Какие документы необходимы для подтверждения в целях налога на прибыль представительских расходов (пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ)?

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы на официальные приемы и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 НК РФ).

В данной норме не указано, какие именно документы необходимы для подтверждения представительских расходов. В ст. 252 НК РФ содержится лишь общее требование о том, что все расходы должны быть документально подтверждены.

По рассматриваемому вопросу есть две точки зрения.

Позиция Минфина России заключается в том, что представительские расходы можно подтвердить любыми первичными документами, свидетельствующими об обоснованности и производственном характере расходов. В письмах Минфина России и УФНС России по г. Москве перечислены документы, которые могут подтверждать данные расходы.

В то же время есть письма УФНС России по г. Москве, в которых приводится закрытый перечень подтверждающих документов: приказ (распоряжение) руководителя, смета, первичные документы, акт об осуществлении представительских расходов.

Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Представительские расходы можно подтвердить любыми первичными документами, свидетельствующими об обоснованности и производственном характере расходов

Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288

Финансовое ведомство разъясняет, что, поскольку в отношении представительских расходов гл. 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих такие расходы, для этих целей подойдут любые первичные документы, свидетельствующие об их обоснованности и производственном характере.

Письмо ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852

Финансовая служба указала, что в гл. 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня документов, подтверждающих представительские расходы. Таким образом, помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, из содержания которого ясно, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ.

Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26

Финансовое ведомство указывает, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности, приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели, смета, первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций, отчет о представительских расходах.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807

Письмо УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2

Налоговая служба указывает, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности, приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели, смета, первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций, акт об осуществлении представительских расходов, отчет о представительских расходах.

Позиция 2. Представительские расходы подтверждаются следующими документами: приказом (распоряжением) руководителя, сметой, первичными документами, актом об осуществлении представительских расходов

Письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115

Налоговая служба считает, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются: приказ (распоряжение) руководителя, смета представительских расходов, первичные документы и акт об осуществлении представительских расходов.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@

Можно ли для целей налога на прибыль учесть в качестве представительских расходов затраты на аренду помещения для проведения встреч с контрагентами (пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ)?

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, причисляются представительские расходы, относящиеся к официальному приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 настоящей статьи.

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Более того, к таким расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, их транспортное обеспечение к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

Вместе с тем Налоговый кодекс РФ не разъясняет, можно ли учитывать в составе представительских расходов затраты на аренду помещения для проведения встреч с контрагентами.

Официальной позиции нет.

Есть примеры судебных решений, а также мнения авторов, согласно которым налогоплательщик вправе учитывать затраты на аренду помещений для проведения встреч с контрагентами в расходах.

Подробнее см. документы

Постановление ФАС Московского округа от 29.12.2010 N КА-А40/14430-10 по делу N А40-174718/09-112-1431

Суд указал, что налогоплательщик правомерно учел в составе расходов затраты, связанные с арендой помещений для проведения встреч с дилерами. Суд также установил, что данные затраты были направлены на получение дохода и являлись экономически обоснованными, поскольку привели к увеличению количества заключаемых договоров.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.06.2008 по делу N А13-7506/2006-28

Налогоплательщик не обладал помещениями, пригодными для приема потенциальных контрагентов, ведения переговоров и заключения сделок с ними. В связи с этим суд пришел к выводу, что налогоплательщик правомерно учел в расходах затраты на аренду помещения для вышеуказанных целей.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.12.2008 по делу N А21-7038/2007

Суд пришел к выводу, что налогоплательщик правомерно учел затраты по аренде нежилого помещения для проведения встреч с контрагентами, поскольку данные затраты были документально подтверждены и обусловлены наличием в помещении доступа к телефонной и факсимильной связи, Интернету.

Консультация эксперта, 2010

Автор полагает, что налогоплательщик вправе учесть расходы на аренду помещений для проведения встреч с контрагентами (причем это могут быть зал, ресторан или кафе). Такие расходы могут учитываться, если у организации есть первичные документы, подтверждающие, что арендованные помещения использовались для проведения встреч.

Аналогичные выводы содержит:

Статья: Представительские расходы: их виды и особенности налогового учета (Черевадская О.Е.) (" Российский налоговый курьер", 2010, N 1-2)