Обязанность ведущего — вовремя исправлять негативные впечат­ления от ошибок и оговорок руководства или сотрудников организа­ции во время пресс-конференции.

Какое количество людей, включая ведущего, должно сидеть в пре­зидиуме пресс-конференции? Практика показывает, что лучший ва­риант — от трех до пяти человек. Большое количество сидящих в пре-

3.3. Типология мероприятий, направленных на установление отношений... 71

Зидиуме производит негативное впечатление. Пустой зал также не со­здает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих уж совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то ко­личество сотрудников фирмы или членов общественной организации.

Не следует допускать часто встречающейся ошибки — приглашать на пресс-конференцию значимую личность, не имеющую к теме меропри­ятия никакого отношения. Стоит подумать об отзывах СМИ, которые желают получить организаторы пресс-конференции. Материалы могут быть самые разные: в первую очередь — не по теме пресс-конференции, а по итогам общения с мэром, заезжей звездой и т. д.

Начинать пресс-конференцию ровно в назначенное время нецеле­сообразно, открытие должно произойти на 5-10 минут позже. За это время подойдут опоздавшие, которые есть всегда. Однако разрыв про­должительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет ис­пытывать раздражение.

Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналис­там за то, что они пришли, оглашения темы пресс-конференции, представ­ления выступающих, информации о порядке проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции планируют отнять у журналистов 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать дей­ствительности.

После краткого вступительного слова ведущего следуют основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15, а луч­ше — 10 минут. Читать выступления по бумажке, конечно, не стоит.

Об искусстве публичного выступления можно говорить очень много. К сожалению, есть руководители, которым это искусство, при всех их прекрасных организаторских качествах, просто недоступно. Пресс-секретарь фирмы не должен использовать таких людей в про­цессе проведения пресс-конференции. Пусть лучше выступит замес­титель, который умеет адекватно держаться и достойно отвечать на вопросы.

Совершенно очевидно, что «вопросная», т. е. экспромтная, импрови­зированная часть пресс-конференции должна быть по мере возможно­сти подготовлена заранее. Нельзя полагаться на случай. Вполне может возникнуть ситуация, когда после окончания основных выступлений и предложения задавать вопросы никаких вопросов не будет и в зале воца­рится неловкое молчание. При таком варианте развития событий среди журналистов должны быть «ваши люди», которые зададут свои «неожи­данные» вопросы, ранее оговоренные с вами. Можно то же самое пору­чить сотрудникам вашей организации. Часто используется следующий

72________ Глава 3. Мероприятия, направленные на установление и поддержание,,.

прием: «Перед пресс-конференцией (или во время выступления) нам было передано несколько записок с вопросами...»

Понятно, что вопросы могут быть и неожиданными, и «неудобными». Однако предугадать подобные вопросы, как правило, не так уж сложно. Подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов на них.

Отвечающий должен владеть рядом приемов, позволяющих отве­тить на любой нежелательный вопрос. Например: «Спасибо за вопрос. Проблема, о которой вы говорите, действительно существует. Но что­бы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно расска­зать вот о чем...»

Если пресс-конференция затягивается, следует прервать ее, даже если вопросы не иссякли. При затягивании конференции постепенно утрачивается ощущение ее солидности, внимание журналистов осла­бевает, тем более что с долгих пресс-конференций они попросту ухо­дят, не дожидаясь конца.

После завершения пресс-конференции основные выступающие долж­ны на какое-то время задержаться. Как правило, журналисты хотят взять у них отдельное интервью, задать дополнительные вопросы.

За закрытием пресс-конференции может следовать неофициальная часть, к примеру фуршет. Для докладчиков и руководителей компа­нии, проводившей пресс-конференцию, фуршет — это время свобод­ного, неформального общения с прессой. Их работа не заканчивается вместе с официальной частью, и они не должны уезжать после ее за­вершения. Именно при неформальном общении журналисты имеют возможность выяснить многие вопросы, которые их волнуют, догово­риться о дополнительных встречах и интервью, узнать компетентное мнение специалистов о событиях в отрасли. Беседы во время фуршета иногда оказываются полезнее, чем сама пресс-конференция.

Наконец все закончилось, гости разошлись, организаторы могут облегченно вздохнуть. Но подумайте о том, насколько состав высту­павших и тематика пресс-конференции соответствовали запланиро­ванным. Очень важно по «горячим следам» подготовить и разослать уточненный пресс-релиз, чтобы журналисты могли воспользоваться им в своей работе. Часто журналистам обещают, что им пришлют све­дения о составе участников, количестве докладов и т. п. После этого организаторы отправляются отдыхать и вскоре вспоминают о своих обещаниях, а тем временем пресса, которая ждать не может, уже опуб­ликовала короткие отчеты своих корреспондентов и возвращаться к этой теме уже не будет.

