Правила деловой переписки

Другая важная часть делового этикета - служебное листуваня. Обычно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуальным: на него налагают отпечаток, в первую очередь, адресат, конкретная ситуация, личность и должность автора. Подход к решению вопроса, которым должно быть деловое письмо, допускает определенную частицу творчества, но существуют и общие правила деловой переписки.

Переписка - это общение в миниатюре, овладение им - это и труд, временами нелегкий, и искусство. Умная деловая переписка способствует увеличению обращения фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи разных служб, повышению квалификации, установлению крепких связей с потребителями.

Одно из главных требований к письму - он должен быть недолгим. Если хотите, чтобы ваше письмо прочитали, пытайтесь заключиться на полторы страницы машинописного текста, а еще лучше - на одной странице. Красивое письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Пытайтесь избегать в деловом листе многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и высказываний. Это третье правило к написанию делового письма. Это же правило допускает и составление писем с короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют авторов как красивых собеседников, которые владеют искусством общения. В

письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль слишком «цветастым». Письмо должно отображать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть понятно, что это компания, чем она занимается, крепко ли держится на ногах и тому подобное. Это еще одно требование к служебному письму.

Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большое пространство для творчества. В первую очередь, думайте об адресате, пытайтесь узнать о его интересах, в свою очередь приложите усилие, чтобы заинтересовать его, правильно донести к нему суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить это и другие проблемы... чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и лучше запоминается. Это вам поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовили лично.

Существуют отработанные схемы делового письма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

При деловой переписке нужно помнить, что впечатление, исправленное письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безукоризненно, отложите его отправление еще на время, перечтите еще раз. Как правило, найдутся неточности, лишние эмоциональные высказывания. Виправте их, а уже потом отправляйте. Особенно важное соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться от клиента - это большая ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

Пытайтесь начинать письмо дружественно - это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи предоставят вашему посланию большей весомости. Этому способствует также разговорный стиль письма.