Организация специальных событий

Специальные события (special events) — это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, её деятельности и продуктам. Спецсобытия призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей её среде, стать событием для целевых групп общественности.

Подготовка:

- определить цель спецсобытия, довести ее до всех заинтересованных сторон,

- определить круг участников и их роли,

- определить состав приглашенных,

- разработать детальную программу,

- разработать сценарий, расписанный по минутам; все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее,

- разослать приглашения,

- организовать освещение мероприятия в СМИ, подготовить необходимые условия для работы журналистов.

Основные спецсобытия, организация которых относится к компетенции PR: церемонии открытия, приёмы, презентации, конференции, дни открытых дверей, круглые столы, выставки.

2. Церемонии открытия знаменуют собой открытие новой страницы в жизни организации – открытие нового офиса, нового направления деятельности и т.п.

Церемония открытия:

- укрепляет имидж организации в среде спонсоров и инвесторов,

- привлекает потребителей товаров и услуг,

- укрепляет корпоративный дух коллектива,

- актуализирует решаемые организацией общественные проблемы и облегчает фандрайзинг,

3. Прием – организованное и заранее подготовленное хозяевами совместное проведение времени представителей организации и гостей.

Прием проводится:

а) по случаю торжественной даты — юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации,

б) по случаю посещения организации известного и почетного гостя, делегации фирмы-партнера,

в) в порядке повседневной деятельности организации на регулярной основе.

4. Презентация – это представление организации, лица, продукта аудитории. Может быть самостоятельная акцией и сочетаться с приёмом.

Презентация может проводиться:

1) по случаю открытия или создания организации,

2) ежегодно, например, для демонстрации достижений и результатов работы,

3) при выходе на новые рынки, например, при создании филиала,

4) при смене корпоративного стиля, ребрендинге,

5) при открытии новых направлений деятельности,

6) при создании новых продуктов.

5. Конференции предоставляют возможность продвижения своих идей, продуктов организациям, чьи представители делают доклады на заседаниях. Конференции могут быть внутренними — т.е. для собственных членов и работников, или внешними — ориентированными на внешнюю аудиторию.

Конференция может быть:

- научной,

- практической,

- политической,

- синтезировать два и более аспектов.

Ядром конференции являются выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. С докладами выступают и другие участники — менее известные, но имеющие материалы, интересные для собравшихся.

6. Дни открытых дверей

Дни открытых дверей могут быть открытыми для разного типа публики: для широкой публики и родственников членов организации, для визита группы важных персон, сопровождаемых СМИ.

Широкая публика, как правило, — это прежде всего, местная общественность, посещает организацию из любознательности, а сама организация стремится улучшить к себе отношение с её стороны.

Приглашение родственников направлено на ознакомление членов семей с рабочей средой, что снижает напряженность в семейных отношениях, когда работа требует много времени и усилий.

Подготовка дня открытых дверей предполагает:

- разработку программы и сценария,

- назначения ведущих для общих и отдельных собраний публики по интересам.

Посещение организации публикой требует:

- обеспечения безопасности,

- обеспечения уборки,

- назначения сопровождающих, выполняющих роль хозяев,

- подготовки стендов, указателей.

7. «Круглые столы»

«Круглый стол» — одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Участниками могут стать авторитетные представители академического сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ. Участие в «круглом столе» руководителей организации, спонсорство такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании.

8. Выставки

Выставки и ярмарки стали одним из ведущих средств PR во всем мире.

Выставка – публичная демонстрация достижений в области материальной и духовной деятельности человека.

Художники, искусствоведы, музейные работники, а также специалисты-маркетологи оперируют понятием «экспозиционная деятельность» - система выставочных мероприятий.

Экспозиция (лат. exposition – изложение) – принципы и порядок размещения экспонатов, выставленных для обозрения.

Экспонат (лат. exponatus - выставленный) – произведение, выставленное для обозрения на выставке или в музее.

Экспонент (лат. exponens – выставляющий) – лицо или организация, участвующие в выставке, выставляющие принадлежащие им экспонаты.