Путевой лист при признании расходов

ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ

16.1. Может ли организация, не являющаяся автотранспортной или специализированной, применять самостоятельно разработанную форму путевого листа для обоснования расходов на ГСМ (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)? > > >

16.2. Обязательно ли в путевом листе, выписываемом организацией, которая не является автотранспортной, указывать маршрут следования автомобиля (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)? > > >

16.3. Может ли организация, не являющаяся автотранспортной, составлять путевые листы, необходимые для признания расходов в целях налога на прибыль, не на каждый день, а на более длительный срок (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)? > > >

16.4. Вправе ли бюджетная организация применять самостоятельно разработанную форму путевого листа для обоснования в целях налога на прибыль расходов на ГСМ (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)? > > >

16.5. Нужны ли путевые листы для учета в целях налога на прибыль расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)? > > >

16.6. Можно ли признать для целей налога на прибыль расходы на транспортные услуги сторонних организаций, если путевые листы у налогоплательщика отсутствуют или составлены с нарушениями (п. 1 ст. 252, пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ)? > > >

Может ли организация, не являющаяся автотранспортной или специализированной, применять самостоятельно разработанную форму путевого листа для обоснования расходов на ГСМ (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Ситуация актуальна для отношений, возникших до 01.01.2013.

Согласно ст. 252 НК РФ расходы можно подтвердить документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ и (или) косвенно подтверждают произведенные расходы.

В силу п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Возникает вопрос: может ли организация, не являющаяся автотранспортной или специализированной, применять самостоятельно разработанную форму путевого листа для обоснования расходов на ГСМ?

По данному вопросу есть две точки зрения.

Согласно официальной позиции организация, не являющаяся автотранспортной, вправе разработать свою форму путевого листа. Аналогичного мнения придерживаются и авторы. Есть судебные акты, в которых указывается, что организации, не являющиеся автотранспортными, не обязаны применять унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Ранее финансовые и налоговые органы указывали на обязанность организаций применять унифицированную форму путевого листа.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Можно применять самостоятельно разработанную форму

Письмо Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327

Финансовое ведомство разъясняет, что форма N 3 " Путевой лист легкового автомобиля" (утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на покупку горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете".

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77

Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129

Письмо Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214

Письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.10.2011 по делу N А56-56568/2010

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.11.2009 по делу N А26-5167/2008

Статья: Списание горюче-смазочных материалов (Блажко Г.) (" Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 4)

Статья: Арендуем автомобиль (Джабазян Е.Л.) (" Страховые организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 6)

Статья: Транспортный вопрос: свой автомобиль или чужой? (Горбик Ю.) (" Московский бухгалтер", 2006, N 21)

Письмо УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 N 16-15/107268

Разъясняется, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, поименованные в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152 " Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов", является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2

Указывается, что организация, не относящаяся к специализированной либо автотранспортной, может применять самостоятельно разработанную форму путевого листа, которая содержит все показатели ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете" и зафиксирована в учетной политике на соответствующий налоговый период.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253

Письмо УФНС России по г. Москве от 13.11.2006 N 20-12/100253

Письмо УФНС России по г. Москве от 19.06.2006 N 20-12/54213@

Статья: Комментарий к Письму УФНС по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253 " О самостоятельно разработанной форме путевого листа" (Демичева И.В.) (" Московский бухгалтер", 2006, N 24)

Постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу N А40-19421/13-99-60

Суд указал, что составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Поскольку налогоплательщик к таковым не относится, он вправе подтвердить произведенные расходы на ГСМ иными документами.

Постановление ФАС Московского округа от 19.03.2012 по делу N А40-64845/11-107-280

Суд отклонил довод налогового органа о том, что отсутствие в путевых листах сведений о регионе регистрации транспортных средств препятствует учету произведенных затрат. Поскольку налогоплательщик не является транспортной организацией, он не обязан составлять путевые листы, а значит, расходы учтены правомерно.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 по делу N А42-3168/2011

Суд отклонил довод налогового органа о неподтвержденности транспортных расходов по причине отсутствия в путевых листах некоторых реквизитов. Форма путевого листа, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, является обязательной только для автотранспортных организаций.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Московского округа от 31.08.2010 N КА-А40/9859-10 по делу N А40-156204/09-33-1239

Постановление ФАС Московского округа от 18.11.2009 N КА-А40/12213-09 по делу N А40-33061/09-141-127

Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 по делу N А53-26379/2010

Постановление ФАС Уральского округа от 25.08.2011 N Ф09-5209/11 по делу N А34-4865/2010

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008 (Определением ВАС РФ от 29.10.2009 N ВАС-13691/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

Суд не согласился с доводами налогового органа о несоответствии используемых обществом путевых листов форме N 3 " Путевой лист легкового автомобиля". Это связано с тем, что налогоплательщик не является автотранспортной организацией, поэтому форма N 3 носит для него рекомендательный характер.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Московского округа от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2 по делу N А40-52908/07-115-325

Постановление ФАС Московского округа от 11.05.2007, 14.05.2007 N КА-А40/2612-07 по делу N А40-58956/06-87-307

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.11.2009 по делу N А44-1106/2009

Постановление ФАС Московского округа от 19.03.2007, 26.03.2007 N КА-А40/1804-07 по делу N А40-58057/06-127-280

Суд отклонил довод налогового органа о том, что налогоплательщик не составлял ежедневные путевые листы по унифицированной форме N 3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, отметив следующее: указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Московского округа от 13.11.2008 N КА-А41/10639-08 по делу N А41-К2-19961/07

Обзор: Новые документы для бухгалтера. Выпуск от 30.09.2009

По мнению автора, организация, не являющаяся автотранспортной, вправе подтверждать расходы на ГСМ самостоятельно разработанным путевым листом. При этом автор отмечает, что в данном документе следует указать все обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Поскольку в данном Приказе не определено, что его применяют только автотранспортные предприятия, инспекции будут требовать соблюдения его положений от всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих транспортные средства.

Аналогичные выводы содержит:

Консультация эксперта, 2009

Позиция 2. Нужно применять унифицированную форму

Письмо Минфина России от 15.07.2005 N 03-03-04/1/75

Финансовое ведомство отмечает, что унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Следовательно, организация не вправе самостоятельно разработать и утвердить форму данного первичного учетного документа.

Письмо УФНС России по г. Москве от 25.07.2005 N 20-12/53147

Разъяснено, что каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы легкового автомобиля по унифицированной форме.