До того, как сохранить таблицу, определите первичный ключ.

Примечание. Если порядок полей в составном первичном ключе должен отличаться от порядка полей в таблице, нажмите кнопку Индексы на панели инструментов, чтобы открыть окно «Индексы», и укажите другой порядок полей для индекса с именем «PrimaryKey».

Примечание. Поле первичного ключа определять не обязательно, но желательно. Если первичный ключ не был определен, то при сохранении таблицы откроется окно запроса на создание ключевого поля.

Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите для нее уникальное имя.

Создание таблиц путем ввода данных в таблицу

· Для перехода в окно базы данных нажмите клавишу F11.

· Выберите Таблицы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

· Дважды щелкните строку Режим таблицы. Появится пустая таблица. По умолчанию ее поля имеют имена «Поле1», «Поле2» и т. д.

· Переименуйте нужные столбцы. Для этого дважды щелкните имя столбца, введите его новое имя и нажмите клавишу ENTER.

· Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время: выберите столбец, слева от которого нужно добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец. Переименуйте столбец, как описано на шаге 4.

· Введите данные в таблицу.
Вводите в каждый столбец данные определенного типа. При вводе чисел и значений дат и времени необходимо использовать согласованные форматы, чтобы Microsoft Access мог автоматически определить соответствующий тип данных и формат отображения столбца. Все столбцы с неизмененными именами, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы.

· Введя данные во все нужные столбцы, нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, чтобы сохранить таблицу.

· При сохранении таблицы выводится приглашение создать первичный ключ. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись в таблице, такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, уже введены, то нажмите кнопку Нет, а затем укажите поле, содержащее эти данные, в качестве первичного ключа в режиме конструктора.

Инструкции

· Откройте таблицу в режиме конструктора.

· Выделите одно или несколько полей, которые требуется определить как поля первичного ключа.
Для выделения одного поля щелкните область выделения строки нужного поля.
Для выделения нескольких полей щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

· Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Примечание. Если порядок полей в составном первичном ключе должен отличаться от порядка полей в таблице, нажмите кнопку Индексы на панели инструментов, чтобы открыть окно «Индексы», и укажите другой порядок полей для индекса с именем «PrimaryKey».

Microsoft Access присвоит каждому полю (столбцу) тип данных на основании введенной в это поле информации. Если в дальнейшем нужно будет изменить описание поля — например, изменить тип данных или наложить условие на значение, используйте режим конструктора.

Удобнее всего создавать таблицы в режиме конструктора, предварительно прикинув на бумаге варианты.

Для таблицы tblKniga полем первичного ключа является поле IDK. Для таблицы tblAvtor полем первичного ключа является поле IDA. Для таблицы tblMove полем первичного ключа является поле IDM. Для таблицы tblKlient полем первичного ключа является поле IDL. Для таблицы tblAnnot полем первичного ключа является поле IDN. Парные таблицы объединены друг с другом связями типа один-к-одному.

В разработанных таблицах ключевые поля-идентификаторы (ID(Х)) сделаны счетчиками. Так удобнее, поскольку ключевое поле не может быть пустым, а значение полю счетчика присваивается автоматически при открытии новой записи, что избавляет нас от необходимости самим проставлять порядковые номера.

Поля, куда будут заноситься названия книг, фамилии и имена авторов и друзей, названия издательств, комментарии удобно сделать текстовыми. Максимальный размер текстового поля 255 знаков, нам не понадобиться столько, для ФИО можно ограничиться размером поля в 50 знаков, для названия зарезервируем 100 знаков, а для издательств хватит и 80.

Поля дат делаем типа краткий формат даты, при наличии поля цен делаем его денежного типа. Но поскольку сегодня стоимость книги на ней не проставляется как в советское время, а цена книги является «договорной», то есть устанавливается продавцом, то я не вижу смысла вести учет этих данных. Для дат удобно установить маску ввода, тогда не надо будет вводить разделительные знаки, а только цифры, и дату по умолчанию – текущую дату. Это сильно экономит время.

Числовым у нас будет только поле, в котором станем хранить количество страниц в книге. Поле это будет хранить только целые числа, причем мало вероятно, что это число будет более 1000 страниц. Поэтому оставим формат поля по умолчанию – Длинное целое.

Для полей, где предполагается хранить большие тексты (более 255 символов), картинки или гиперссылки лучше применить формат МЕМО – такими у нас являются поля для цитат, аннотаций, биографий и статей. Такие поля очень удобны для хранения информации большого объема, однако по этим полям нельзя будет проводить индексацию, а следовательно сортировку и поиск.