Схемы классификации документной информации

Разработка схемы классификации дел фондов явля­ется важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименова­ний структурных подразделений учреждения-фондообразовате­ля, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организа­ции архивного фонда, для распределения дел фонда по груп­пам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закреп­ляется описью.

Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельнос­ти. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных признаков классификации.

К основным классификационным признакам относятся:

· структурный — в соответствии со структурными подразделе­ниями;

· функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ­ций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;

· хронологический — по датам или периодам, к которым отно­сятся документы.

К дополнительным классификационным признакам относятся:

· номинальный — по видам дел, видам и разновидностям доку­ментов;

· корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

· авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

· предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отра­жены в документах;

· географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание доку­ментов, их авторы или корреспонденты;

· хронологический — по датам документов.

При разработке схемы классификации следует запомнить, что:

· необходимо использовать только основные признаки;

· из всей совокупности основных признаков берут только два;

· одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;

· выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообраз­но разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменя­лась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп - по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сна­чала группируются по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При классификации по отраслехронологической схеме дела группиру­ются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хро­нологии.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологическиноминальную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно­логически-тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел сна­чала производится группировка дел по фондам, входящим в объе­диненный архивный фонд.

Для фондов личного происхождения схемы классификации доку­ментов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объе­мом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ раз­работали типовую схему классификации документов фондов лич­ного происхождения:

1) рукописи фондообразователя;

2) записные книжки фондообразователя;

3) письма фондообразователя;

4) дарственные надписи разным лицам;

5) письма фондообразователю;

6) дарственные надписи разных лиц фондообразователю;

7) материалы к биографии фондообразователя;

8) материалы имущественно-хозяйственного и бытового ха­рактера;

9) материалы, собранные фондообразователей для своих ра­бот и по интересующим его темам;

10) материалы о фондообразователе;

11) изобразительные материалы;

12) материалы членов семьи фондообразователя;

13) материалы разных лиц, отложившиеся в фонде;

14) коллекции.

Для документов представителей науки, управления, производства и других возможна аналогичная классификация дел в пределах личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возмож­но наличие и других, непредусмотренных этой примерной схе­мой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя.

7. Комплектование государственного архива: этапы комплектования, источники

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Профиль архива определяется Федераль­ной архивной службой РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

– установление профиля архива;

– определение источников комплектования;

– определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

– организация комплектования.

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

С 90-х гг. критериями источников комплектования являются:

· функционально-целевое назначение учреждения:

выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и регио­нальных программах

· масштаб его деятельности:

многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников

· вид организации:

сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, нали­чие уникальных или наиболее типичных структур

· полнота отражения в ее документах ценной информации:

степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций

Источниками комплектования государственных архивов, хра­нящих документы постоянно, являются организации и физиче­ские лица, в деятельности которых образуются подлежащие пе­редаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, докумен­ты которых передаются в госархивы. Совместно с собственни­ками Росархив определяет, какие документы негосударствен­ных организаций и физических лиц могут быть приняты на до­говорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников ком­плектования, составляемыми в архиве на основе критериев ис­точников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

· учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

· учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются осо­бо ценными;

· учреждения и организации, от которых осуществляется груп­повой выборочный прием документов, имеющих ценную или не­обычную информацию, в совокупности отражающую их дея­тельность;

· учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источни­ков комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятель­ности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также уч­реждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ве­домственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контро­лем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госар­хив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц - источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и ви­деодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплек­тования до заключения с ними договоров о передаче ими сво­их документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно.

Комплектование государственных архивов включает в себя мероприятия, связанные с определением источников поступления документов в государственные архивы - круга учреждений-фондообразователей, с отбором документов на государственное хранение и распределением их по сети государственных архивов.

В процессе отбора

· воспол­няются утраченные основные документы учреждений;

· для дублетов документов устанавливается количество экземпляров и архивы, в составе которых они должны храниться;

· осуществля­ется розыск недостающих материалов, относящихся к составу государственных архивов.

К системе мероприятий, связанных с комплектованием государственных архивов, относится также прием-передача документов и дел из ведомственных и объ­единенных ведомственных архивов в государственные архивы.

Основной задачей комплектования государственных архивов является наиболее полная концентрация документов, отно­сящихся к профилю каждого конкретного государственного архива. Это помогает правильно организовать документы, создать систему научно-справочного аппарата по материа­лам архива, обеспечить их всестороннее использование. На государственное хранение документы и дела принимаются в установленные сроки, в полном составе и приведенными в порядок.

Распределение документов по сети государственных архивов производится с учетом принципа недробимости ар­хивных фондов и их комплексов, а также основных признаков классификации документов, к числу которых относятся при­надлежность архивных документов к историческим эпохам, определенным административно-территориальным единицам, отраслям государственной и общественной деятельности с учетом способа и техники их создания.

Для осуществления правильного комплектования государ­ственных архивов архивные учреждения должны систематиче­ски контролировать своевременный прием документов в архивы учреждений от всех структурных частей, особенно полноту состава и упорядоченность материалов, которые в дальнейшем поступят на государственное хранение.

Необходимо

· контроли­ровать и правильно направлять работу архивов учреждений по фондированию и учету документов;

· изучать историю государ­ственных учреждений и административно-территориальных преобразований, происходивших на территории региона;

· иметь списки учреждений, существовавших ранее в данном регионе, а также сведения о неполноте документов отдельных фондов, об утраченных и погибших материалах;

· брать на учет документы, хранящиеся в рукописных отделах библиотек, музеев, других учреждениях, относящиеся к профилю кон­кретного государственного архива.

Если документы каких-либо фондов в свое время не поступили в государственный архив, необходимо принять меры к розыску этих материалов, а в случае утраты ценных документов следует принять меры к их восстановлению. Архивные учреждения должны проводить большую работу по учету и выявлению личных фондов полити­ческих, государственных и общественных деятелей, деятелей литературы и искусства, документы которых представляют научное значение.

Источниками комплектования документальных материалов дореволюционного периода могут быть рукописные отделы библиотек, музеев, архивы некоторых научных учреждений и организаций, хранящие материалы этого периода и имеющие государственное значение, а также документы отдельных лиц.

Источниками пополнения архив­ного фонда РФ являются

· федеральные музеи, библиотеки;

· органы государственной власти;

· академии наук РФ;

· документы учреждений, организаций, имеющие государственное значе­ние;

· личные архивы политических общественных деятелей, деятелей науки, техники, литературы и искусства.

Прием документов на хранение в ГАФ имеет выборочный характер: из общей массы материалов отбирается их неболь­шая часть - выборка, которая репрезентативно (или пред­ставительно) отражает информационные свойства, присущие всему исходному объему документов. Выбор совершается из равноценных документов, а не основывается на предпочтении более ценных менее ценным, как это происходит в процессе экспертизы ценности документов.

Государ­ственные организации, документы которых передаются в архив, определяются по следующим критериям:

1) функционально-це­левое значение организации;

2) полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других органи­заций. При решении вопроса о приеме в госархив документов негосударственных организаций учитываются их особая роль среди других подобных организаций, масштаб деятельности, вид организации (ее организационно-правовая форма).

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреж­дения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сро­ков передачи документов от источника комплектования в госар­хив.

Комплек­тование государственного архива документами данного фондооб­разователя осуществляется в несколько этапов:

· на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

· в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­кого состояния дел, оформления дел и т.д.;

· на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение.