Цели и формы использования архивных документов.

Использование документов архива - комплекс работ по обес­печению информационных потребностей общества в ретроспек­тивной документной информации.

Цели использования документов могут быть:

· управленческие;

· политические;

· экономические;

· научные;

· культурно - просветительские;

· социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Использование документов в управленческих целях предполага­ет информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов воп­росов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов раз­вития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, ин­струкций, в том числе квалификационных справочников, дол­жностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству орга­низации и т.д.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идео­логии и политики правительства; для укрепления государствен­ности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и измене­нии административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.

Использование архивных документов в экономических целях дос­таточно разнообразно:

· при прогнозировании и планировании экономического разви­тия (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архи­вным документам;

· при осуществлении проектных и опытно-конструкторских ра­бот (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязатель­но изучение архивных данных при проведении геологических изыс­каний и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструк­ции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сооб­щения, промышленных и жилых объектов;

· при осуществлении научных и прикладных исследований (про­ведение патентной экспертизы);

· для оптимизации производственных и технологических про­цессов (к архивным материалам обращаются в поисках утрачен­ных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяй­ствах, в области охраны окружающей среды и т.д.).

Использование документов в научных целях предполагает прове­дение научных исследований по историческим источникам, хра­нящимся в архивах.

Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представите­ли всех отраслей знания. Исследования проводят не только масти­тые ученые, но и студенты, и даже школьники.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспо­зиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, ис­пользование документов в средствах массовой информации, пуб­ликацию документов и обзоров. Документы используются писате­лями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользова­телей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусст­воведы), работа которых невозможна без проектной документа­ции, планов и других источников.

Использование документов в социально-правовых целях предпола­гает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные ин­тересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспече­ния установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д.

Формы использования архивных документов - это определен­ные информационные услуги, выполняемые архивами по каж­дому направлению использования. По каждой форме использо­вания, как правило, составляются определенные информаци­онные документы.

Основными формами использования в архи­ве являются:

· информационное обеспечение организаций, структурных под­разделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

· исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

· инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

· предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

· выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

· публикация документов;

· информационные мероприятия в научных и культурно-просве­тительских целях (выставки документов, использование докумен­тов в средствах массовой информации; организация лекций, экс­курсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Информационное обеспечение пользователей. Эта форма исполь­зования осуществляется либо по инициативе пользователя (ис­полнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе со­циально-правовых.

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологи­ческие рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов:

· тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);

· персональные, в том числе биографические (о жизни конкрет­ного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

· социально-правовые (направленные на обеспечение прав и ин­тересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на зап­росы:

Ø о трудовом стаже;

Ø размере заработной платы;

Ø службе в вооруженных силах;

Ø участии в Великой Отечественной войне 1941 —1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветера­нах», об участии в партизанском и подпольном движении, на­хождении на оккупированной территории, в блокадном Ленин­граде и др.;

Ø пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны; работе в годы Великой Отечественной войны;

Ø нахождении на излечении, состоянии здоровья;

Ø награждении, присвоении званий;

Ø образовании, учебе;

Ø репрессиях, раскулачивании, реабилитации; рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;

Ø творческой деятельности и авторских правах;

Ø имущественных и наследственных правах и др.;

· консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально-правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

· прием запроса и работа с заявителем;

· поиск запрашиваемой информации;

· составление и выдача заявителям ответов на запросы.

Инициативное информирование учреждений и организаций, струк­турных подразделений о документах архива по профилю их деятель­ности. В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициа­тивное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в рас­чете на потенциального потребителя информации. Второе отли­чие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются ис­ключительно юридические лица: для государственного архива - органы государственной власти, управления и местного самоуп­равления, научные и общественные организации, зарубежные на­учные и культурные организации; для ведомственного архива - руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

Работа по инициативному информированию ведется в соот­ветствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или катего­рий потребителей информации.

Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциаль­ных потребителей, просмотрев материалы ведомственной перио­дики («Ведомости», «Информационные бюллетени...»), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п.

В практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производит­ся уже после согласования с пользователем.

Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.

В результате работы по инициативному информированию в го­сударственном или ведомственном архиве, как правило, состав­ляется информационное письмо, в котором указывается перечень информационных услуг архива с ука­занием их стоимости.

Главным результатом работы по инициативному информи­рованию является заключение договора о сотрудничестве или за­каза на копирование информации, когда потенциальный потре­битель станет реальным.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для пре­доставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра­вочным аппаратом.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государствен­ном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса).

Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сай­те архива в Интернет.

Правила работы исследователей в читальном зале данного ар­хива должны находиться в соответствии с Правилами работы ис­следователей в читальных залах государственных архивов, утвер­жденных Росархивом в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:

· все письма-направления и заявления данного пользователя;

· анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

· заказы на выдачу описей и дел;

· заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте ра­боты, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от ли­шения права пользования читальным залом до уголовной ответ­ственности.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.

Подлинные дела и доку­менты выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хра­нение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник Документа. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно, с шифрами) должны быть выданы.

В архиве составляется акт выдачи дел во вре­менное пользование, в котором перечисляются шифры выда­ваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. По возвращении дел ар­хивом проводится проверка их наличия и состояния.

Публикация документов. Под публикацией архивных докумен­тов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Публикация готовится в несколько этапов:

· выявление и отбор документов;

· выбор и передача текста документа;

· археографическое оформление документа и составление науч­но-справочного аппарата к публикации;

· формирование макета публикации.

Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных целях.

Формы использования документов в научных и куль­турно-просветительских целях очень многообразны:

· организация выставок документов;

· использование документов архива в средствах массовой инфор­мации;

· организация:

× вечеров-встреч с общественностью;

× экскурсий в архивы;

× презентаций, дней открытых дверей;

× лекций и докладов;

× устных журналов;

× читательских конференций;

× уроков для студентов и школьников.

Планирование в государственных архивах и архивах учреждений.

Планирование - деятельность по составлению планов, опреде­ляющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны пре­вышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государ­ственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведом­ственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч­ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллеги­альные совещательные органы, в работе которых принимают уча­стие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:

– экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности докумен­тов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения дея­тельности архива;

– научный совет (для координации исследовательской и изда­тельской работы);

– комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо струк­турных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как пра­вило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исхо­дя из объема документов архива, хронологических границ, ста­туса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов суще­ствуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, то трудовой коллектив работает согласно плану.

План государственного архива

1. План работы архива на год.

1.1.План научно- исследовательской работы архива на год*.

1.2.План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану).

2. План структурного подразделения архива на год.

3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника.

4. Отчет о выполнении работы архива за год.

5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал).

6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал.

7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника.

8.Табель учета рабочего времени работников архива

План архива учреждения

1. План работы архива учреждения на год.

2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой).

3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).

4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей — составляются по инициативе государственного архивов.

5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков).

6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал).

7.Табель учета рабочего времени

* Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным.

Перс­пективные планы (программы) составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0, 5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития от­расли.

План работы архива состоит:

· из введения;

· текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

· расчетной части (основных показателей плана работы на год);

· предложений (плана научно-издательской и научно-исследо­вательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управ­ления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому на­правлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архи­ва могут прилагаться документы централизованного государствен­ного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения доку­ментов в организациях -источниках комплектования.

28. Архивная эвристика: её сущность, задачи, этапы поиска документной информации.

Эвристика - на­ука, изучающая методы получения нового знания (эвристиче­ские методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

Архивная эвристика - направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов.

Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

1) наличие научных принципов организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документов;

2) организация современного Архивного фонда РФ как целос­тной системы государственных и ведомственных хранилищ оп­ределенного профиля архивов учреждений;

3) существование системы учетного и научно-справочного ап­парата государственных архивов.

Основными эта­пами поиска документов являются:

1) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую иссле­дователей информацию;

2) поиск на межархивном уровне, на котором следует устано­вить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в ко­торых отложились нужные документы;

4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько опи­сей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

5) поиск на уровне дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной информации начинается с оп­ределения архивного шифра - совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если доку­мент исполнен и подшит в дело - индекс дела по номенклатуре. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в тре­бовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читаль­ном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнитель­ные элементы информации — часть или том описи, номер короб­ки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое по­ступило требование, по шифру может найти любое дело с помо­щью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске - точно установить архивный шифр.

Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.

29. Этапы информатизации архивного дела: основные этапы и их характеристики.

В истории механизации и автоматизации архивного дела мож­но выделить несколько этапов:

1) период с конца XIX в. до 1950-х гг.;

2) период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;

3) период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг.;

4) период второй половины 1980-х — 1990-х гг.

На первом этапе механизация касалась в основном ведомствен­ных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпи­зодическим и ограничивалось использованием матричных носи­телей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодек­сов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), пла­нирования, отчетности на производстве и т.д.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применя­емого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в на­шей стране.

