Различают два вида обзоров:

· обзо­ры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций)

· тема­тические обзоры документов.

Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании докумен­тов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов - вид обзора документов, вклю­чающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по опреде­ленной теме с источниковедческим анализом этих документов.

Обзоры имеют две основные части:

1) характеристика документов (собственно обзор), включаю­щая сведения о составе и содержании документов (аннотации), их источниковедческий анализ и поисковые данные;

2) справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглав­ления, предисловия, списка сокращений, указателя (ей).

1. Характеристика документов в обзоре

В характеристике документов (собственно обзоре) излагаются сведения о документах.

Схемами построения обзоров архивного фонда яв­ляются:

1) структурная;

2) номинальная.

3) отраслевая (функциональная);

4) тематическая;

5) хронологическая;

Схемами построения тематических обзоров документов яв­ляются:

1) отраслевая (функциональная);

2) тематическая;

3) хронологическая.

Структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных час­тей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимости и производственной соподчиненности.

Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообра­зователя, которые происходили в то или иное время, либо пока­зать периодизацию деятельности фондообразователя.

Хронологическая схема построения характеристики в темати­ческих обзорах мало распространена. Ее применение в таких слу­чаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происхо­дящих событий.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фон­дов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда струк­турные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в раз­витии тех или иных сторон государственного аппарата, управле­ния, экономики, науки, культуры и т.д.

Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых струк­турных частей или отраслевой деятельности, а если и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связан­ные с наиболее значительными проблемами социально-экономи­ческого или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке и изложении содержания документов по темам.

Номинальная схема применяется для построения обзоров архив­ных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.

Сведения о составе и содержании документов в обзорах приня­то называть аннотацией.

При составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических ис­точниках, провести их источниковедческий анализ.

Источниковедческая характеристика докумен­тов помогает лучше показать их значение и ценность, дает воз­можность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно, их последующего использования.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспе­чить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов склады­вается из номеров описей (если их несколько) и единиц хране­ния. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируют­ся отдельные документы.

2. Справочный аппарат к обзору

Справочный аппарат обзора состоит:

· из титульного листа;

· оглавления;

· предисловия

· оглавления

· указателей

· списка сокращений

На титульном листе обзора архивного фонда после названия архи­ва указывается тип справочника - обзор фонда, номер фонда, край­ние даты документов, год издания или год составления обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты доку­ментов по теме, год издания (составления) обзора.

Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи.

В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник.

В оглавлении (содержании) разделов обзора и справочного ап­парата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, ука­затели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в обзоре сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Со­кращения вводятся в целях экономии места для часто встречаю­щихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в пере­даче содержания документов.

Указатели к обзору представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснения­ми и ссылочными данными.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглав­ления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Для тематических обзоров составляется список фондов, инфор­мация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях - библиографический список.

16. Архивные каталоги: основные виды и этапы работы по их составлению.

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппи­рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации.

В отличие от архивной описи каталог:

· во-первых, как правило, охватывает подавляющее большин­ство фондов архива, потому что его структура не зависит от сис­темы хранения документов, а отражает классификацию докумен­тной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составля­ется на документы одного архивного фонда или его части;

· во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части до­кумента, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;

· в-третьих, в отличие от описи не является учетным справоч­ником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хране­ния и документов; единственная его функция — информацион­ный поиск;

· в-четвертых, если каждая опись строится на основе собствен­ной схемы систематизации материалов данного фонда, то ката­ложные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответ­ствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

Совокупность различных каталогов составляет систему катало­гов архива.

Процесс подготовки, составления и ведения архивных ка­талогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

1. определение вида каталога;

2. разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

3. выявление и отбор документной информации для каталогизации;

4. описание документной информации на каталожных карточках;

5. индексирование каталожных карточек;

6. систематизация карточек и ведение каталога.

Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации.

1. Определение вида каталога

При определении состава каталогов конкретного государствен­ного архива учитываются:

· ранг и профиль архива;

· структура, со­став и содержание фондов архива;

· степень разработанности фон­дов;

· интенсивность и задачи использования документов;

· наличие и качественный уровень других типов архивных справочников;

· материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов:

· логической структуры

· алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидно­сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидно­сти, именной и географический (рис. 2). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

2. Разработка схемы классификации документной информации в каталоге

Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации.

На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных схем для систематических каталогов, среди которых — «Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек» и «Библиотечно-библиографическая классификация», СЕК (1962, 1978).

В России и странах Восточной Европы ББК используется как основа классификационной системы поиска ретроспективной до­кументной информации (РДИ).

В Международной библиографии и документалистике наибо­лее распространены две системы классификации:

«Универсальная десятичная классификация» (ДК Дьюи);

«Классификация при помощи двоеточия» (Ранганатана).

3.Выявление и отбор документной информации для каталогизации

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

· организационно-распорядительные, планово-отчетные и дру­гие основные документы учреждения-фондообразователя;

· руководящие документы вышестоящих органов, непосредствен­но относящиеся к учреждению-фондообразователю;

· документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

· печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

· копии предложений, проектов постановлений, актов провер­ки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важ­ным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, опреде­ленный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Отобранная для каталогизации документная информация опи­сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­тем применения различных приемов описания:

· подокументного;

· поединичного;

· группового.

