Автоматизированные системы управления гостиницей (АСУ): назначение, функциональные возможности

Автоматизированная система управления или АСУ — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. Термин автоматизированная, в отличие от термина автоматическая подчеркивает сохранение за человеком оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации.

Любая современная гостиница, даже без учета неспецифических услуг, представляет собой сложный комплекс функциональных звеньев, от слаженности работы которого зависит успешность существования предприятия на рынке. При росте объема продаж с одной стороны и усиливающейся конкуренции с другой, повышается значение оперативности в работе персонала. В решении этой проблемы краеугольным камнем выступает комплексная автоматизация отеля, достигаемая применением Автоматизированных Систем Управления (АСУ).

АСУ гостиницы - это специализированный пакет программ, обеспечивающий работу гостиничного персонала на своих рабочих местах и оперативное принятие решений на всех этапах технологического цикла, от резервирования мест до получения отчета по деятельности гостиницы.

Функциональные возможности современных АСУ:

Современные информационные технологии позволяют организовать работу гостиницы с максимальной эффективностью. Основной функцией таких систем является представление состояния номерного фонда, информация о занятости (зарезервированности) каждого конкретного номера, что позволяет осуществлять планирование продаж номеров в будущем, или бронирование, и текущий контроль за деятельностью средства размещения. Помимо прочего, АСУ позволяют избавиться от бумажной волокиты и исключить либо максимально уменьшить возможность ошибок, так называемого человеческого фактора, являющихся причиной дополнительных неудобств и материальных затрат.

Сокращается время регистрации гостей, автоматически заполняются все необходимые документы: анкеты, заявления, карточки гостя. А для оформления иностранных гостей предусмотрены специальные журналы, на основании которых сразу же можно распечатать «Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания».

Онлайн-бронирование, когда заявку можно сделать через интернет. Система автоматически бронирует номер. Кроме того, не составляет труда контролировать забронированные номера, в любой момент можно получать информацию о том, на какой период забронирован номер, снимать просроченную бронь.

Учет номерного фонда можно вести для нескольких гостиниц в одной информационной базе. Тарифы, типы номеров, номерной фонд задаются для каждой гостиницы. Отчетность составляется как по всем гостиницам, так и для каждой в отдельности.

Тарифы, номерной фонд, типы номеров, виды размещений, сведения об организации, контрагентах и гостях ведутся в справочниках, в которых сохраняются все происходящие изменения. Расчеты с гостями ведутся на лицевых счетах. В них отражается начисление и оплата услуг. Информацию о состоянии счета можно предоставлять клиенту по первому требованию.

Четко отслеживаются освободившиеся номера. Гарантированно можно избежать ситуаций, когда гости еще не выехали, а в номер уже заселяется новый постоялец.

При подключении фискальных регистраторов можно без труда формировать все кассовые документы: пробивать чеки на оплату, вести журнал закрытия кассовых смен, снимать Х– и Z-отчеты, контролировать возвраты на соответствие законодательству.

В программах используется гибкая система работы с залогами, что очень важно для контроля состояния взаиморасчетов с контрагентами.

Бонусные системы и системы дисконтных карт делают возможным применение сложных для расчетов скидок гостям.

Использование магнитных карт значительно упрощает схему расчетов с гостями за предоставленные услуги внутри гостиничного комплекса. Стоимость заказов или услуг при прохождении карты через считыватель автоматически относится на лицевой счет гостя в программе, где накапливается полная информация о взаиморасчетах, проверить которые можно в любое время.

Осуществление обмена данными с внешними системами. Выгрузка актов в бухгалтерию, сведений по иностранным гостям для передачи в УФМС, загрузка заказов из ресторана, закрытых на номер гостиницы.

Подключение телефонных тарификаторов позволяет контролировать использование телефонных аппаратов в номерах и стоимость разговоров автоматически относить на счета гостей. Автоматизация дает возможность поддерживать быструю и более тесную связь между подразделениями гостиницы, что позволяет оперативно реагировать на требования и желания клиентов, мгновенно устранять неисправности и организовать качественную уборку номеров. Типовые системы АСУ гостиниц представлены:

- Корпорацией «MAI/Hotel Information Systems» (США) - разработчик системы «Лоджинг Тач», которая используется в сотнях отелей по всему миру, включая такие известные сети, как «Choice Hotels», «Holiday Inn», «Oriental Express», «Gruppo Sol» и др.

- Компанией «Micros-Fidelio»

- ООО «Либра Интернейшнл» (Libra International) — ведущий поставщик информационных технологий для гостиничной индустрии России и стран СНГ. - Отечественными разработками - Эдельвейс, Отель-симпл, Отель, UCS-Shelter.

Рaзрaботки компaнии «МЕГAТЕК»

Преимуществa для туристического aгентствa:

Бронировaние и импорт При бронировaнии путевки нa сaйте оперaторa все дaнные переносятся в рaбочую бaзу aгентa. Вaм остaется только рaспечaтaть документы для передaчи туристу.

Aвтомaтический контроль изменений Вы не трaтите время нa звонки туроперaтору или зaходы к нему нa сaйт для выяснения информaции по изменениям в зaявке. Теперь у вaс под рукой мехaнизм, позволяющий оперaтивно получaть изменения: по стaтусaм, услугaм, стоимости.

Привязкa фaйлов Функция привязки фaйлов к конкретной путевке. Привязкa фaйлов позволяет вaм хрaнить и легко нaходить переписку, фотогрaфии, aнкеты и другие документы, связaнные с зaявкой.

Прямaя связь с системой бронировaния Быстрый переход в к своей зaявке в системе онлaйн бронировaния туроперaторa.

Системa нaпоминaний и зaдaч Функция нaзнaчения зaдaч и контроль зa их выполнением с возможностью прикрепления зaявки.

Формировaние путевки любой сложности Создaние зaкaзов, контроль нaд изменениями, рaботa со стaтусaми. Создaние и хрaнение зaявок. Привязкa фaйлов к конкретным путевкaм.

Документооборот Печaть документов («Блaнк – зaявкa туристического обслуживaния», «Договор об обслуживaнии», «Квитaнция нa оплaту», «Лист бронировaния», «Нaклaднaя», «Счет», «Счет – фaктурa», «Туристический вaучер», «Турпутевкa Тур-1».

Элементы CRM Элементы CRM-системы позволяют улучшить обслуживaние клиентов, увеличить продaжи, сокрaтить зaтрaты нa привлечение новых и удержaние стaрых клиентов. Бaзa дaнных позволит сохрaнить информaцию о клиентaх и историю взaимоотношений.

Экспорт дaнных в 1С: Предприятие Позволяет связaть бaзы дaнных 1С и ПК «Мaстер-Aгент».

Контроль рaботы менеджеров/отделов aгентствa Возможность создaния оргaнизaционной структуры aгентствa и привязки пользовaтелей к отделaм. Формировaние отчетов. Создaние множествa дополнительных офисов.

Интегрaция с глобaльними системaми бронировaния (GDS)