Основным итогом этого этапа стало формулирование теорети­ческих основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах. На базе междисципли­нарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и те­орию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами В.Н.Автократова, К. Б. Гельмана-Виноградова, К. И. Рудельсон, Р. Н. Ефименко и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования РДИ.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС. Рост сфер примене­ния автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнит­ные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспече­ния (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональ­ные компьютеры ПЭВМ), а также с появлением специальных па­кетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.

К 1970- 1980-м гг. относится опыт создания межфондовых АИПС (в государственном архиве Курской области, Центральном архиве Ми­нистерства обороны и др.). Первые электронно-вычислительные маши­ны класса ЭС-ЭВМ, установленные в НИЦКД СССР (РНИЦКД), и пакет прикладных программ АИДОС фирмы РОБОТРОН (ГДР) послу­жили базой для реализации трех грандиозных по тем временам межар­хивных проектов -АИПС: «Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти. 25 октября 1917 - июнь 1918 г.» (участвовали 200 архивов-соисполнителей), «История па­мятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и при­городов» (7 архивов-соисполнителей) и общеотраслевой автоматизиро­ванной системы научно-технической информации (АСНТИ) на основе Центрального фондового каталога (ЦФК) государственного архивного фонда СССР (в нее успели ввести данные 70 тыс. карточек фондов госу­дарственных архивов СССР).

В этот же период зародилось такое направление архивной ин­форматики, как применение автоматизированных систем обработ­ки изображений для реставрации документов (АСОИЗ), начало которому положили разработки НИЦ ТД в области реставрации фото- и фотодокументов.

Четвертый этап связан с началом стихийной компьютериза­ции сначала московских, а затем и местных государственных ар­хивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы.

В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных сис­тем делопроизводства и документации, создающих огромные мас­сивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание мас­сивов электронных документов происходит также путем оцифрова­ния источников на традиционных носителях в государственных ар­хивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования, а также создания полнотекстовых баз данных).

30. Электронные документы и архивы: основные направления деятельности электронных архивов.

Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обес­печивающих обработку его информации электронно-вычислитель­ной машиной.

Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не име­ют равноценных аналогов на традиционных носителях (это отно­сится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных на­логоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а так­же базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономи­ческой, демографической, медицинской статистики, данных со­циологических опросов и др.).

Основными направлениями деятельности электронных архи­вов являются:

· разработка принципов хранения информации;

· защита информации;

· активизация вторичного использования информации;

· стандартизация критериев описания данных;

· оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;

· регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных;

· реализация информационных услуг и исследовательских про­ектов.

Документы, хранящиеся в электронном архиве, можно распределить на несколько групп:

1) базы данных, касающиеся экономики, переписи населе­ния, состояния здоровья, голосования на выборах;

2) текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний выс­ших органов власти и управления, наиболее популярных у иссле­дователей справочных, энциклопедических изданий, газет;

3) оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).

Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как пра­вило, поступают в электронные архивы из делопроизводства госу­дарственных и негосударственных учреждений, корпораций, ис­следовательских институтов, в которых они были созданы.

Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распоз­навания (оцифрованные копии).

Однако в 1990-е гг. появилась тен­денция к росту четвертой группы электронных документов: ис­следовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждения национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные за­ведения.

В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии.

В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической доку­ментации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники». В на­стоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах хранит Центральный архив документов на специальных носите­лях (г. Москва), созданный в 1993 г. на базе архива кинофотофоно-документов г. Москвы. Однако значительные массивы электрон­ных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах.

В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации (раздел «Архивирование документов на нетрадицион­ных носителях») рекомендуется принимать на постоянное хране­ние «достаточно ограниченный круг больших массивов машиночитаемой информации, имеющих очевидную социально-эконо­мическую значимость (первичные данные демографических пере­писей, социологических обследований), не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом их в единый формат записи данных.

При описании (каталогизации) машиночитаемых данных по­мимо сведений о самих данных необходима дополнительная ин­формация, отражающая процесс перехода от источника к его машиночитаемой версии.

Если архив комплектуется электронными документами, необ­ходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Основной массив данных должен храниться на сервере и быть до­ступным сотрудникам. В электронном архиве хранятся периоди­чески изготавливаемые резервные копии системы на магнитных лентах или магнито-оптических дисках. В Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования данных, режим и носители, на которые производится копирование, сотрудника, ответственного за резервное копирование.