При подокументном описании на карточку выносится информа­ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­кумента (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопро­са, события, места и времени.

4.Описание документной информации на каталожных карточках

Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирова­ние вторичной документной информации на каталожной карточ­ке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов.

Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения:

· классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со­бытия);

· информационные (содержание документов);

· поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

· внешние (язык документа и способ воспроизведения);

· контрольные (должность и подпись составителя, дата состав­ления карточки).

5.Индексирование каталожных карточек

После отбора и описания документной информации на ката­ложных карточках можно приступать к их индексированию.

Индексирование - это процесс выбора или составления индек­сов по схеме и их проставление на каталожных карточках.

Индекс - это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение или их совокупность присваива­ются соответствующим классификационным делениям схемы клас­сификации документной информации и проставляются на ката­ложных карточках.

Назначение индекса - передать содержание информации, ко­торая зафиксирована в документах, закрепить место делений в клас­сификационной схеме и отразить связи между этими делениями.

Система индексов - это система построения индексов с учетом методики, определенных правил, другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, сим­волов, правил.

Системы индексов бывают нескольких видов:

· буквенные;

· цифровые;

· смешанные (комбинированные).

Цифровые индексы в свою очередь подразделяются:

· на нумерационные;

· серийные;

· десятичные.

Нумерационная система индексов - это простой ряд чисел от 0 до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, приме­няемая при наличии только одного уровня делений в схеме.

Например

1 Абазинский

2 Абхазский

3 Аварский

4 Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские.

При серийной системе индексов для деления в схеме отводится определенный ряд цифр: от 0 до 99, от 100 до 999 и т.

Например, подраздел Х9 85/89 «Педагогические науки» далее детализирован:

Х9 86 «Общая педагогика и дидактика»;

Х9 87 «Школьная педагогика»;

Х9 88 «Внешкольная педагогика»;

Х9 89 «Дефектология».

Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений (класс, раздел, тему), вторая - следующий уровень делений и т.д.

Например, в подотделе Р «Сельское, лесное и водное хозяй­ство» разделы имеют индексы Р0, PI, Р2 и так далее до Р9.

Необходимо учитывать следующие требования при вы­боре системы индексов:

1) система должна быть удобной в применении, хорошо выра­жать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна быть мнемоничной;

2) индексы должны вызывать ассоциацию близости или удале­ния обозначенных предметов от основных классификационных понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения и соподчинения;

3) индексы должны быть максимально краткими, т. е. при наи­меньшем количестве обозначений давать наибольший объем све­дений.

6.Систематизация карточек и ведение каталога

Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Систематизация карточек проводится в соответствии с индек­сами в порядке расположения букв и цифр, например:

Г0 Суд. Прокуратура.

П Охрана общественного порядка и взаимоотношений между члена­ми общества.

П 20 Паспортная система.

П 25 Пожарная охрана.

П 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному прин­ципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименова­ний. Группы карточек, образованные по хронологическому призна­ку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического ка­талога, так и всего каталога с архивными справочниками исполь­зуют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Ин­декс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном поряд­ке, а в графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления каталоге или в другом архивном справочнике.

17. Выявление и отбор документов для каталогизации: группы документов для каталогизации, приемы описания и объекты.

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

· организационно-распорядительные, планово-отчетные и дру­гие основные документы учреждения-фондообразователя;

· руководящие документы вышестоящих органов, непосредствен­но относящиеся к учреждению-фондообразователю;

· документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

· печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

· копии предложений, проектов постановлений, актов провер­ки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важ­ным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, опреде­ленный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Отобранная для каталогизации документная информация опи­сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­тем применения различных приемов описания:

· подокументного;

· поединичного;

· группового.

При подокументном описании на карточку выносится информа­ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­кумента (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопро­са, события, места и времени.

Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объек­тов описания (по возрастающей):

· часть документа;

· документ;

· группа документов;

· дело;

· группа дел.

18. Описание документной информации на каталожных карточках: элементы описания и их особенности.

Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирова­ние вторичной документной информации на каталожной карточ­ке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов.

Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения:

· классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со­бытия);

· информационные (содержание документов);

· поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

· внешние (язык документа и способ воспроизведения);

· контрольные (должность и подпись составителя, дата состав­ления карточки).

При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целе­сообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поис­ковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата собы­тия» и «Место события» содержат дату и место описываемых со­бытий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику».

Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведе­ния индексирования карточек.

При описании информационных сведений в первую очередь опи­сывается вопрос, содержание документа, затем - вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный при­знак - указание подлинности - указывается в отдельных случаях.

Основным методом описания информационных сведений явля­ется вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части докумен­та, в одном документе, группе документов, деле или группе дел.

Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент.

При описании поисковых сведений элементы «Название фон­да», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел.

Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то ука­зывается общее количество листов в деле.

При описании внешних сведений элемент «Язык документа» за­полняется только в том случае, когда документ написан на дру­гом языке, нежели основной массив документов данного архив­ного фонда.

Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в ред­ких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.

При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняют­ся обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся...»).