Профессиональная мораль

Специалисты по переписке разделяют корреспонденцию на такие виды [43]:

-торговые соглашения, соглашения и другая подобная корреспонденция;

- письма - ответы с благодарностью;

- поздравление;

- извинение;

- требования и запросы;

- сочувствие.

Эти шесть видов корреспонденции в свою очередь разделяют на две категории: формальные и неформальные.

Служебные записки тоже разделяются на такие виды:

- распоряжение по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

- благодарности и поздравления;

- напоминание, просьба, проведение мероприятий.

В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как уважаемый, чуткий, дорогой, прекрасный и тому подобное, сближают автора письма с его адресатом. Они передают эмоциональное состояние, показывают, насколько объективным или субъективным может быть автор письма, свидетельствуют, что он готовил письма, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту?

Какие его основные заботы?

Какие сомнения его тревожат?

Какие его финансовые взгляды?

Были ли у него какие-либо проблемы, которые и сейчас его тревожат?

Какие у него цели?

И еще один весомый момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание — интерес — просьба — действие.

Нужно только помнить, что формулируя просьбу, предоставляйте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем большая вероятность успеха.

Внимание: Уважаемый (а)

Я хочу сообщить Вам что-то интересно (важное).

Интерес: Мы (я) предлагаем Вам то, что может

существенно улучшить Вашу жизнь...

Просьба: Нам нужная помощь людей, готовых принять участие... по благородному, благородному делу...

Действие: Мы призываем Вас присоединиться дотысячи

добрых людей...

Этикет и такт делового человека оказываются на каждом шагу: во время короткого разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и тому подобное. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на «ты». Обращаются на «ты» к подчиненным, что намного старше их за возрастом, но говорят «вы» молодому начальнику, что занимает высшую должность. В форме обращения на «ты» оказывается пренебрежение к подчиненному. Когда-то Максим Горький ответил по просьбе молодого литератора быть с ним на «ты»: «Я не господин...» Действительно, обращение на «ты», особенно при всем народе к подчиненному, -це демонстрация барской напыщенности, низкого уровня интеллекта. Занимаемая должность не дает ему оснований для подобного общения с подчиненным или наемным работником. Такое обращение унижает достоинство человека.

Этикет служебных, деловых отношений требует строгого соблюдения языковых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), ведите беседу так, чтобы вам никто не мешал. Все дела, за исключением екстренних, внезапных, могут подождать.