Документування. Укладання документів щодо особового складу.

Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Система використання різних позначень має бути послідовною, логічною й будуватися за висхідною ознакою; вона повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частині

Правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту

Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею. Заголовок повинен чітко відповідати тексту, бути логічно повноцінним і досить коротким.

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не бажано у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків:

ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ

В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.

Наприклад:

ПОЛОЖЕННЯ

про Раду з питань мовної політики

при Президентові України

або

Про внесення доповнень до Положення

про порядок реалізації, обліку торговельних патентів

і контроль за їх використанням

ПОСТАНОВА

Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали. Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка від межі лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між літерами в межах одного слова, наприклад:

З М І С Т

Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватись з використанням чисел, а й вимагає інформативної прив'язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок, конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так, під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань, які в документі розглядаються.

Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком — два інтервали, від підзаголовка до тексту — три-чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом.