Характеристики эффективной системы контроля

Характеристиками эффективной системы контроля есть: точность и достоверность, своевременность, экономичность, гибкость, обоснованность критериев и их многочисленность, объективность, стратегическая направленность, связь с вознаграждением, ориентированность на человеческий фактор.

Достоверность и точность информации. Часто менеджеры принимают решение, которые основываются на недостоверной или неточной информации, которая большей частью поступает от подчиненных и является образом сокрытия недостатков собственной работы и избежание наказаний. Такое явление имеет место при отсутствии взаимопонимания между руководителем и подчиненными. Эффективная система контроля должны предотвращать поступление недостоверной информации, используя для этого как систему наказаний, так и альтернативные информационные каналы.

Однако наилучшим образом устранения этой проблемы есть формирования соответствующей организационной культуры.

Своевременность контроля. За своевременного выявления недостатков в работе проблему можно ликвидировать, не допустив кризисных ситуаций. Но своевременность не означает поспешность. В зависимости от характера проблем контроль можно успешно осуществлять и на основе информации, которая поступает с установленной периодичностью. Важно определить, какие интервалы времени являются допустимыми для обеспечения управляемости процесса.

Для менеджеров низшего уровня этот интервал есть меньшим, для высшего — большим. Но в случае резких отклонений информацию необходимо мгновенно передавать лицу, уполномоченному принимать решение о корректировании процесса.

Экономичность контроля. Означает, что расходы на создание и внедрение системы контроля должны быть меньшими, чем выгода от ее применения. Значительные расходы на приобретение технических средств контроля,
увеличение количества лиц, которые контролируют, и числа проверок не является гарантией того, что эффективность контроля возрастет.

Гибкость системы контроля. Предусматривает ее способность быстро адаптироваться к изменениям и внести в систему контролирующих действий необходимые коррективы.

Обоснованность критериев контроля и их количество. Состоит в четком разъяснении исполнителям задачи. Достижение цели фиксируется за определенными количественными или качественными критериями.

Однако количество критериев, по которым контролируется состояние объекта управления, должно дать целостную его картину

Объективность контроля. Результаты контроля имеют по возможности точнее отображать ситуацию, особенно когда незначительные отклонения от параметров могут существенно повлиять на конечный результат, провоцируя эффект «снегового шара».

Для повышения эффективности контроля нужно: устанавливать критерии и стандарты; готовить качественную информацию относительно контролируемых процессов; обеспечивать двустороннее общение между работниками органов контроля и людьми; избегать весьма пыльного (придирчивого) контроля; применять методы разработки критериев и стандартов; использовать методы материального стимулирования за достижения критериев и стандартов.