Классификация документов Архивного Фонда Российской Федерации. Состав АФ РФ и три ступени его классификации.

Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Классификация документов АФ РФ включает три ступени:

· классификация в пределах АФ РФ в целом

· классификация документов в пределах архива

· классификация в пределах архивного фонда

I. классификация в пределах АФ РФ в целом – распределение документов между государственными архивами.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по сле­дующим признакам:

1) принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капита­лизму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в госу­дарственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);

2) принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

3) принадлежности к определенным административно-терри­ториальным единицам (краям, областям, районам);

4) принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

5) принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);

6) способу и технике закрепления информации.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации стала осуществляться по следующим признакам:

1)по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы государственной час­ти АФ РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федераль­ной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в веде­нии муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

2)по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на по­стоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­менном хранении в течение установленных сроков в ведомствен­ных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­менном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и от­раслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы негосударственной ча­сти Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депози­тарном хранении в государственных архивах.

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в ар­хивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их пере­дачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государствен­ных учреждений, организаций и предприятий, а также государ­ственные отраслевые фонды.

Хранение в собственности государства - это хранение доку­ментов, находящихся в частной собственности, собственности об­щественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.

Депозитарное хранение документов - временное хранение доку­ментов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в тече­ние срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в догово­ре, совсем не обязательно следует передача документов на постоян­ное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депо­зиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

II. классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - архивным фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из на­учных принципов классификации:

· принцип происхождения (организация документов по истори­чески сложившимся комплексам (фондам);

· логический (тематический) принцип классификации докумен­тов по тематическим и другим (искусственно созданным) груп­пам (коллекциям).

Вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности учреждения или лица (юридического или физического) - фондообразователя, со­ставляет его документальный фонд.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая исто­рическое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хране­нию.

Разновидностями архивного фонда являются:

· архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в дея­тельности одного учреждения (организации);

· архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

· объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых ча­стей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою историчес­кие и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельно­сти, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родствен­ные, профессиональные, творческие отношения).

Архивная коллекция - совокупность отдельных доку­ментов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологи­ческому и др.).

III. Классификация в пределах архивного фонда – определяется структура фонда.

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов.

Единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Классификация дел в пределах архив­ного фонда состоит из двух этапов:

· разработки схемы классификации дел фонда;

· распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов явля­ется важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименова­ний структурных подразделений учреждения-фондообразовате­ля, его функций или вопросов и направлений его деятельности.

К основным классификационным признакам относятся:

· структурный — в соответствии со структурными подразделе­ниями;

· функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ­ций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;

· хронологический — по датам или периодам, к которым отно­сятся документы.

К дополнительным классификационным признакам относятся:

· номинальный — по видам дел, видам и разновидностям доку­ментов;

· корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

· авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

· предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отра­жены в документах;

· географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание доку­ментов, их авторы или корреспонденты;

· хронологический — по датам документов.

При разработке схемы классификации следует запомнить, что:

· необходимо использовать только основные признаки;

· из всей совокупности основных признаков берут только два;

· одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;

· выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочета­ние таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При структурно-хронологической схеме все дела сначала группируются по структурным подразделениям. При хронологически-структурной схеме дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп - по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной струк­турой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сна­чала группируются по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологическиноминальную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно­логически-тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел сна­чала производится группировка дел по фондам, входящим в объе­диненный архивный фонд.

Для фондов личного происхождения схемы классификации доку­ментов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объе­мом документов фонда.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непос­редственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируют­ся по разделам и другим более мелким делениям в схеме и после­довательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располага­ются в предусмотренной схемой классификации последователь­ности и нумеруются в порядке валовой нумерации.