Процесс управления (ПУ)

Процесс управления (ПУ) – это целенаправленная деятельность субъекта управления по согласованию совместного функционирования и развития всех звеньев (подразделений) объекта управления, динамически изменяющихся в пространстве и времени.

В процессе управления выполняется определенная последовательность действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию и услуги на «выходе» системы [23, 24].

Процесс управления на протяжении веков развивался и совершенствовался от простого к сложному. Современный процесс управления состоит из последовательности отдельных подпроцессов управления: прогнозирования, планирования, принятия решений, учета, контроля, анализа и регулирования[1], которые в настоящее время получили название функций управления.

Функции управления – это специализированная часть процесса управления, связанная с ним регулярной организационной деятельностью информационно-управленческого характера, и отличается одна функция от другой однородностью целей, действий или объектов приложения этих действий [23].

Начиная от Ф. Файоля, впервые предложившего классификацию функций управления, развиваются многочисленные подходы к их типизации по разным признакам и с различной детализацией. Наиболее распространенной является точка зрения, согласно которой функции, осуществляемые аппаратом управления, подразделяются на основные, общие и специальные.

Основные функции управления характеризуют процесс управления в целом и подразделяются на планирование (предвидение) и контроль и при реализации представлена контуром планирования и контроля.

Общие функции управления раскрывают содержание основных функций системы управления и, по сути, являются их подфункциями. Они включают в себя прогнозирование, планирование, принятие решений, учет, контроль, анализ и регулирование. Используются управляющей системой (субъектом управления) на различных этапах и уровнях управления.

Специальные функции управления – это виды производственно - хозяйственной деятельности. К ним относятся организация деятельности, мотивация, материально техническое обеспечение, управление производством, финансы, сбыт, исследование и разработка проектной документации и т. п. Каждая из этих функций может быть объектом планирования и контроля.

Все подпроцессы (функции) процесса управления конкретными организационными системами представляют собой последовательность взаимосвязанных действий и операций, логическую связь которых представим на рис. 1.3.

б) Этапы планирования

1. Постановка планово – экономической задачи

в) Этапы моделирования

1. Постановка задачи

2. Моделирование

2. Построение математической модели

3. Принятие окончательного решения по плановым показателям

а) определяются параметры модели; б) строится математическая моде­ль; … е.) исследование модели на адекватность

4. Формирование плана

3. Процесс моделирования:

5. Реализация плана в течение всего планового периода

а) подготовка и корректировка исходных данных; б) расчет модели; в) анализ результатов решения

6. Анализ выполнения плана

4. Возврат к шагу 3 функции планирования

Организационная система (Регион)

Прогнозирование

Δ = План - Факт

Цель

Планирование

Нормативные (плановые) показатели

План

Анализ

Контроль

Δ 0

Факт

Δ =0

Принятие решения

по плану

по контролю

Контур

Учет

Контроля

Регулирование

а)

Управляющее воздействие Ресурсы

Объект управления (управляемая подсистема)

Товары, услуги

Рис. 13. а) Взаимосвязь функций (подпроцессов) управления, б) Этапы планирования, в) Этапы моделирования

Контур процесса управления представляет собой объединение некоторой последовательности функций. Выделяются два контура управления: планирования и контроля, которые реализуют основные функции процесса управления.

Контур планирования представлен последовательностью функций прогнозирования, планирования, принятия решений (по плану) и регулирования (контур прямого управления). Предназначен для описания последовательности действий при реализации целей, поставленных руководством организации (т. е. является контуром прямого управления), определяет линию поведения организации на тот или иной промежуток времени. В соответствии с этими промежутками времени формируются оперативные, годовые долгосрочные и стратегические планы развития производства и фирмы в целом. При их формировании используются результаты обработки статистических данных, выполненных функцией прогнозирования. Контрольные цифры сформированного плана передаются в блок «Нормативные показатели» и там хранятся для последующего контроля выполнения плана. Реализация плана обеспечивается функцией «Регулирование». Контур планирования решает первую основную функцию системы управления – «Планирование».

Контур контроля представлен последовательностью функций учета, контроля, анализа, принятия решений (по контролю) и регулирования (контур обратной связи в цепи управления - показан на рис. 1.3 стрелкой). Он, как правило, присутствует в любой системе управления, использует результаты обработки отчетной (фактической) информации о состоянии объекта управления и обеспечивает устойчивость объекта управления при выполнении планового задания. Функция контроля сравнивает фактическую информацию (сокращенно – «Факт») с плановой («План») и определяет отклонения учетных данных о производственно-хозяйственной деятельности объекта от заданных (плановых): D = План-Факт. Отклонения оцениваются по определенным показателям, например для фирмы: по объемам продаж, прибыли, рентабельности, затратам ресурсов и т.д. Выявленные отклонения идентифицируются и анализируются на предмет причины отклонения от плановых. Например: снижение объема продаж, по причине снижения качества продаваемой продукции; увеличение расхода сырья (затрат), по причине отклонений в технологическом процессе и др. Выявленные причины отклонений служат основой для разработки мероприятий и действий по их устранению. Разработанные мероприятия функцией принятия решений (по контролю) проверяются и утверждаются. Функцией «регулирование» эти мероприятия доводятся до объекта управления и им реализуются. Контур контроля решает вторую основную функцию системы управления – «Контроль».

