Організація архівування та збереження конфіденційної інформації.

Економічна інформація – це сукупність корисних відомостей, які відображають процеси виробництва, розподілу, обліку та споживання матеріальних благ та послуг.

Закон, що встановлює правові засади одержання, поширення та зберігання інформації – ЗУ «Про інформацію».

Інформація поділяється на відкриту та з обмеженим доступом. Інформ. З обмеж. Доступом поділяється на комерційну таємницю та таємну інформацію.

Комерційна таємниця – відомості про організаційну структуру підприємства, стратегічні плани розвитку, розміри та умови кредитів, інвестиційні програми.

Таємна інформація – інформація, яка містить відомості, що становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої може завдати шкоди особі, суспільству та державі.

Заходи щодо захисту інформації:

1. Правовий захист. Документальне затвердження переліку відомостей, ухвалення графіку документообігу.

2. Адміністративний захист. Створення режиму доступу до інформ, створення системи контролю за дотриманням режиму доступу та правилами зберігання інформ і вжиття заходів щодо порушників.

Ведення обліку (реєстрації), зберігання, розмноження конфіденційних документів покладається, як правило, на службу діловодства (секретаря), що веде облік несекретної документації, а запобігання розголошенню відомостей, що містяться в таких документах, - на режимно-секретний підрозділ установи. Перелік цінних відомостей, що складають таємницю фірми, є постійним робочим матеріалом керівництва фірми, служб безпеки та конфіденційної документації Він регулярно оновлюється, коректується та являє собою інвентарний список відомостей про конкретні роботи, конкретну продукцію, конкретні дослідження, конкретні контракти і т.і. В кожній позиції переліку рекомендується вказувати гриф конфіденційності відомостей, прізвища співробітників, які мають право доступу до них і які несуть відповідальність за їх зберігання, термін дії грифу або найменування події, яка знімає це обмеження, види документів та баз даних, в яких ці відомості фіксуються і зберігаються. Важливим завданням переліку є подрібнення комерційної таємниці на окремі інформаційні елементи, відомі різним особам. В свою чергу, закріплення конфіденційних відомостей за конкретними документами дозволяє виключити можливість безпідставного видання документів або включення в них надмірних даних. Аналогічні переліки в якості розділів, що входять б загальний перелік відомостей, які складають таємницю фірми, можуть мати її великі структурні підрозділи. На основі переліку відомостей складається і ведеться перелік (список) документів фірми, що підлягають захисту і мають відповідний гриф обмеження доступу. Під конфіденційним (закритим) документом, тобто документом, до якого обмежений доступ персоналу, треба розуміти необхідним чином оформлений носій цінної задокументованої інформації, яка складає інтелектуальну власність підприємця. Особливість конфіденційного документу в тому, що він представляє собою одночасно: масовий носій захищеної інформації, основне джерело накопичення та розповсюдження цієї інформації, в тому числі її розголошення (витоку), і обов'язковий об'єкт захисту. Конфіденційний характер включеної в документ інформації позначається грифом обмеження доступу до документа, який ініціює виділеній; його з загального потоку і обробку в спеціальному автономному режимі, а також поширює на документ захисні та інші міри підвищеної уваги та контролю. Гриф обмеження доступу до документа або гриф конфіденційності представляє собою службову відмітку (реквізит), яка проставляється на носії інформації чи супровідному документі.