3, 3, Типология мероприятий, направленных на установление отношений... 73

Следует подробнее остановиться на информационном обслужива­нии пресс-конференций. Рассмотрим, что может входить в информа­ционный пакет документов и материалов.

Тематическое досье — это и есть информационный пакет материа­лов. В него организаторы пресс-конференции включают:

♦ пресс-релиз;

♦ тематические обзоры печати по теме пресс-конференции;

♦ справочные материалы (хроника событий, статистика и т. п.);

♦ официальные документы, относящиеся к теме пресс-конферен­ции;

♦ комментарии экспертов;

♦ особые мнения, заявления участников, включенные устроителя­ми конференции в папку материалов.

Папка с логотипом вашей организации более всего подходит для фор­мирования информационного пакета документов и вручается журнали­стам в зале пресс-конференции, рассылается по редакциям аккредито­ванным журналистам, не сумевшим прийти на встречу с устроителями пресс-конференции.

Распространяемые документы: пресс-службы и пресс-центры распро­страняют среди журналистов ряд информационных материалов (доку­ментов), связанных с определенными событиями. Эти документы соеди­няются в папке информационного пакета документов или предлагаются участникам пресс-конференций.

Заявления для печати пресс-секретаря, руководителей государствен­ных организаций, политических лидеров определяют позицию, точку зрения на событие, содержат оценку других заявлений, документов.

Обращение лидеров организаций разного рода, участников обще­ственных движений, митингов и пр. обращает внимание журналистов на новые проблемы, на новые аспекты традиционных отношений.

Опровержение публикуется вслед за оглашением заявлений, невер­но толкующих позицию, точку зрения, ход рассуждений представите­лей организации, устраивавших накануне пресс-конференцию.

Информационный бюллетень содержит изложение (перечисление) главных событий в деятельности организации, созывающей пресс-кон­ференцию. Его объем лимитируется самим потоком новостей; по пери­одичности подготовки бюллетень может выходить ежедневно или каж­дую неделю. По адресной направленности бюллетень предназначается журналистам внутри страны (города), зарубежным представителям СМИ, региональным изданиям и т. п.

74________ Глава 3. Мероприятия, направленные на установление и поддержание...

Экспресс-обзоры печати, выступлений по ТВ и радио носят в большей или меньшей мере аналитический характер. Специалисты (эксперты) прослеживают по группе материалов СМИ причины и тенденции раз­вития общественной проблемы, высказывают прогноз дальнейшего хода событий, определяют возможные последствия данной проблемной си­туации.

Досье проблемы, как правило, носит тематический характер. В про­стейшем виде это подборка материалов прессы (газетных вырезок по определенному вопросу). Досье позволяет проследить в динамике по­зицию организаций, редакций СМИ относительно какой-либо соци­альной проблемы.

Бэкграунд содержит материалы, относящиеся к происхождению ак­туальной проблемы (детали, связанные с началом всей истории во­проса, подробности ситуации, краткий исторический экскурс разви­тия проблемы, биографические данные главных участников событий, документы, свидетельства, и т. п.).

Коммюнике предлагается журналистам на пресс-конференциях, прово­димых правительственными структурами. Это официальное сообщение правительства о международных соглашениях, переговорах, договорах, визитах официальных представителей и т. п. Коммюнике появляется как один из итоговых документов перечисленных событий; оно публи­куется в официальных изданиях, упоминается в официальной хронике ТВ и радио.

Как правило, все виды информационных материалов печатаются на фирменных бланках устроителей пресс-конференции. В конце текста указываются контактный телефон, а также ФИО сотрудника, готово­го дать дополнительную информацию.

По завершении всего цикла мероприятий, связанных с проведени­ем пресс-конференции, необходимо сделать следующее:

♦ создать краткий отчет о проведенной пресс-конференции (не по­зднее двух дней после ее проведения);

♦ распространить согласованный пресс-релиз о пресс-конференции среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на мероприятии;

♦ провести пресс-клиппинг на предмет появления материалов по итогам проведения пресс-конференции;

♦ обзвонить журналистов, присутствовавших на мероприятии, с це­лью составления плана публикаций материалов;

♦ подготовить фотоматериалы;

♦ предоставить полный отчет о пресс-конференции.

3.4, Другие формы подачи информационно-новостных материалов______ 75