Організація електронного документообороту.

Регламентується Законом Укр. «Про електронні документи і електронний документооборот»

Електронний документооборот – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Етапи ел. документообороту:

З позиції того, хто створює документ: створення документа, обробка, відправлення і передача.

З позиції отримувача: одержання, використання, збереження, знищення.

Ел. документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді ел. даних, які передбачають обов’язкові реквізити документів і ел. цифровий підпис.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом осіб, які брали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами або його зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Ел. цифровий підпис – вид ел. підпису, отриманого за результатом закритого перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору і (або) логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Ел. підпис має 2 ключі: закритий (секретний), відкритий.

Організація архіву бухгалтера. Особливості сучасного архівування інформації.

Архів – це місце або установа, в якій зберігаються документи.

Архіви бувають:

Поточний - організовується безпосередньо в бухгалтерії для збереження документів звітного року

Постійний – організовується в спеціально обладнаному приміщенні.

Способи зберігання документів:

1) Кореспондентський (за юридичними або фізичними особами)

2) Предметний (за господарськими операціями)

3) Хронологічний (за порядковим номером операції, документа)

Архіваріус робить відмітку в архівній книзі. Ключі від архіву також зберігаються в архіваріуса.

Терміни зберігання документів визначено переліком облікових документів, які створюються в результаті діяльності держ. комітетів, міністерств, відомств та ін. організацій, установ, підприємств із зазначенням строку зберігання.

Терміни зберігання документів:

- 3 роки

- 75 років

- Доки не мине потреба – строк зберігання визначається підприємством самостійно

- Постійно