Адвокатське провадження.

Великий обсяг інформації вимагає її систематизації в процесі опрацювання з метою утримання в пам’яті адвоката всіх обставин, які мають значення для справи. Крім того, наявність у адвоката такої інформації невідворотно порушує питання збереження адвокатської таємниці.

Для вирішення цих проблем доцільно вести адвокатське досьє у кожній справі, незалежно від її складності. Справа, яка на перший погляд видається простою, може згодом стати складною з великою кількістю матеріалів.

Належним чином оформлене адвокатське досьє може захистити адвоката від необґрунтованих претензій щодо якості його роботи. У спірних ситуаціях, саме на підставі матеріалів досьє необхідно робити висновки щодо добросовісності адвоката, факту, обсягу та, зрештою, якості наданої правової допомоги.

Адвокатське досьє - це сукупность матеріалів, документів, доказів, особистих записів, нотаток та інших носіїв інформації (як у паперовому, так і в електронному вигляді), зібраних та систематизованих адвокатом під час надання правової допомоги клієнту.

Ведення адвокатського досьє забезпечує належну організацію та систематизацію інформації, необхідної для якісного надання правової допомоги клієнту, полегшує роботу з інформацією, сприяє ефективному використанню зібраних даних при формуванні позиції у справі та її реалізації, а також допомагає раціонально планувати адвокату свою роботу.

Відсутність адвокатського досьє у випадку, коли виникає необхідність оцінки якості роботи адвоката, може ускладнити доведення адвокатом своєї добросовісності при веденні справи клієнта та стати однією з підстав визнання його роботи такою, що не відповідає загальноприйнятим вимогам до якості правової допомоги, яка надається адвокатами.

Для зручності користування матеріалами, залежно від характеру провадження та його обсягу, рекомендується групувати матеріали адвокатського досьє в такому порядку:

- відповідно до послідовності розташування матеріалів у провадженні;

- за епізодами (позовними вимогами);

- за хронологією;

- за тематичними розділами (наприклад: обвинувальний акт; процесуальні документи; експертизи; дані, що характеризують особу; матеріали захисту);

- щодо окремих осіб (за показаннями підзахисного, потерпілого, свідків);

- змішаний спосіб групування.

З досьє має вбачатися стратегія захисту (представництва), яка ґрунтується на правових і фактичних обставинах справи, враховує позиції сторін та відповідає побажанням клієнта.

Для уникнення конфліктів та спорів стосовно можливої втрати оригінальних документів адвокатам рекомендується, за можливості, не зберігати оригінали наданих клієнтом документів, а знімати з них копії та долучати їх до адвокатського досьє. Оригінали документів доцільно приймати від клієнта тільки за необхідності, коли вони мають бути надані в суд або інший орган для огляду.

Матеріали, які долучаються до адвокатського досьє, доцільно нумерувати. На копіях матеріалів провадження варто зазначати його том та номер відповідного аркуша.

Адвокатське досьє рекомендується зберігати не менше 3 років. Відлік цього строку починається з 01 січня наступного року з моменту закриття досьє (припинення, закінчення терміну дії доручення Центру).