Цели, функция планирования в Процессе управления

Цели – это желаемые конечные результаты, к которым организация стремится в своей деятельности. В методологическом плане цели увязаны с определением показателя. Цель – это идеальная количественная (или качественная) величина показателя, которого организационная система (руководство организации) стремится достигнуть в будущем.

На уровне государства, региона формируются:

· общественные цели, которые имеют отношение к удов­летворению потребностей общества, например, достижение заданного уровня благосостояния населения; достижение заданного объема валового внутреннего продукта и т. п.;

· политические цели — цели, имеющие отношение к социальным, политическим и экономическим стратегиям, следо­вание которым, как принято в обществе, обязательно для пра­вительства.

Правительство непосред­ственным образом вовлечено в процесс производства товаров н услуг и служит этим целям.

На уровне организации формируются.

· цели, связанные с результатами работы организации. – достижение заданных объемов продаж, затрат, прибыли, рентабельности, качества продукции и т. п. Эти цели имеют отношение к потребителям продукции данной организации и меняются с изменением нужд потребителей;

· цели, характеризующие вновь создаваемую (проектируемую) систему. Они связаны с производствен­ным процессом, с воспроизводством (инвестиционными процессами) в структуре организации и другими более частными характеристики. Например, объем продукции, предполагаемый к выпуску на создаваемом предприятии, темпы экономического роста, увеличе­ния прибыли, признаки достижения равновесия между поступлениями и затратами и т. п.

· цели, связанные с характеристиками продукции. Эти цели имеют отношение к тому, какими хотела бы видеть орга­низация результаты своей работы, будь то продукты или услу­ги. Естественно, что эти цели влияют на стратегию организа­ции. Иногда эти цели заменяют целями системы. Так посту­пают в том случае, когда цель состоит, например, в увеличении ценности акций, а не в увеличении прибыли путем производ­ства какого-либо конкретного товара;

· производные цели. Они связаны с тем влиянием, которое организация как социальное образование оказывает влияние на свое окружение благодаря своему экономическому или со­циальному положению в обществе. Несение возложенной социальной от­ветственности входит в данную категорию производных целей.

Реализация целей, поставленных руководством на различных уровнях: организации, отраслевого рынка, региона, государства осуществляется функцией планирования.

Функция планирования включает в себя несколько этапов, см. рис. 1.3-б.

1. Постановка планово-экономической задачи. На этом этапе выполняется:

· подготовка статистической информации, в том числе: формирование основных экономических показателей, которые будут использоваться для планирования в будущем периоде, отчетных данных за прошедший и текущий год;

· анализ отчетно-статистической информации о выполнении плана за прошедший период и прогноз их развития, например, по основным экономическим показателям;

· маркетинговые исследования рынка.

Результатом этого этапа является анализ работ за предыдущий период и выявление основных, как негативных, так и позитивных моментов, требований, которые вытекают из внешней среды и должны быть учтены в планируемом периоде, а также требования, которые предъявляет рынок к планируемой продукции.

2. Моделирование предназначено для анализа поведения системы на будущий период планирования. Заметим, что этап " моделирование" выполняется всегда, даже тогда, когда лицо, принимающее решение (ЛПР) по плану не имеет понятие о моделировании. Например, ЛПР оценил объемы выпускаемой продукции за прошлый период и указал, какие экономические показатели должны быть отражены в формируемом плане на новый планируемый период. Тем самым ЛПР промоделировал поведение экономической системы на будущий период на интуитивном уровне. Но для решения более сложных задач требуется моделирование с построением модели объекта управления – это показано на рис. 2.2-в и представлено ниже.

3. Принятие окончательного решения по плановым показателям.

4. Формирование плана как документа.

План – законченный результат процесса планирования, в котором определено, что, сколько, с каким качеством, кто и когда должен выполнять задание при заданном материальном, финансовом и другом обеспечении и ясно сформулированных моральных и материальных воздействиях (стимулах) на субъекты и объекты управления. После утверждения план является главным регламентирующим документом по поведению экономической системы в будущем периоде.

5. Реализация плана. Она выполняется в течение всего планового периода. В этот период функционирует контур контроля хозяйственной деятельности фирмы, в т. ч. учет показателей выполнения плана, контроль за их выполнением, анализ выявленных отклонений и регулирование для устранения этих отклонений.

6. Анализ выполнения плана. Он выполняется по истечению планового периода и включает в себя:

а) анализ производства по отчетным данным за год;

б) анализ математической модели, на основе которой был сформирован план, и ее корректировка по мере необходимости.

Анализ выполнения плана показывает, за счет чего не выполнен план – то ли неправильно сработало производство, то ли неправильно сформирован (смоделирован) план.